U kent de recente succesverhalen over het gebruik van sensoren en IoT-toepassingen in nieuwe kantoorgebouwen? Het Facilitair Bedrijf ook, en het is nauwelijks onder de indruk. ‘In alle bescheidenheid, wij staan hier toch al een flink stuk verder’, klinkt het.
Het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid doet wat zijn naam laat vermoeden: het faciliteert de Vlaamse overheidsdiensten met dienstverlening rond de constructie en exploitatie van gebouwen, technisch beheer en onderhoud, maar ook rond werkplekken, voertuigen, catering, werkkledij, logistiek, schoonmaak, ICT, raamcontracten enzovoort. Het Facilitair Bedrijf telt 862 medewerkers en heeft een werkingsbudget van 228 miljoen euro. Het beheert zeventien gebouwen en tien restaurants, en levert ook gemeenschappelijke ICT-dienstverlening aan de Vlaamse overheid via verschillende contracten, samen goed voor 240 miljoen. Zo levert het Facilitair Bedrijf het netwerk voor 192 gebouwen van de Vlaamse overheid. Het gaat om een oplossing op basis van Cisco-technologie, afgenomen via de tijdelijke handelsvennootschap HB-plus van Proximus en DXC.
Niet de technologie is het uitgangspunt, wel de meerwaarde van de oplossing voor de gebruiker
Het hoofdkwartier van het Facilitair Bedrijf is gevestigd in het gloednieuwe Herman Teirlinckgebouw op de site van Tour & Taxis. Het gebouw fungeert als voorbeeld van de visie die het Facilitair Bedrijf heeft op een modern kantoorgebouw. Voor IoT-toepassingen is daarbij een belangrijke rol weggelegd. “Niet de technologie is het uitgangspunt, wel de meerwaarde van de oplossing voor de gebruiker”, zegt Peggy Excelmans, IT-manager bij het Facilitair Bedrijf. “We starten vaak vanuit een vraag of een opmerking van een gebruiker. Dat zet ons aan om te bekijken hoe we met IoT een bepaalde service kunnen verbeteren of een besparing realiseren. De sensor zelf is nooit het startpunt.”
Op zoek naar efficiëntie
Tegelijk vormt de duidelijke richtlijn van het Facilitair Bedrijf – geen project zonder positieve business case – geen al te grote drempel. “Uiteindelijk laat zo’n IoT-traject toe om harde cijfers op tafel te leggen”, zegt programmamanager netwerken Luc Verdegem. “Sensoren die de bezetting van de werkplekken meten, bijvoorbeeld, helpen ons met concrete data om een optimale bezetting te realiseren.” Het Facilitair Bedrijf heeft bij de diverse Vlaamse overheidsdiensten 12.700 werkplekken in beheer. De optimale bezetting van de gebouwen is onder meer belangrijk om de vooropgestelde CO2-doelstellingen te behalen. Andere toepassingen zijn meer op efficiëntie gericht. “We meten de wachtrijen in onze bedrijfsrestaurants en koppelen die informatie terug”, zegt Luc Verdegem. “Zo kan je als medewerker meteen zien hoe lang de actuele wachttijd is.”
Door dat soort informatie te combineren met andere data – bijvoorbeeld over het weer – kan het Facilitair Bedrijf op termijn nog een stap verder gaan. Het kan de keuken helpen om beter piekmomenten te voorspellen en daar in de productieplanning rekening mee te houden. Ook het reservatiesysteem voor vergaderzalen gaat intussen verder dan de klassieke toepassingen die daarvoor bestaan. “De moeilijkheid van zo’n reservatiesysteem is dat je onvermijdelijk te maken krijgt met vroegboekers”, zegt Peggy Excelmans. “Maanden vooraf blokkeren ze al een zaal voor een hele dag, om zeker plaats te hebben. Maar even goed vergeten ze die reservatie later aan te passen of te annuleren.” Door vroegboekers en no-shows op te volgen en in kaart te brengen, kan het Facilitair Bedrijf daar heel gericht over rapporteren en zo nodig sensibiliseren. “Trouwens”, zegt Luc Verdegem, “wie in ons gebouw een vergaderzaal reserveert, moet zich bij de start van de vergadering fysiek aanmelden bij het scherm aan de ingang. Doe je dat niet, dan geeft het systeem de zaal weer vrij.”
Eén centrale app
In 2023 verhuizen de Vlaamse overheidsdiensten uit de Arenberg-, Ellips- en Ferrarisgebouwen naar een nieuw kantoor bij het station Brussel-Noord, op de voormalige WTC-site. Dat nieuwe gebouw – met kantoren, appartementen en een hotel – rondt een groter project af waarin ook het Herman Teirlinckgebouw en de renovatie van het Conscience-gebouw passen. “De gecapteerde data uit diverse systemen moeten tegen die tijd samenkomen in een centrale app”, aldus Verdegem. “Logt een medewerker op een werkplek in, dan neemt die automatisch de persoonlijke instellingen van die persoon over, met bijvoorbeeld de correcte werkhoogte en aangepaste verlichting.” Via die ene, centrale app zullen medewerkers even goed een broodje kunnen bestellen of een dienstfiets reserveren. “Alles komt samen op één fysiek, maar logisch gescheiden netwerk”, verduidelijkt Verdegem. “We zetten in dat verband straks de stap naar een software-defined netwerk.”
In het nieuwe kantoorgebouw zal ook de ontvangst van bezoekers helemaal anders verlopen. “De klassieke ontvangstbalie verdwijnt”, zegt Peggy Excelmans. “Er komt slimme technologie in de plaats, waarbij de bezoeker zichzelf aanmeldt en te zien krijgt waar zijn vergadering is gepland.” Het Facilitair Bedrijf wijst erop dat het om een heel laagdrempelige, intuïtieve toepassing zal gaan. Maar: ook hier weer met een proof of concept als uitgangspunt. “Wanneer we vandaag bij de broodjesbar in ons gebouw een chatbot inzetten, doen we dat niet zomaar om fancy te zijn”, vervolgt Excelmans. “Het gaat erom dat de medewerkers zo vlotter de menukaart kunnen bekijken, informatie over allergenen opvragen en een broodje bestellen. Tegelijk houden we de lengte van de wachtrij in de gaten. Is er een positief effect, dan rollen we de chatbot ook uit naar de andere broodjesbars die we beheren.”
Nood aan samenwerking
De verwachting is dat er in de aanloop naar 2023 binnen het Facilitair Bedrijf alleen maar IoT-toepassingen bijkomen. Voor het gebruik van een dienstwagen, bijvoorbeeld, zal een toepassing automatisch de afgelegde afstand registreren en doorrekenen. Wellicht komt er ook een oplossing voor activity-based cleaning, waarbij de schoonmakers niet langer per definitie het hele gebouw schoonmaken. Wel zullen ze extra aandacht geven aan specifieke ruimtes, in functie van activiteiten of evenementen. “Voor de inspectie van daken en zonnepanelen gebruiken we drones”, zegt Peggy Excelmans. “Dankzij die beelden kunnen we het onderhoud efficiënter plannen.” Ook no-scanning is een ambitie voor 2023. “Dan hoef je in het restaurant enkel nog met je maaltijd door een scanpoort te lopen, waarbij het systeem niet alleen de maaltijd maar ook de medewerker herkent en automatisch het juiste bedrag van de juiste rekening haalt.”
Er is nog behoorlijk wat werk aan de winkel om al die toepassingen en ideeën straks in één app te bundelen. Onder meer de bewaking van de datakwaliteit zal geen gewone uitdaging vormen. “Er zal ook nood zijn – veel nood – aan meer toenadering en samenwerking”, geeft Excelmans toe. “Vandaag zijn er op het vlak van IoT nog te veel standalone applicaties.” Ook voor security zal meer aandacht moeten zijn: vandaag niet altijd de hoogste prioriteit voor de leveranciers uit de IoT-branche. “Dat is bij ons nochtans een must”, besluit ze. “We hanteren confidentiële data van burgers en bedrijven. Op het vlak van de beveiliging van die data stellen we strengere eisen dan de banken.”
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier