‘Collaborative software’ of samenwerkingssoftware verschilt van simpel agendabeheer tot uitgebreid projectbeheer. We testten vijf cloudoplossingen die de samenwerking tussen medewerkers binnen kleine en middelgrote organisaties vereenvoudigen: activeCollab, Basecamp, Huddle, Smartsheet en SAP StreamWork.

Er bestaat een erg uitgebreid aanbod aan ‘collaborative software’. Met weinig moeite vonden we meer dan 40 verschillende tools die meestal worden aangeboden als kant-en-klare cloudoplossing. De functionaliteit varieert van veredeld agenda- en takenbeheer tot compleet projectbeheer. De functionaliteit van de eenvoudigere tools kan met wat moeite ook gecreëerd worden met Google Apps, Microsoft Office 365 en/of Microsoft SharePoint. Voordeel van de tools die we in dit artikel bespreken, is dat u veel functionaliteit krijgt onder één gebruiksvriendelijke interface. U kunt direct aan de slag zonder dat u er zelf veel integratie- en/of programmeerwerk aan hebt.

We kozen voor dit artikel een aantal oplossingen uit die het interessantst lijken voor kmo’s en teams binnen grotere organisaties. De bedoeling is een overzicht te geven van wat er bestaat. Om te bepalen of een tool echt aan uw behoeftes voldoet, moet u het zelf uitproberen. Ze verschillen onderling te veel om een echte winnaar uit te roepen. Gelukkig kunt u ze allemaal geruime tijd gratis uitproberen.

Testmethode

We gaven punten op meer dan zestig verschillende criteria, verdeeld over de thema’s ‘platform’, ‘clientondersteuning’, ‘mogelijkheden’, ‘integratie’ en ‘beveiliging’. Op basis daarvan berekenden we een relatieve featuresscore op 100 punten. Relatief betekent dat de producten een featurescore krijgen in verhouding tot elkaar: het meeste aantal punten voor het product met de meeste mogelijkheden. Alle informatie hierover vindt u in de tabel die op onze website kunt downloaden.

activeCollab

Hoewel u een gehoste versie van activeCollab gratis gedurende beperkte tijd kunt uitproberen, is het de bedoeling dat u de software zelf host of laat hosten. Hoewel activeCollab niet gratis is, is de broncode wel volledig beschikbaar. Er is ook een uitgebreide api (application programming interface), zoals dat overigens het geval is voor alle geteste tools met uitzondering van Smartsheet. De software draait volledig rond projecten: een verzameling activiteiten met een bepaald doel en een deadline. Voor elk project kunt u tussentijdse deadlines of mijlpalen ingeven. Meerdere deelprojecten kun u in een groter project of projectgroep combineren. Er is ook een onderdeel waarmee u voor elk project de budgettering, facturatie en tijdsmeting kunt opvolgen. Zo kunt u de klanten, die u aan de projecten kunt toevoegen, gedetailleerde staten bezorgen over het gepresteerde werk. Aan elk project kunt u al dan niet externe gebruikers, controlelijsten, agenda’s, discussies, deadlines, documenten en opvolgingstickets koppelen.

De basisfunctionaliteit kunt u uitbreiden met een uitgebreide verzameling modules die vaak gratis beschikbaar zijn. Omwille van de open api kunt u die modules trouwens ook zelf (laten) programmeren. Voorbeelden van reeds bestaande modules zijn verschillende crm-modules, chatmodules, back-upmodules, een file viewer, en koppelingen voor producten van derden zoals LDAP, QuickBooks, WordPress en WHMCS-klantbeheersoftware. Op het vlak van integratie met populaire cloudoplossingen van derden zoals Dropbox, Google Apps en EverNote loopt activeCollab evenwel nog achter tegenover sommige van de andere besproken producten. Ook de integratie met Windows-omgevingen laat te wensen over. Verder zijn er voor dit product geen mobiele clients, al is dat niet echt nodig omdat de html5-gebaseerde webversie perfect in mobiele browsers werkt.

De interface werd volledig vernieuwd tegenover de versie die we twee jaar geleden testten en is nu veel overzichtelijker en sneller, met links op het scherm duidelijke pictogrammen voor de belangrijkste functies en bovenaan com-pacte menu’s voor de deelfuncties. Nieuw zijn verder een betere weergave van tijdlijnen en outlines, de mogelijkheid om kleine vrije velden toe te voegen aan taken en projecten, de quick view-optie waarmee u bijvoorbeeld een taak kunt bekijken zonder dat u de actuele pagina verlaat, een verbeterde facturatieoptie, filters op binnenkomende berichten, uitgebreidere rapporten en een document-uploader die nu html5- in plaats van Flash-gebaseerd is.

Oordeel

ActiveCollab biedt heel wat functionaliteit en staat vooral sterk in tijdmeting en facturering voor klantenprojecten. Dat de broncode vrij beschikbaar is, is positief, maar de integratie met veel gebruikte externe software zou heel wat beter kunnen. Dat u het product zelf moet hosten heeft zijn voor- en nadelen. Eén voordeel is dat u een vast bedrag betaalt, onafgezien van het aantal gebruikers of projecten of de gebruikte opslag. Een ander voordeel is dat u de beveiliging zelf kunt regelen, al kan dat natuurlijk ook een nadeel zijn wanneer het niet goed gebeurt. Omdat het LAMP-gebaseerd is, is zelf hosten trouwens redelijk eenvoudig, ook al omdat de producent via de gratis activeCollab Manager een goede installatiewizard voor Windows en Mac aanbiedt.

Featuresscore: 77/100

Ranking: 4/5

Productinfo

Product: activeCollab 3.2.8

Producent en Leverancier: A51 d.o.o., www.activecollab.com

Adviesprijs (excl. btw): eenmalig €371 + optioneel €148 per jaar voor support & upgrades vanaf het 2de jaar (ongelimiteerd gebruik).

Basecamp

Basecamp, dat al sinds 2004 bestaat, noemt zichzelf ”s werelds nummer één in projectbeheer’ en het is inderdaad een van de populairste van dit soort samenwerkingstools. Daar zit de grote eenvoud van werking en interface zeker voor iets tussen. De ontwerpers van Basecamp zijn trouwens aanhangers van de ‘less software’ programmeerfilosofie: hoe simpeler, hoe beter. Daardoor lijkt hun product op het eerste zicht heel simpel, maar objectief bekeken steekt er alles in wat negentig procent van de gebruikers nodig heeft.

Er is redelijk veel veranderd aan Basecamp sinds we de software twee jaar geleden voor het laatst testten. Het volledige platform is helemaal nieuw ontwikkeld. Daarbij werd de interface duchtig onder handen genomen, zonder aan de eenvoud te raken. De papierachtige interface werd behouden: projecten worden nog altijd als document gestart, waaraan u daarna mensen, doelen en deadlines toevoegt. Maar de geïntegreerde editor bevat nu beperkte formateringsopties, terwijl de agenda een meer projectachtig uitzicht en dito functionaliteit kreeg. Externe documenten, zoals pdf’s of Word-documenten, voegt u simpelweg via klik-en-sleep aan projecten toe.

Maar vooral werd het Basecamp-platform opengegooid voor apps, add-ons en integraties van externe partijen. Eén van de belangrijkste integraties is die met de uitgebreide synchronisatiedienst Zapier. Daardoor werkt Basecamp in één klap met zowat alle andere populaire cloudtools en sociale netwerken. Dat is wel niet gratis: wie meer dan 100 taken wil synchroniseren betaalt vanaf 15 dollar per maand. De integratie met drie andere cloudapps van producent 37signals werd eveneens verbeterd. U kunt Basecamp, Highrise (eenvoudige crm), Backpack (zakelijke pim) en Campfire (versleutelde instant messaging) ook in één bundel kopen.

Terzijde: het gratis webapplicatie-framework Ruby on Rails ontstond oorspronkelijk om er Basecamp mee te creëren en werd door 37signals in 2004 vrijgegeven als open source. Het bedrijf sponsort dit framework vandaag nog altijd.

Oordeel

Basecamp blijft erg eenvoudig in het gebruik. Door de vele add-ons kunt u de software niettemin integreren met tal van andere populaire cloudtoepassingen. U betaalt daarbij alleen voor wat u nodig hebt. Toegegeven, er bestaan uitgebreidere collaboratietools. Maar we kennen er weinig die zo gebruiksvriendelijk zijn als Basecamp.

Featuresscore: 96/100

Ranking: 1/5

(ex-aequo met SAP Streamwork Enterprise)

Productinfo

Product: Basecamp 2012

Producent en leverancier: 37signals LLC, www.basecamphq.com

Prijs (excl. btw): vanaf € 178 per jaar; onbeperkt gebruik:€ 1.328 per jaar (100 GB opslag inbegrepen).

Huddle Enterprise Edition

Huddle positioneert zich als kant-en-klaar, in de cloud draaiend Sharepoint-alternatief. Hoewel u de software 14-dagen lang gratis kunt uitproberen, zult u op de website geen prijzen vinden en is er ook geen instapklaar aanbod zoals alle andere geteste alternatieven dit wel aanbieden. Met wat moeite hebben we een startprijs kunnen achterhalen voor een ‘typische installatie’ die volgens Huddle honderd of meer gebruikers en 500 GB inbegrepen opslag telt. Dat verklaart wellicht een deel van de geheimzinnigheid: goedkoop is het allerminst. Huddle kon wel heel wat grote klanten van zijn product overtuigen. Logischerwijze zijn er daar veel bij uit het Verenigd Koninkrijk, zijn thuisbasis (Boots, NHS, Post Office). In België gebruikte de FOD Sociale Zekerheid Huddle om informatie te bundelen tijdens het Belgische voorzitterschap van de E.U. in 2010. Het feit dat Huddle veel aandacht besteedt aan de beveiliging, is daar zeker niet vreemd aan. Van alle geteste producten staat alleen SAP Streamwork op dat terrein even sterk.

Huddle’s interface is eenvoudig en overzichtelijk. Elk project krijgt een virtuele werkplek of ‘work-space’ met een kalender en overzicht van nieuwigheden. Elke gebruiker heeft ook een dashboard met kalender, notificaties, nieuwigheden, taken, bestanden die om aandacht vragen en werplekken waar u toegang toe hebt. Via tabbladen kunt u documenten, taken, discussie, bestanden, gebruikers en meetings openen, toevoegen en/of bewerken. Meetings kunnen online en/of via een Huddle-telefoonconferenties doorgaan. Huddle biedt overal lokale inbelnummers aan voor abonnees van de Enterprise-versie. De kosten per minuut verschillen van land tot land. In België bedragen ze bijvoorbeeld € 0,17, in Nederland € 0,15. De belangrijkste bestandsformaten zoals pdf, MS Office (voorlopig nog met uitzondering van Excel), rtf en odf kan men in Huddle zelf bekijken zonder een extern programma te gebruiken. Editeren kon vroeger ook, maar in de nieuwste versie van Huddle is dit afgeschaft omdat het te veel problemen gaf voor de consistentie van documenten. Het gebruik van externe editeerprogramma’s werd wel vereenvoudigd dankzij het Huddle Sync Tool dat momenteel nog in bètatest is. Dit verzorgt op Windows-systemen een naadloze synchronisatie van lokale documenten met de versie(s) die op Huddle worden bewaard.

Oordeel

Huddle is minder flitsend dan SAP Streamwork en minder geïntegreerd met externe clouddiensten dan Basecamp. Maar de sterke beveiliging en goede integratie met Enterprise-diensten compenseert dat in ruime mate. Deze clousamenwerkingsdienst biedt alles wat de grote meerderheid van bedrijfsklanten die niet alles zelf in Sharepoint willen bouwen, nodig heeft.

Featuresscore: 92/100

Ranking: 3/5

Productinfo

Product: Huddle Enterprise Edition

Producent en Leverancier: Ninian Solutions Ltd., www.huddle.com

Prijs (excl. btw): enkel op aanvraag, maar typische installatie voor 100 gebruikers met 500 GB cloudopslag vanaf € 1.752.

SmartSheet

Zoals de naam al aangeeft, heeft SmartSheet een rekenbladachtige interface waarin u alle projectinformatie kwijt kunt. Het lijkt daarmee qua werking en uiterlijk nog het meest op klassieke lokaal draaiende project management software zoals Microsoft Project. Alle informatie die bij een project hoort, is geassocieerd met een werkblad: taken, contacten, mijlpalen, documenten, discussies etc. U voegt eenvoudig kolommen of rijen toe, of maakt die al dan niet zichtbaar. Als u met een klassiek spreadsheet kunt werken, dan bent u ook snel vertrokken met de projectmatige werkbladen van SmartSheet. En net als bij een rekenblad kunt u allerlei automatische functies en condities aan de cellen in het rekenblad toekennen. Zo is het erg eenvoudig om de kleuren van cellen automatisch te wijzigen al naargelang hun inhoud.

Gelukkig hoeft u niet alles van nul af aan te programmeren, al kan het wel. Maar SmartSheet heeft ook een brede waaier kant-en-klare sjablonen die voor specifieke taken geschikt zijn. Die sjablonen zijn vaak bijgedragen door gebruikers. Elk werkblad kunt u eenvoudig delen met anderen binnen en buiten uw organisatie. Daarbij bepaalt u zelf of de anderen ook wijzigingen kunnen aanbrengen, of het werkblad alleen maar kunnen raadplegen.

Elk ‘smartsheet’ kunt u op drie manieren bekijken: als raster (dat lijkt het meest op een klassiek rekenblad), als agenda (compleet met herinneringen) en als Gantt-grafiek zoals we die kennen uit het klassieke projectbeheer. Zoeken in sheets kan ook. Helemaal onderaan in de interface vindt u functietabs waarmee u snel toegang krijgt tot veelgebruikte acties zoals het delen van bladen, waarschuwingen, bijlagen, discussies, verzoeken tot updates, webformulieren, deelopties en ‘Smartsourcing’. Met die laatste optie kunt u externen bepaalde taken online laten uitvoeren zonder dat ze de rest van uw project kunnen bekijken. Dit gebeurt geheel automatisch via de Mechanical Turk-dienst van Amazon (zie mturk.com). U bepaalt zelf uw budget afhankelijk van de moeilijkheid van de taak en de tijd die de uitvoering vergt. Typische prijzen variëren van 2 dollarcent tot 5 dollar per taak, waarbij er wordt vanuit gegaan dat een simpele taak die iemand online kan uitvoeren in dertig seconden vijf cent kost, wat overeenstemt met een uurloon van zes dollar. Smart-sheet handelt de volledig workflow af, van verzoek over indiening tot uitvoering en eventuele heruitvoering. Het biedt ook tools waarmee u het resultaat kunt beoordelen.

SmartSheet kan volledig worden geïntegreerd in Google Apps, maar met andere populaire clouddiensten is er voorlopig geen directe koppeling.

Oordeel

SmartSheet heeft een eigenzinnige, maar krachtige interface. De koppeling met Amazon Mechanical Turk is uniek en stelt u in staat veilig, zonder veel poespas en tegen een lage prijs online automatiseringswerk te laten uitvoeren door externen.

Featuresscore: 71/100

Ranking: 5/5

Productinfo

Product: SmartSheet

Producent en leverancier: Smartsheet.com, www.smartsheet.com

Prijs (excl. btw): vanaf € 142 per jaar; geteste uitvoering: € 442 per jaar (maximaal 200 gebruikers).

SAP StreamWork

SAP StreamWork bestaat ondertussen ruim twee jaar. De nadruk ligt bij deze online samenwerkingssoftware op het stroomlijnen van beslissingsprocessen binnen teams en bedrijven. Dat gaat dus verder dan alleen project- en tijdbeheer. De bedoeling is dat teams alle projectgegevens – SAP spreekt zelf over ‘activiteiten’ – samenbrengen in de cloud en op die manier beslissingen nemen die gebaseerd zijn op feiten veeleer dan op opinies. Uiteraard bevat StreamWork een kalender en agenda waarmee u (online) meetings en deadlines inplant. Maar het is niet op de eerste plaats een agendabeheerapplicatie, veeleer een online discussieplatform met moderatoren, taken, doelen en allerlei tools om documenten, grafieken en teksten in de online discussie(s) te betrekken. Documenten die bij een activiteit horen, kunnen eenvoudig gegroepeerd worden. Discussiëren hoeft trouwens niet uitsluitend met het toetsenbord te gebeuren, zoals we dat kennen van internetfora. Het kan ook met chats in echte tijd of door video- of audiofragmenten toe te voegen aan discussiethreads.

Elke deelnemer krijgt een inbox waarin herinneringen, verzoeken en uitnodigingen terug te vinden zijn. De basisinterface is heel simpel, maar u kunt er allerlei geavanceerde tools aan toevoegen. Voorbeelden zijn een tool voor online brainstormsessie; een ranglijst waarmee teams prioriteiten kunnen vastleggen; voor- en tegentabellen om een discussie te beslechten; een consensusuitwerker om vlot tot een gezamenlijk teamstandpunt te komen; een ‘quick poll’-optie waarmee u uw team snel kunt ondervragen over bepaalde sleutelkwesties; een swot-matrix om de competitie mee te analyseren; een tool om kosten-batenanalyses uit te werken; een pick-matrix om te beslissen welke verbeteringen een bepaald proces nodig heeft; verantwoordelijkheidsmatrices waarmee u teamverantwoordelijkheden vastlegt volgens verschillende populaire matrixen voor het vastleggen van verantwoordelijkheden (RACI, DACI, ARCI en RASIC). Klassiekere tools zoals tijdlijnen of stroomdiagrammen zijn eveneens beschikbaar.

Het aantal tools is op twee jaar tijd sterk uitgebreid. Positief is dat ze niet allemaal tegelijk actief zijn. De teamleider activeert alleen de benodigde tools. Dat houdt de interface lenig en overzichtelijk. Streamwork werkt samen met bestaande applicaties, waaronder Office met Outlook of Google Apps met Gmail en clouddiensten als box.net, Dropbox, Google Drive, Evernote, MindWave en Scribd. Het gebruikersbeheer kan worden gekoppeld aan Active Directory of LDAP. Er zijn ook mobiele clients voor iPhone/iPad en BlackBerry, maar niet voor Android of Windows Phone. Er is ook een betaalde optie om Streamwork te integreren met SAP CRM.

Oordeel

SAP StreamWork is meer dan zomaar een online samenwerkingsplatform. De nadruk ligt op resultaatgericht werken rond specifieke activiteit of projecten, zowel met interne als met externe betrokkenen. De gratis versie is voldoende om het product te leren kennen, maar om het echt te gebruiken zult u een abonnement moeten nemen. Dat is gezien de uitgebreide functionaliteit niet eens zo duur.

Featuresscore: 96/100

Ranking: 1/5

(ex-aequo met Basecamp)

Productinfo

Product: StreamWork Enterprise Edition

Producent en leverancier: SAP, www.sapstreamwork.com

Prijs (excl. btw): 116 euro/jaar/gebruiker voor 200 activiteiten en 15 GB opslag per gebruiker (degressieve prijsbepaling).

Conclusie

Zoals we in de inleiding al schreven verschillen deze cloudoplossingen te sterk om een echte winnaar uit te roepen. Zoekt u vooral een snel te implementeren, eenvoudig, maar daarom niet goedkoper alternatief voor Sharepoint dan zijn Basecamp en Huddle Enterprise de interessantste diensten, met een lichte voorkeur voor Basecamp omwille van zijn uitgebreide integratiemogelijkheden met andere clouddiensten. Maar Huddle legt meer de nadruk op de beveiliging en integreert beter met typische Windows-bedrijfsdiensten zoals Active Directory, Exchange en Sharepoint. SAP Streamwork is de duidelijke winnaar als u vooral een clouddienst zoekt om het beslissingsproces binnen geografisch verspreide teams te ondersteunen. Smart-sheet is misschien niet zo uitgebreid als de anderen, maar heeft een lenige interface die vooral technisch georiënteerde teams zal bevallen. De integratie met de Mechanical Turk van Amazon is uniek en een sterk pluspunt voor wie er behoefte aan heeft. activeCollab staat vooral sterk in tijdmeting en facturering voor klantenprojecten. Bovendien is dit de enige dienst die u zelf host en waarvan u de beveiliging dus helemaal zelf kunt regelen.

Jozef Schildermans