De grootste online databank voor museumobjecten is vandaag te vinden in Oost-Vlaanderen. Dat dankzij de inspanningen van het provinciale initiatief MovE.

MovE – voluit Musea Oost-Vlaanderen in Evolutie, maar voor het gemak als letterwoord uitgesproken op z’n Engels – bestaat al sinds 2003. Het is een initiatief van het Provinciaal Museumconsulentschap en eGov, het Intern Verzelfstandigd Agentschap (IVA) rond e-government van de provincie Oost-Vlaanderen. De bedoeling is in de eerste plaats om de Oost-Vlaamse musea de digitale wereld in te trekken en zo hun werking verder te helpen professionaliseren. Concreet biedt MovE hiervoor ict-ondersteuning aan, in het bijzonder voor de digitalisering van hun collecties en het ontsluiten van die informatie op het internet. Musea kunnen er terecht voor de nodige software en technische dienstverlening, maar ook voor inhoudelijke ondersteuning en vorming rond het digitaliseren van hun collectie.

Adlib

De musea komen via mond-aan-mondreclame, via de provinciale museumconsulenten of via de website museuminzicht.be bij MovE terecht. “Als zij hulp nodig hebben met de ontsluiting van hun collectie, gaan wij altijd eerst op plaatsbezoek om te kijken wat er al voorhanden is, of ze al een inventaris hebben”, vertelt Marc Cornelis uit, ict-verantwoordelijke voor MovE. “Als zij vervolgens met ons in zee willen gaan, moeten wij enkel zorgen voor een extra database op onze server. Mocht dat nodig en mogelijk zijn, converteren we hun bestaande collectiegegevens naar ons programma. De software die wij hanteren is Adlib. Musea kunnen bij MovE terecht voor clientsoftware van Citrix – het enige wat ze daarvoor nodig hebben is een pc en een internetconnectie – om hun collectiedatabank bij hen te kunnen updaten. Wij bieden de eerste licentie op Adlib gratis aan, de bijkomende licenties zijn betalend. Wij staan dan gratis in voor het verdere onderhoud: we garanderen dat de software overal op dezelfde versie zit, we zorgen voor upgrades, …”

Musea kunnen natuurlijk ook op eigen houtje aan de slag, maar Cornelis ziet niet in waarom ze dat zouden doen. “Aangezien wij een overkoepelende overeenkomst hebben met Adlib, is dat voordeliger. Bovendien kunnen wij ook druk uitoefenen op het bedrijf om hun software aan te passen en te verbeteren. Daarvoor staan we ook in contact met de Nederlandse gebruikersgroep van Adlib. MovE is daarnaast ook een netwerk: mensen komen met elkaar in contact en kunnen elkaar helpen en input geven.”

Naast de technische ondersteuning is MovE ook inhoudelijk actief. “We kunnen uitleggen hoe musea het best met hun collectieregistratie beginnen en welke stappen ze bij voorkeuren ondernemen”, zegt Cornelis. “Ook bieden we opleidingen rond het onderwerp aan.” MovE heeft voorts een ‘Invulboek’ uitgewerkt, een soort handleiding bij Adlib voor musea: bij elk veld worden richtlijnen gegeven om zo gestandaardiseerd mogelijk te werken. Met de provincie Antwerpen, waar ook met Adlib gewerkt wordt, is er een samenwerking rond een thesaurus (de ‘AM-MovE-thesaurus’), een termenlijst voor objectregistratie, met vandaag een kleine 9000 objectnamen en – in mindere mate – materialen en technieken. “We gebruiken steevast de standaarden van de sector, onder meer AAT (Art and Architecture Thesaurus), CCO (Cataloging Cultural Objects) en Spectrum, om de registratie zo gelijkvormig mogelijk te maken.”

Europeana

In Adlib bepalen de musea zelf welke geregistreerde objecten uit de catalogus ook online, via de website van MovE, beschikbaar worden voor de buitenwereld. Vandaag zijn ruim 110.000 objecten van de 270.000 publiek te consulteren. Daarmee is het de grootste online databank voor museumobjecten in Vlaanderen. Via een samenwerking met de UiTdatabank van Cultuurnet Vlaanderen zijn ook alle praktische gegevens over de musea en activiteiten ter plaatse te vinden op museuminzicht.be. “Dat samen met de online collectie zorgt voor meer visibiliteit voor de musea. Daarover zijn ze dus enthousiast. Bovendien hebben we via MovE veel meer musea op de digitale kar gekregen, ook de kleinere. En de grotere musea, die ook soms wat aanmodderden met hun collectiebeheer, profiteren mee,” aldus nog Cornelis. De kostprijs voor de overheid is daarvoor al bij al beperkt: “De 2,5 FTE van MovE zijn het grootste deel van de kostprijs. De rest zijn kosten voor de server en de licenties.”

Dat de collectiedatabank en de website verder stukje bij beetje uitgebouwd zullen worden, daarvan is Cornelis overtuigd. Maar of er ook ooit een overkoepelende Vlaamse databank/website komt, weet hij niet. “We zouden het in elk geval graag zien gebeuren.” De initiatieven beperken zich vooralsnog tot de provincies, waarbij vooral Limburg, Antwerpen en Oost-Vlaanderen voorop lopen, vaak bijgestaan door het steunpunt Faro. Heel wat concreter is bijvoorbeeld de link van de provinciale museumdatabanken van Limburg en Oost-Vlaanderen met de Europeana-erfgoeddatabank, in het bijzonder binnen EuropeanaLocal. “Dat zou nog dit jaar verder worden uitgewerkt.”

Meer op www.museuminzicht.be

Stefan Grommen