Een virtueel onderzoeksinstituut, waar academia en industrie samenwerken aan een groot aantal projecten, met een breed spectrum van onderwerpen? Je zou al makkelijker moedeloos worden om hiervoor een samenwerkingsomgeving te creëren. Maar Matthias Priem slaagde hierin met MyBBT, op basis van Alfresco Share.

Het IBBT – alias Interdisciplinair Instituut voor BreedBand technologie – werd door de Vlaamse overheid opgericht in 2004 om de academische en industriële werelden samen te brengen in het onderzoek naar nieuwe informatiediensten in een wereld van breedbandverbindingen. Aangezien hier een zeer brede groep van bedrijven – zowel bij technologieleveranciers als eindgebruikers – en een groot aantal onderzoeksgroepen in de academische wereld betreft, en dat in het kader van een virtueel onderzoeksinstituut, is het een stevige uitdaging hiervoor een samenwerkingsomgeving te ontwikkelen. “Een project steunt op een consortium van partners en researchgroepen, allicht met subprojecten, met 40 tot 50 personen per project, dat gemiddeld een looptijd van twee jaar heeft. Senior researchers zijn voorts nog bij 5 tot 10 projecten betrokken,” schetst Priem de complexiteit van de opdracht. Videocalls en -conferenties vormen een grote hulp, maar vaak is het een groter probleem om snel informatie, bestanden en dies meer te vinden en te delen, zonder gevaar op verlies.

Keuze voor Alfresco

De oorspronkelijke ‘quick fix’ bleek niet echt doorgroeimogelijkheden te bieden – zoals geen SSO over verschillende projecten heen – zodat een nieuwe oplossing zich opdrong. Dat werd MyBBT, een samenwerkings- en informatiedelingsomgeving, met het oog op een optimale communicatie binnen projecten. Daarbij werd niet echt in het ijle gewerkt, want binnen het IBBT bestudeert het ‘CoCoNUT’-project ‘sociale modellen, processen en technologische oplossingen’ voor betere samenwerking in onderzoeksprojecten – zeg maar een ‘bottom up onderzoek. Dat resulteerde in een lijst van vereisten, zoals een open/multiplatform omgeving, grote gebruiksvriendelijkheid met zowel ‘state of the art’ kwaliteiten (om de ‘early adopters’ aan boord te krijgen) als eenvoud voor de volgers. Het moet een brug vormen tussen de ‘on line’-platformen waar de deelnemers nu al hun dagen doorbrengen, tussen de agendafuncties, forums en dies meer.

Uit een shortlist van drie mogelijke kandidaten werd uiteindelijk voor het open source Alfresco Share gekozen als basisbouwsteen. Het bood al heel wat ‘out of the box’ services, stelt Priem, en is zowel aanpasbaar als uitbreidbaar. De relatieve jeugdigheid van het product op het ogenblik van de keuze was wel een punt, maar aan de stabiliteit werd hard gewerkt. Gebruikers beschikken zo over een ‘dashboard’ waar alle informatie over een project wordt samengebracht, naast de nodige resources (zoals videoconferencing). Het centrale opslagsysteem van documenten beheert de toegangsrechten tot op documentniveau.

Het MyBBT project zelf ging van start medio 2009, met een “harde deadline van 1 oktober 2009, wanneer een nieuwe batch van ‘call for projects’ werd gelanceerd.” Die eerste fase werd gehaald in een zestal iteratieve sprints, met de hulp van een groep van 40 testers, gevolgd door een tweede fase in het eerste kwartaal van 2010, en een derde fase eind 2010 (met onder meer workflow en een link naar het erp pakket). Op dat ogenblik telde MyBBT al meer dan 850 gebruikers, in het kader van meer dan 120 projecten. En het er wordt nog rustig verder gebouwd!

Guy Kindermans