Michel Beaulen, sinds ’99 it-verantwoordelijke van de provincie Luik, bestrijkt een bijzonder uitgebreid en gevarieerd activiteitendomein, met een volledig transversale it. Hoewel de infrastructuren en kritische of strategische toepassingen zijn uitbesteed, bestaat zijn opdracht erin steun te verlenen aan de beslissingen van de Provincieraad van de provincie Luik. Een politieke bevoegdheid waarvoor hij altijd de volledige steun heeft gekregen.

De informatica van de provincie Luik bestrijkt zeer uiteenlopende sectoren. Hoe is de it gestructureerd?

MICHEL BEAULEN: U moet weten dat de provincie de oudste instelling van het land is. Toch worden haar competenties vaak miskend en wordt haar rol soms in vraag gesteld door andere politieke instanties. Haar verschillende competenties omvatten het onderwijs, de cultuur, het medische luik, de evenementen, de infrastructuren, de landbouw, de sport, het toerisme, maar ook het sociale en de opleiding. De informatica van de provincie bestaat al sinds ’95, maar het is pas na de invoering van een intranet dat de informatisering transversaal is geworden. In eerste instantie hebben we een netwerk met optische vezels geïnstalleerd, in partnerschap met de kabelmaatschappij Teledis, die voortaan de naam Voo draagt, evenals met Belgacom en haar netwerk Explore dat sinds 2011 ongeveer 30 % van het netwerk bestrijkt. Het huidige netwerk in Fast Ethernet verbindt de 450 gebouwen van de provincie met snelheden die oplopen tot 10 Mbps, 100 Mbps en 1 Gbps. Onder de overige ontwikkelingen van het eerste uur, werd de toepassing van de salarissen in 1995 ingevoerd door het SEGI [de it-afdeling van de Universiteit Luik, nvdr].

Overigens hebben we in ’99 een eerste kaderovereenkomst ondertekend voor 5 jaar die 2 keer werd hernieuwd, met de dienstverlener NRB, naar aanleiding van een Europese openbare aanbesteding. Deze overeenkomst voorziet dat NRB intern studies kan uitvoeren en vervolgens de realisaties, en/of dat haar ook de exploitatie kan worden toevertrouwd na akkoord van de Provincieraad, zowel op vlak van informatica als van telecommunicatie. Er zijn 2 specifieke clausules in opgenomen: een uitvoeringsgarantie en een financiële garantie. Deze 2 garanties rond werking en voortbestaan, die worden verzekerd door de overeenkomst met NRB, zijn volgens ons van essentieel belang aangezien de exploitatie het meest kritische en meest complexe luik vormt. Ik preciseer dat deze overeenkomst in 2014 moet worden hernieuwd, maar dat Europa voortaan wil dat dergelijke overeenkomsten een duur van 4 jaar hebben, zonder hernieuwing.

Deze overeenkomst biedt ons een grote mate van flexibiliteit en stelt ons daarnaast in staat bepaalde middelen met andere klanten te delen, met name materiële middelen, en vooral competenties, met name inzake onderhoud. Het is namelijk zo dat we ons intern concentreren op het minst strategische deel met de menselijke middelen waarover we beschikken, aangezien de overeenkomst ons in staat stelt zelf te bepalen wat we willen en kunnen doen.

Welke zijn nu net de limieten van uw activiteiten?

MICHEL BEAULEN: We verzorgen intern het beheer van de bestanden, het beheer van de afdrukken en het beheer van de elektronische post, net zoals het netwerk en de telefonie, en bepaalde ontwikkelingen, terwijl datgene wat kritisch of strategisch is, volledig wordt uitbesteed onder de vorm van diensten, hoofdzakelijk aan NRB, en aan het SEGI voor wat betreft de salarissen van de provincieambtenaren.

Welke waren de afgelopen jaren de werkterreinen?

MICHEL BEAULEN: Vanaf 2001 zijn we begonnen met het installeren van de ip-telefonie, waardoor we vandaag over 1.000 volledige ip-posten beschikken op een totaal van 4.500 telefoons. De rest wordt verdeeld over ip-centrales. Deze beslissing werd in die tijd genomen naar aanleiding van de hoge kostprijs van de gesprekken tussen de vaste posten naar de gsm’s. Aangezien we steeds meer databekabeling installeren, zou de invoering van de volledige ip-telefonie vandaag de dag versneld moeten kunnen verlopen.

Tussen 2001 en januari 2003 hebben we SAP geïnstalleerd voor de boekhouding, waarbij we hebben geprofiteerd van een overstap van een budgettaire boekhouding naar een dubbele vermogensboekhouding. Dit project werd gerealiseerd in partnerschap met de provincie Henegouwen en NRB. De SAP-toepassing wordt bij NRB geëxploiteerd onder de vorm van dienstverlening.

Maar een van de meest opmerkelijke recente projecten is dat van de virtuele bibliotheek Les Chiroux, met name in samenwerking met de stad Luik. U moet weten dat Les Chiroux de belangrijkste bibliotheek is van de Franse gemeenschap. Sinds 2006 hebben we de ALEPH-toepassing geïnstalleerd, een bibliotheekbeheertoepassing met een gemeenschappelijke catalogus van bibliografische fiches die online werd geplaatst en die, naast de Mediatheek, via het internet toegankelijk is voor de bibliotheken die zich bij het project hebben aangesloten. De bibliotheken van de verschillende steden en gemeenten van de provincie Luik zijn partners van deze virtuele bibliotheek en gebruiken deze bijgevolg onder de vorm van een dienst die hen ter beschikking is gesteld. U moet weten dat de catalogus nu al meer dan een miljoen fiches bevat. En voortaan beoogt de bibliotheek rfid te installeren voor de volwassenenafdeling en de mediatheek, met automaten voor het opnieuw inleveren van uitgeleende stukken. Ook is er sprake om een automatisch retourloket te installeren dat 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 beschikbaar is aan de buitenkant van de bibliotheek, en zelfs van een intelligente kast om boeken te ontlenen in het station van Guillemins, wat de taak van een groot aantal gebruikers zal vergemakkelijken. Bovendien zijn er wifi-verbindingszones beschikbaar in sommige delen van de bibliotheek, terwijl er al e-readers van Sony beschikbaar zijn. De keuze is gevallen op een abonnement op de digitale bibliotheek Bibliovox, die toegang verleent tot meer dan 9.000 titels. Dit globale project behelsde een bedrag van 4 miljoen euro.

Sinds de zomer van 2009 beschikken we ook over een elektronisch documentenbeheer om de dossiers met beslissingen van de provincieraad te digitaliseren, zijnde momenteel een duizendtal gebruikers. We hebben geopteerd voor het open source-product Alfresco, waarbij het papier wordt gebruikt als trigger van het workflowproces. Desgevallend worden bepaalde stukken (met name bijlagen) van het dossier ingescand. Het doel is e-government.

Overigens gebruiken we nu al de elektronische identiteitskaart om toegang te krijgen tot het intranet, met name voor de toegang tot de documenten van de provincieraad voor de provincieadviseurs, met een mailbox en een verbinding met het intranet via een draagbare pc met 3G- of vaste verbinding. Ook bieden we de synchronisatie van de mail via smartphone aan. Kortom, we evolueren geleidelijk aan naar een papierloze wereld.

Ook vervangen we de verschillende printers door gecentraliseerde multifunctionele toestellen, zowel in kleur als in zwart/wit, waardoor veel papier wordt bespaard.

Welke zijn de projecten die nog op stapel staan?

MICHEL BEAULEN: Momenteel zijn we in SAP LSO aan het ontwikkelen, een beheerder van opleidingen voor onze Ecole Provinciale d’Administration, evenals een portaal om toegang te krijgen tot deze opleidingen. Opleidingen voor onze agenten, maar ook en vooral voor de gemeenten, ocmw’s, enz. Zo ook hebben we intern opnieuw het beheer op ons genomen van de internetsites, wat voorheen door NRB werd verzorgd. En na onze 85 websites te hebben geherstructureerd om een coherenter grafisch beeld te geven, zijn we klaar om een speciale rubriek te voorzien die voorbehouden is voor informatie die gericht is naar het publiek, met name wat betreft de gemeentelijke noden.

Maar een project waar we bijzonder trots op zijn, is de virtuele school voor ons volledige hoger onderwijs, voornamelijk onze Hogeschool. Alle gegevens met betrekking tot de cursussen van de studenten, ongeacht of het gaat om de lessen, de uurroosters, de werkstukken, enz. zijn beschikbaar en worden volledig administratief beheerd, zoals de examens, de deliberaties en de resultaten. Deze ontwikkeling werd intern gerealiseerd op basis van de Oracle-technologie en werkt op onze eigen interne servers die beveiligd worden door middel van toegangsmiddleware. Momenteel registreren we al ongeveer 10.000 verbindingen per dag op dit platform. Nog steeds op het niveau van de studenten, installeren we geleidelijk aan wifi op de verschillende sites van de campus.

Ook hebben we een gedigitaliseerd controlesysteem ingevoerd, een ontwikkeling die werd gerealiseerd samen met het SEGI van de Universiteit Luik, en elektronische tijdregistratiesystemen van Kaba. Dit project behelst de uniformisering van de toepassing van de statussen en overige dienstnota’s en een regularisatie van de verschillende stelsels van de ambtenaren. Beetje bij beetje gaan we ook de registratiekaart invoeren voor de toegang tot de gebouwen, een kaart die ook zal gebruikt worden voor het beheer van de afdrukken.

Het is eveneens zaak om een geautomatiseerd beheer van de papieren post te verzekeren, zowel op het niveau van de binnenkomende als van de uitgaande documenten.

Hoe worden de it-projecten gedefinieerd?

MICHEL BEAULEN: De it-projecten worden voor de legislatuur voorgesteld in het kader van de algemene beleidsverklaring. Het gaat in de meeste gevallen overigens over projecten die over meerdere jaren lopen. In het midden van het jaar wordt telkens het budget voor het volgende jaar uitgewerkt. De informatica verleent bijgevolg haar steun aan het politieke project. Maar ik moet toegeven dat ik de volledige steun en het vertrouwen geniet van de politieke verantwoordelijken, die zich wel degelijk bewust zijn van de noodzaak van dergelijke informatiseringsprojecten.

Er zouden samenwerkingsmogelijkheden denkbaar moeten zijn. We beschikken namelijk over een ultrakrachtig netwerk met glasvezel dat een mutualisering van de middelen mogelijk zou kunnen maken ten aanzien van andere partners, zoals bijvoorbeeld de gemeenten.

Hoe worden uw teams samengesteld?

MICHEL BEAULEN: Onze interne middelen omvatten in totaal 35 personen, zijnde ingenieurs, licentiaten, gegradueerden en technici. Voor elk project, zowel intern als extern, stellen we een projectleider aan. We bieden onze medewerkers een zeer gediversifieerde werkomgeving aan, waardoor het werk bijzonder aangenaam wordt gemaakt, maar we moeten toegeven dat we zeer grote problemen ondervinden om informatici aan te werven, vooral gezien het loonniveau en de afwezigheid van extralegale voordelen, zoals die door de privésector wel worden aangeboden. Dit gezegd zijnde, trekken we personen aan die belangstelling vertonen voor een andere levensstijl en die zich kunnen terugvinden in het concept van de dienstverlening aan het publiek. Het blijft evenwel een feit dat er bepaalde functies bestaan waar we momenteel niet in slagen deze in te vullen, vandaar de noodzaak om onze toevlucht te zoeken tot de outsourcing.

Marc Husquinet