Het telefoonverkeer tussen de medewerkers van Novasol loopt via de cloud. Hexacom integreerde zijn Cloud Telecom-oplossing met een Unify-telefooncentrale en met Exchange. Dat resulteerde in meer functionaliteit en een betere ondersteuning van de medewerkers, tegen lager kosten.

Novasol distribueert chemische producten en heeft daarnaast een aanvullend aanbod van advies, logistieke en financiële diensten. De hoofdzetel is gevestigd in Wezembeek-Oppem. Het bedrijf beschikt over een netwerk van lokale verkoopkantoren in de VS, Nederland, Frankrijk, Duitsland, Spanje, Italië, China en Zuid-Afrika. Novasol telt in totaal vijftig medewerkers, waarvan ongeveer dertig in België. De klanten van het bedrijf zijn in de eerste plaats industriële spelers die nood hebben aan chemische producten, zoals additieven en solventen. “We hadden in onze hoofdzetel al geruime tijd een telefooncentrale van Unify”, zegt cfo Tony De Brito. “Maar naarmate er meer kantoren bij kwamen, namen ook de complexiteit en de kosten toe.” Zo ontstond bij het bedrijf de behoefte om alle medewerkers op één centraal beheerd platform samen te brengen.

ALTIJD BEREIKBAAR

“We zochten in de eerste plaats een oplossing om de medewerkers op een goedkope manier met elkaar te laten telefoneren”, vervolgt Tony De Brito. “Er is veel telefoonverkeer tussen de verkoopkantoren en de hoofdzetel en tussen de verkoopkantoren onderling.” Bij nogal wat logistieke en administratieve processen hoort een woordje uitleg, en dat loopt nog altijd het makkelijkst via de telefoon. De vlotte bereikbaarheid van de medewerkers is daarbij een must. Daarom wilde het bedrijf graag een efficiënte oplossing die met name de bereikbaarheid van de mobiele medewerkers zou verbeteren. Tony De Brito : “We wilden graag dat ze makkelijk en goedkoop bereikbaar zouden zijn – via smartphone of softphone – op één nummer.”

Novasol legde het vraagstuk voor aan Hexacom. Het telecom- en databedrijf uit Steenokkerzeel stelde een oplossing voor op basis van Hexacom Cloud Telecom. Dat biedt de medewerkers van Novasol op een eenvoudige manier alle gewenste functionaliteit op het vlak van unified communications. In de praktijk gebruiken de medewerkers vooral de click-to-dialfunctie en het presence-overzicht om de aanwezigheidsstatus van collega’s te kunnen zien. Via de integratie met Exchange is het bovendien mogelijk de aanwezigheidsstatus en de routering van binnenkomende oproepen af te stemmen met de activiteiten die in de agenda staan ingevuld. Verder integreerde Hexacom de oplossing ook met de aanwezige telefooncentrale Unify HiPath 3000, zodat Novasol die investering maximaal blijft benutten.

ONBEPERKT BELLEN

Naast de vraag naar meer gebruiksgemak en een grotere bereikbaarheid, wilde Novasol met de nieuwe aanpak vooral ook de kosten van het telefoonverkeer terugdringen. Daar slaagde het bedrijf op verschillende manieren in. Voor het gebruik van Hexacom Cloud Telecom volstaat een internetverbinding en een licentie van ongeveer tien euro per gebruiker per maand. Concreet bellen de medewerkers van de kantoren van Novasol vandaag onbeperkt naar elkaar. Tegelijk pakte Novasol ook het mobiele telefoonverkeer mee in het project. Mobiele medewerkers kregen een speciale ‘Mobile+’-licentie voor hun iPhone of iPad. Wanneer ze een internetverbinding hebben – idealiter een gratis wificonnectie – bellen ook zij gratis met de hoofdzetel of de verkoopkantoren.

Het beheer van de telefonie voor alle vestigingen van Novasol gebeurt van op afstand vanuit de hoofdzetel in Wezembeek-Oppem, binnen één centrale portal. Bij een on-premise oplossing zoals die van Unify, is er normaal gezien een vpn-verbinding nodig om andere kantoren aan te sluiten. Hexacom bood hier echter met de Session Boarder Controller een evenwaardig – en goedkoper – alternatief. Ook de toevoeging van nieuwe medewerkers op het platform verloopt op een eenvoudige manier. Hexacom plaatste de beschikbare configuraties op het centrale cloudplatform. Een nieuwe gebruiker hoeft enkel de client te downloaden en te activeren, en kan daarna meteen aan het werk.

Dries Van Damme