De fusie tussen Randstad en Tempo-Team (tot voor kort Vedior), sinds deze zomer een feit, wordt doorgetrokken naar de it-afdelingen die één shared service center uitbouwen voor de twee merknamen. Uitleg van Marc Van Harneveldt, ex-cio van Randstad, en Francis De Schutter, ex-cio van Tempo-Team, die de leiding krijgt over de nieuwe entiteit.

Randstad en Tempo-Team, specialisten in totale HR-oplossingen, hebben hun samengaan deze zomer officieel gemaakt. Hoewel beide merken blijven bestaan in de landen waar ze aanwezig zijn, worden de activiteiten van de back-office (ict, boekhouding, financiën, enz.) in elk land beheerd door shared service centers. Randstad treedt op als holding die zeer veel autonomie schenkt aan de dochterbedrijven in de verschillende landen, en zelf vooral voor de rapportering en een financiële consolidatie zorgt. In België is niet toevallig ict de eerste afdeling die een shared service center op poten zet. Zij dokteren een model uit dat later door de andere afdelingen zal worden gevolgd.

Hoe zag de infrastructuur van Randstad eruit voor de fusie?

Marc Van Harneveldt: We zijn al meer dan 40 jaar aanwezig in België, oorspronkelijk onder de naam Interlabor, dat later Randstad is geworden. Al in 1995 zijn wij overgeschakeld op het model van shared services voor it; tot dan toe werd de informatisering voornamelijk vanuit Nederland ondersteund. De afgelopen tien jaar waren er heel wat fusies en overnames die uiteindelijk tot Randstad België hebben geleid. Aangezien it een grote rol speelt in onze activiteiten, hebben we, net als onze voornaamste concurrenten in de sector, onze eigen erp-oplossing ontwikkeld. Onze infrastructuur steunt op het iSeries-systeem, met centralisatie van de gegevens, terwijl de toegang tot de systemen gebeurt via thin clients op basis van server-based computing. We maken overigens gebruik van het Bilan-netwerk van Belgacom. Kortom, een front-office in onze gedecentraliseerde kantoren en een back-office voor de administratie in de brede zin van het woord. We beschikken ook over twee datacenters met herstel in reële tijd in het geval van een ramp.Voorts gebruiken we Microsoft Office en Lotus Notes en JD Edwards voor de financiële zaken. Het it-team telt 45 medewerkers en ondersteunt 1.800 gebruikers.

En bij Tempo-Team?

Francis De Schutter: Tempo-Team heeft zijn lokale dochterbedrijven altijd een grote mate van autonomie geboden, het moederbedrijf gedraagt zich veeleer als een holding. Vandaag stelt het bedrijf in België en Luxemburg samen 650 personen tewerk, met 85 kantoren en 55 in-house kantoren [gehuisvest in externe gebouwen bij klanten – nvdr]. Wij hadden ook een eigen erp ontwikkeld, onze front-office steunde op pc’s en de back-office was opgebouwd rond Oracle en Sun Solaris-servers. KPN België is overigens onze netwerkleverancier. Het it-team telt 15 à 20 mensen, met daarnaast externe medewerkers voor erg specifieke en occasionele expertise. Overdracht van knowhow vinden we overigens erg belangrijk.

Kunt u de grote ontwikkelingen bij Randstad toelichten?

Marc Van Harneveldt: Sinds anderhalf jaar ongeveer zijn we onze basisapplicatie aan het herontwikkelen onder de naam Duo, met de bedoeling nieuwe functies te kunnen aanbieden zoals e-tools. Het systeem zou de komende maanden in productie moeten gaan. Toen beslist werd om te fuseren, zijn de teams van Randstad en Tempo-Team gaan samenzitten. We hebben verschillende opties bekeken, waaronder Oracle, maar de keuze viel al snel op Duo.

Francis De Schutter: Ik wil er toch even op wijzen dat tot voor kort onze bedrijven concurrenten waren. En hoewel we een shared service center gaan opzetten voor it, blijven de merknamen ‘Randstad’ en ‘Tempo-Team’ bestaan. We moeten er dus voor zorgen dat er geen commerciële informatie wordt uitgewisseld, want de twee zijn in feite nog altijd concurrenten. Vorige zomer hebben we onze beide informaticasystemen met elkaar vergeleken en we kwamen al vrij snel tot de conclusie dat het Duo-systeem van Randstad meer voordelen bood dan het platform van Tempo-Team.

Marc Van Harneveldt: Doordat Duo recenter werd ontworpen, bevat het meer spitstechnologie en modernere functies.

Hoe moet het nu verder met de it?

Francis De Schutter: In feite zal ons departement fungeren als een soort externe leverancier voor beide merken. Als alles rond is, zal Duo eerst worden uitgerold bij Randstad, daarna bij Tempo-Team. De Duo-oplossing is efficiënter en beter dan de onze, die al tien jaar oud was. Ons product was oorspronkelijk ook bedoeld voor een kleinere organisatie. In een tweede fase zal JD Edwards bij Tempo-Team worden geïnstalleerd. Op infrastructuurgebied moeten we uiteraard tot een integratie komen; beide systemen zullen dan een gemeenschappelijke basis hebben. Wat de netwerken betreft, werd aanvankelijk besloten om de bestaande netwerken onderling te verbinden, maar er zijn nog geen definitieve beslissingen genomen. We moeten eerst de lopende contracten analyseren.

We zijn ook aan het bekijken hoe we de hardwareplatformen kunnen integreren. Ook op dit niveau moeten er nog een paar keuzes worden gemaakt: gaan we ons datacenter in een van onze lokalen installeren of houden we het extern? Idem dito voor disaster recovery: blijft het intern of zal het elders gehost worden? Voor de werkstations hebben we voor thin clients gekozen, zelfs op de laptops. Voor de financiële rapportering viel de keuze als vanzelfsprekend op Hyperion.

Hoe zit het met de planning?

Francis De Schutter: De komende maanden gaat Duo in productie; dat is het vertrekpunt voor de rest van de integratie. Volgend jaar pakken we de integratie van de verschillende programma’s en de infrastructuur aan. Eind 2010 zou de integratie voltooid moeten zijn. We staan voor een grote uitdaging, gezien de omvang van de organisaties – kijk maar naar de recente grote integraties in de bank- en verzekeringssector. We moeten zeer snel werken, want de andere departementen van de nieuwe onderneming, die ook met shared service centers gaan werken, doen voor hun activiteiten een beroep op it, dus op ons. Maar we hebben de afgelopen zes maanden al heel wat werk verricht.

Nu de keuzes duidelijk zijn, moeten de teams nog gefuseerd worden. Komt er een personeelsinkrimping?

Marc Van Harneveldt: Ik sla zelf een bladzijde om, want Francis zal het nieuwe it-team leiden. Ik ga op eigen verzoek voor een nieuwe functie in de business.

Francis De Schutter: Ik heb vastgesteld dat onze it-teams tot nu toe zeer stabiel en complementair waren. En aangezien we nooit een overschot aan medewerkers gehad hebben, denk ik dat we iedereen zullen kunnen gebruiken in de nieuwe structuur.

Vormt deze fusie geen te zware belasting voor het hele systeem, waardoor het misschien niet meer kan voldoen aan de interne behoeften van de business?

Francis De Schutter: De continuïteit van de activiteiten is voor ons prioritair. We hebben dus besloten om enkel die processen te wijzigen die nodig waren om onze klanten te kunnen blijven bedienen. Het is niet uitgesloten dat Tempo-Team sommige processen zal moeten aanpassen, maar we hebben de afgelopen zes maanden al hard gewerkt, aangezien de beslissing snel werd genomen. Duo zal overigens ons basissysteem zijn voor de komende 10 jaar.

Hebt u iets geleerd uit de ervaring van andere landen tijdens het hele integratieproces?

Francis De Schutter: Elk land heeft de integratie op zijn manier benaderd, gezien de grote autonomie waarover elke nationale entiteit beschikt. Met duidelijke lokale accenten, aangezien we twee merknamen behouden. Maar dit systeem bestaat in Nederland al jaren.

Hoe evolueren uw it-budgetten?

Francis De Schutter: Het spreekt voor zich dat de budgetten verhoogd zullen worden in het kader van dit project -met name omdat het snel moet gaan. We hebben echter de steun van de algemene directie, die betrokken is via het stuurcomité. We mogen niet vergeten dat Duo door de groep als strategisch belangrijk wordt beschouwd.

MARC VAN HARNEVELDT EN FRANCIS DE SCHUTTER: “Vorige zomer hebben we onze informaticasystemen met elkaar vergeleken en kwamen we al vrij snel tot de conclusie dat het Duo-systeem van Randstad meer voordelen bood dan het platform van Tempo-Team.”

Marc Husquinet