Eind vorig jaar stapte de laatste Gamma-winkel over naar een nieuwe ict-omgeving. De doe-het-zelfzaken namen het winkelautomatiseringssysteem AXI RS in gebruik. Franchiseorganisatie Intergamma koos daarbij resoluut voor een gecentraliseerde ict-aanpak.

Het Nederlandse Intergamma is een franchiseorganisatie voor doe-het-zelfzaken in België en Nederland. Er zijn vijfenveertig franchisenemers die 350 winkelpunten exploiteren. Alles samen zijn in de winkels zowat tienduizend medewerkers actief. In België is de doe-het-zelfketen bekend onder de naam Gamma. In Nederland zijn er Gamma- en Karwei-winkels. Intergamma zelf telt een kleine vierhonderd medewerkers en heeft kantoren in Antwerpen en Leusden, bij Amersfoort. Als franchisegever staat Intergamma in voor de centrale dienstverlening aan de franchisenemers, onder meer rond de samenstelling van het assortiment, de ondersteuning van de verkoop en het voeren van publiciteit. Daarnaast levert Intergamma ook diensten op het vlak van marketing, opleiding, logistiek en de automatisering van de winkelpunten.

Gebrek aan integratie

In de loop van 2005 maakte Intergamma een stand van zaken op. De winkelpunten hadden op dat moment verschillende pakketten in gebruik. Zowel de kassasystemen als de software voor de back-office waren aan vervanging toe. De automatisering was vooral lokaal georganiseerd, met telkens een lokaal afreken- en bestelsysteem in de winkels en enkel een centrale oplossing voor de gegevensuitwisseling met Intergamma. Die aanpak was volgens Intergamma op lange termijn onhoudbaar. “Er waren verschillende platformen, applicaties en databases, veel interfaces ook en een gebrek aan integratie”, stelt Simon Vreeke, manager automatisering bij Intergamma. “Aanpassingen aan de bestaande infrastructuur zouden veel tijd en geld vragen.” Daarom ging Intergamma liever op zoek naar een nieuwe oplossing, die een centraal georganiseerde winkelautomatisering zou toelaten. “We hebben ruim tien pakketten bekeken. Onze voorkeur ging uit naar een leverancier die ons vanuit West-Europa de nodige support zou kunnen bezorgen. Amerikaanse bedrijven vielen op die manier snel af.” Intergamma besliste met het Belgisch-Nederlandse AXI in zee te gaan. Het bedrijf tekende een betrouwbare en centraal beheersbare ict-infrastructuur uit. Daarnaast leverde AXI nieuwe kassa’s en de bijhorende software voor de back-office. “AXI beschikte al over het basispakket AXI RS, een erp-toepassing voor winkelondersteuning gebaseerd op Oracle-technologie”, legt Simon Vreeke uit. “Het bedrijf was in staat heel snel extra functionaliteit te ontwikkelen, specifiek voor onze sector.” Eind 2006 ging één winkel als piloot met de nieuwe software van start. Daar vond gedurende verschillende maanden de uitgebreide test van de oplossing plaats. In het voorjaar van 2007 rolde Intergamma de software in drie winkels uit. Toen bleek dat het hele proces klopte, maakten tussen april en december 2007 nog eens 344 winkelpunten de overstap naar het nieuwe systeem.

Opleiding voor 10.000 medewerkers

Dankzij de centrale aanpak werken alle winkelpunten vandaag met dezelfde software. De franchisenemers hoeven zich ook geen zorgen meer te maken over de back-up van gegevens. Verder zorgt de nieuwe omgeving ervoor dat de medewerkers in de winkelpunten altijd over actuele voorraadgegevens beschikken. Op termijn realiseert Intergamma ook een besparing omdat aanpassingen aan lokale systemen nu tot het verleden behoren. Om dat te bereiken heeft het bedrijf wel eerst fors moeten investeren. “Er is niet alleen het nieuwe machinepark met 1.500 kassa’s, we hebben ook geïnvesteerd in de beschikbaarheid en de veiligheid van de data. De productiedata bevinden zich in het datacenter van Colt in Amsterdam. Daarnaast hebben we een uitwijkmogelijkheid via het datacenter van IBM in Almere. Alles is zo in real time redundant afgedekt.” De concrete ondersteuning van de gebruikers heeft Intergamma volledig bij AXI ondergebracht: alle support voor de hardware, het besturingssysteem en de database, maar ook de eerste-, tweede- en derdelijnssupport voor de software.

De eigenlijke implementatie – zowel de opleiding van de gebruikers als de uitrol zelf – voerde Intergamma zelf uit. Het bedrijf kon daarbij op een groot deel van de tweeëndertig medewerkers van de centrale ict-afdeling rekenen. Daarnaast schakelde Intergamma zestien tijdelijke ict’ers in, voornamelijk voor de helpdesk en ondersteuning op locatie. “We pakten de winkelpunten één na één na. Drie medewerkers van IBM installeerden ‘s nachts de nieuwe systemen. De volgende dag stuurden wij dan drie it’ers ter plaats om de omschakeling te begeleiden.” Voor de kassamedewerkers heeft de overstap op het nieuwe systeem een grote impact op hun job. “Het is een heel andere manier van werken. Het nieuwe systeem is meer intuïtief van opbouw.” Intergamma organiseerde de opleiding voor het nieuwe kassasysteem via e-learning. Het bedrijf ontwikkelde zelf een trainingsprogramma met het pakket Enlight. “Alles samen hebben zowat tienduizend medewerkers de training via de pc gevolgd. Je begrijpt dat een klassikale training praktisch gezien een stuk moeilijker was geweest.” Nu AXI RS in alle winkelpunten draait, wil Intergamma de functionaliteit stap voor stap optimaliseren en uitbreiden, onder meer rond de reparatie van toestellen en het thuisbezorgen van toestellen. “Die aanpassingen kunnen we nu in één beweging centraal doorvoeren”, aldus nog Simon Vreeke.

Dries Van Damme