Niet alle medewerkers van een bedrijf mogen zomaar de data van het erp-systeem wijzigen of wissen. Ometa bouwde voor Trouw Nutrition International een oplossing die het correcte beheer en het veilige gebruik van de erp-data garandeert.

Trouw Nutrition International is een producent van veevoeder uit de Nutreco-groep. Het hoofdkwartier bevindt zich in het Nederlandse Putten, nabij Amersfoort. Daarnaast zijn er nog ruim dertig vestigingen in achtentwintig landen. Zo is er in Gent een productievestiging van pet food. Trouw kende de voorbije jaren een sterke groei. Over de laatste drie jaar is het productievolume verdubbeld tot 1,5 miljoen ton. Om de groei in goede banen te leiden implementeerde het bedrijf in 2003 het erp-pakket Movex van leverancier Lawson. “We hebben het pakket echt centraal neergezet”, zegt Paul Huijnen, business group information manager bij Trouw Nutrition International. “De masterdata bevinden zich centraal bij ons. Een artikel heeft daardoor wereldwijd één en hetzelfde artikelnummer.” Bovendien besliste Trouw om ook alle andere applicaties te centraliseren – inkoop en crm, de toepassingen voor de recepten en de kwaliteitscontrole, enzovoort – en daarbij de artikelnummers, klantennummers en leveranciernummers uit Movex over te nemen.

Auditspoor en functiescheiding

Die aanpak heeft echter een belangrijk gevolg. Een wijziging in de masterdata door een medewerker van de ene vestiging heeft meteen wereldwijd consequenties voor de data die de medewerkers in de andere locaties gebruiken. Trouw had daarom behoefte aan een toepassing die de nodige communicatie zou afdwingen. “We wilden een oplossing die een aanpassing maar zou toelaten op basis van een formele goedkeuring door de andere locaties die de data gebruiken”, legt Paul Huijnen uit. “Tegelijk moest er een duidelijke functiescheiding bestaan. Minstens twee partijen moeten de aanvraag goedkeuren. Daarnaast is het belangrijk dat we kunnen opvolgen wie er wat verandert aan de data.” Movex zelf voorzag die functionaliteit niet, waardoor Trouw op zoek moest naar een nieuwe interface. De oplossing moest Trouw toelaten een audit trail te volgen, zodat het bedrijf altijd kan nagaan wie de wijzigingen aan de master data heeft uitgevoerd. Trouw schakelde Ometa uit Edegem in om voor het bedrijf een datamanagementlaag te ontwikkelen op basis van Microsoft SharePoint. Concreet is de oplossing gebaseerd op de bidirectionele integratie tussen Movex en het platform voor Enterprise Content Management (ECM). In de praktijk hebben de gebruikers nu geen rechtstreekse toegang meer tot de masterdata uit Movex. De oplossing van Ometa haalt de data uit Movex en biedt die via het platform aan. Na bewerking en goedkeuring zet het systeem de data daarna terug in Movex. “Een voorbeeld maakt het principe duidelijk”, vertelt Paul Huijnen. “Stel dat een medewerker de naam van een artikel wijzigt, dan gebeurt dat nu niet meer recht-streeks in Movex, maar via het platform. Pas na goedkeuring volgt de wijziging in de masterdata. Zo vermijden we dat er onmiddellijk wereldwijd een foute productnaam zou opduiken op onze facturen.” Het belangrijkste voordeel is dat het hele bedrijf nu wereldwijd met consistente en correcte gegevens aan de slag gaat. Op termijn kan de foutenlast nog verder omlaag wanneer Trouw overstapt op één enkele data entry in Movex, die de andere applicaties daarna automatische overnemen. Vandaag werkt Trouw al met unieke codes voor alle applicaties, maar de input gebeurt nog manueel.

Verzekeringspolis

Van de zevenhonderd Movex-gebruikers bij Trouw Nutrition International zijn er ongeveer 150 medewerkers die kunnen optreden als aanvrager of goedkeurder van een wijziging. De flow is heel eenvoudig. De geautoriseerde gebruiker dient de aanvraag in via het SharePoint-platform. Het systeem verstuurt vervolgens een bericht naar alle gebruikers op wie de voorgestelde aanpassing een impact zou hebben. Pas na goedkeuring plaatst het systeem de aangepaste informatie in Movex. “Het gebruik van het ECM-platform heeft zichtbaar tot een procesverbetering geleid”, vindt Paul Huijnen. “Concreet hebben we de resultaten nog niet gemeten, maar we zijn wel van plan dat op korte termijn te doen. De ingebouwde segregation of duties vormt daarbij een echte verzekeringspolis. Het is een heel eenvoudige manier om ervoor te zorgen dat niemand in de verleiding komt om acties uit te voeren die niet door de beugel kunnen.”

De audit trail waarover Trouw nu beschikt was strikt wettelijk gezien niet verplicht. “Maar onze interne auditafdeling vindt het natuurlijk wel een heel nuttige bron van informatie. Hetzelfde geldt voor het systeem van forced communication. Die aanpak is uiteraard heel geschikt in het kader van de compliance die we nastreven.” Ometa heeft de koppeling tussen Movex en SharePoint zo generiek mogelijk gehouden. Het is de standaard-api die voor de communicatie tussen beide instaat. “We merken dat het platform zich steeds meer ontvouwt tot een echte middlewarelaag, waarmee op een eenvoudige manier data uit de erp-omgeving naar andere applicaties kunnen sturen.” Trouw Nutrition International is voorlopig het eerste bedrijf uit de Nutreco-groep dat de oplossing van Ometa gebruikt. De zusterbedrijven van Trouw die ook Movex in huis hebben, krijgen het ECM-platform alvast aangeboden.

Dries Van Damme