In een onderaards complex in Utah is de organisatie FamilySearch bezig met het digitaliseren van de genealogische data op miljoenen microfilms en microfiches.

Zo’n twintig kilometer ten zuiden van Salt Lake City in de Amerikaanse staat Utah bestaat een zwaar bewaakt complex dat is uitgehouwen in het graniet van het Wasatch gebergte. Achter een acht ton zware stalen deur bevinden zich ondergrondse kantoren, laboratoria en magazijnen met een totale oppervlakte van 6000 vierkante meter. In de onder-aardse magazijnen bevinden zich duizenden archiefkasten vol microfilms en microfiches. Op die beelddragers staan 3,5 miljard documenten afgebeeld.

Volgens de informatie van de The Church of Jesus Christ of Latter-day Saints – beter bekend als de kerk van de mormonen – worden in de Granite Mountain Records Vault meer dan 2,4 miljoen rollen microfilm en meer dan een miljoen microfiches bewaard met daarop een schat aan genealogische data die sinds 1938 door de mormonen zijn verzameld. Het gaat vooral om kopieën van burgerlijke standen, geboorteregisters, volkstellingen, kerkarchieven, gedenkboeken, passagierslijsten en lijsten van dienstplichtigen en belastingbetalers. De reden dat de mormonen reeds tientallen miljoenen dollars hebben uitgegeven aan het verzamelen en kopiëren van deze data is van religieuze aard. Wanneer iemand zich bekeerd tot het mormoonse geloof dan kan hij postuum ook nog zijn reeds overleden voorouders een mormoonse doop aanbieden mits hij beschikt over hun namen, geboortedatums etc. Vandaar dat deze kerk via de organisatie FamilySearch kosten noch moeite heeft gespaard om wereldwijd namen, geboortedatums, huwelijksdatums en sterfdatums van miljarden mensen te verzamelen.

In de Granite Mountain Records Vault is men momenteel koortsachtig bezig met het digitaliseren van alle beelden die op de microfilms staan. Het is een van de grootste scan-en-opslag operaties die ooit is uitgevoerd. Aanvankelijk dacht men dat de hele operatie wel 120 jaar zou duren maar door het gedeeltelijk automatiseren van het proces is die prognose nu al teruggedrongen tot 30 jaar.

Dankzij de digitalisering zal er steeds meer informatie uit The Vault beschikbaar komen via de website www.familysearch.org.

Minder manueel werk

Tot ongeveer een jaar geleden werd ieder beeld van iedere microfilm afzonderlijk bekeken door een medewerker van FamilySearch voor het werd gescand. Deze technicus moest dan de scanner aanpassen aan de dekking, het contrast en de positie van het beeld op de rol. Het scannen ging hierdoor zo traag dat het aantal rollen film dat werd gedigitaliseerd geringer was dan het aantal nieuwe rollen dat de magazijnen binnenkwam.

Nu beschikt FamilySearch over zelf ontwikkelde algoritmen op een farm van 67 computers die de beelden beoordelen. Een medewerker laadt verschillende rollen film tegelijkertijd in een batterij van 4 scanners. Iedere scanner maakt continue video opnamen van een rol en verzendt deze als een ononderbroken bestand (continuous file) naar de computers waarin een applicatie contrast en dekking beoordeelt en aanpast en daarna ieder beeld opslaat als een jpeg-bestand van ongeveer 1 megabyte. Nadat de kersverse jpeg’s zijn beoordeeld door een technicus worden ze gecomprimeerd opgeslagen op dvd’s die ook weer een plaats krijgen in de onderaardse magazijnen van de Granite Mountain Records Vault. Een dvd kan de informatie van drie à vier microfilms bevatten. De FamilySearch-organisatie heeft een heel leger mormoonse vrijwilligers beschikbaar die uit de documenten namen en geboortedatums opzoeken en deze invoeren in een databank die bekeken kan worden via de website. Deze vrijwilligers zullen steeds vaker de microfilmreader vervangen door een computer.Het scannen van 2,4 miljoen rollen microfilm en een miljoen microfiches blijft een enorme klus vooral wanneer men bedenkt dat er ieder jaar nog eens 28.000 nieuwe rollen microfilm bijkomen. Het duurt ongeveer 15 tot 20 minuten om een complete microfilm met een lengte van circa 45 meter te scannen. De FamilySearch-organisatie zal pas over twee of drie jaar helemaal overschakelen van film naar digitale camera’s en dan zal er eindelijk een einde komen aan de instroom van nieuwe microfilms. Volgens een publicatie van de mormoonse kerk gaat het bij het digitaliseren van de data niet om de houdbaarheid van de data. Dankzij de complete controle over temperatuur en vochtigheid in de onderaardse magazijnen blijft de polyesterfilm wel 300 tot 500 jaar goed. In het magazijn is de temperatuur altijd 13° C en bedraagt de vochtigheid 30 procent. De lucht is stofvrij door een geavanceerd filtersysteem. Het is niet te zeggen hoe lang de dvd’s onder deze omstandigheden leesbaar blijven. De voornaamste reden voor het digitaliseren is dat de data gemakkelijker toegankelijk zijn. Mensen die proberen hun stamboom te ontdekken hoeven niet langer naar een van de ongeveer 4.500 Family History Centers van FamilySearch om daar kopieën van microfilms te bekijken maar zullen veel vaker terecht kunnen op de website van de organisatie. Eind maart 2010 was ongeveer vier procent van alle microfilms in de Granite Mountain Records Vault gedigitaliseerd.

De digitalisering werpt nu al zijn vruchten af. Op de jaarlijkse Family History Conference die in april in Salt Lake City plaatsvond maakte Jay Verkler, de ceo van FamilySearch, bekend dat via de website van de organisatie 300 miljoen nieuwe ‘records’ geraadpleegd konden worden. Deze records zijn dus persoonsgegevens die door mormoonse vrijwilligers geplukt zijn uit de documenten die opgeslagen zijn in The Vault.

Teake Zuidema