Niemand ontsnapt aan de berichten en commentaren over de Mexicaanse griep, technisch gesproken de A/H1N1 griep. Ook de ict-sector niet. Meer zelfs, de ict-industrie heeft een uitgesproken internationaal karakter en talrijke contacten met erg veel groepen. Ict-dienstenleveranciers hebben vaak tot 90 procent van hun medewerkers bij klanten zitten op diverse locaties. Moeten er in de ict-bedrijven dan speciale en bijkomende maatregelen komen om de kwalijke economische gevolgen van de Mexicaanse griep te vermijden? Wellicht niet. Uiteraard vraagt de Mexicaanse griep enige aandacht. Het is duidelijk dat wanneer een grote meerderheid van de bevolking tegelijkertijd ziek is, er zeker een economische impact zal zijn. Enkele weken geleden waarschuwde het VEV/VOKA hier al voor. Het is dus verstandig om te denken aan een ‘contingency plan’ of ‘bedrijfscontinuïteitsplan’ als we dat zo naar het Nederlands mogen vertalen. Op de site van onder andere Agoria (www.agoria.be) vind je daar wat mooie voorbeelden van en het kan wel helpen om de impact van de Mexicaanse griep in te perken op de werkvloer. Maar ieder zichzelf respecterend bedrijf heeft zeker een algemeen contingency plan klaarstaan, met of zonder een pandemie. De Mexicaanse griep is eigenlijk een mooie aanleiding om de bestaande contingency plannen even uit de kast te halen en bij te werken. Dat is nooit een overbodige luxe. Tegelijkertijd kunnen ook klanten en leveranciers daarbij betrokken worden. Wat gaan zij doen als er echt een uitbraak komt van de ziekte? Zijn onze plannen afgestemd op die van hen? Dit soort informatie-uitwisseling zal zeker leiden tot een betere relatie tot en kennis van elkaar. Da’s aardig meegenomen.

Nu moet één en ander ook niet overdreven worden. Epidemioloog Luc Bonneux schreef zeer recent nog in een Vlaamse krant dat de Mexicaanse griep maar een doetje is in vergelijking met een stevige wintergriep. Belgisch griepcommissaris Marc Van Ranst roept al weken op om niet te panikeren. En toch blijken veel mensen en bedrijven ‘doktertje’ te willen gaan spelen. Zij gaan dan overcommuniceren en overdrijven in hun conclusies. Fout. De site www.influenza.be is de enige officiële en betrouwbare bron om te weten wat er juist aan de hand is. Bedrijfsleiders moeten niet hun hoogstpersoonlijke interpretatie proberen te maken van de Mexicaanse griep. De betrokken overheid heeft haar site zeer netjes uitgebouwd, met tips, affiches en brochures die je kan downloaden, veelgestelde vragen en nuchtere analyses. Een gouden raad: kijk eerst hier voor je mega-acties onderneemt.

Uiteindelijk is er nog één belangrijk feit. Het is uiterst belangrijk correct te communiceren in deze. Om opnieuw Luc Bonneux te citeren: “Geef belangrijke informatie aan wie ze nodig heeft, stel gerust zonder te vergoelijken.” Dat lijkt me de juiste houding. In het bedrijf zelf kan je dat op vele manieren doen, en niet alleen met woorden maar ook met daden. Wat is minimaal nodig? Even een overzicht: een korte mail naar de medewerkers om te vertellen dat het bedrijf zich ervan bewust is dat er een griepepidemie is en dat de directie weet hoe hier mee om te gaan; in diezelfde mail verwijzen naar www.influenza.be als officiële inlichtingenbron; meer zeepbakjes om de handen te wassen; officiële posters van het griepcommissariaat in de kantoren; en een banner of link van www.influenza.be op het Intranet. Deze maatregelen lijken mij logisch, voldoende en relativerend overdacht. Het is bovendien wijs om ook snel de ondernemingsraad (of de vertegenwoordigers van de werknemers) en het Comité voor Preventie en Bescherming van de Werkplaats (CPBW) in de communicatielijn te betrekken. Hun advies en dat van de preventieadviseur kunnen de dingen wat beter in de context van de specifieke bedrijfsomgeving plaatsen. Een plaatselijke ict-shop is immers geen dienstverlenende multinational, producenten van hardware zijn dan weer geen ict-distributeurs, enzovoort. Een goede vriend uit de lokale politiek verwoordde het ooit als volgt: “We gaan toch niet sterven van een ziekte die we nog niet gehad hebben.” Dat zou ook wel eens het geval kunnen zijn voor de Mexicaanse griep. Voorbereid zijn wel, nutteloze onrust veroorzaken niet. Ook niet in de ict-sector. Voor een keer verschillen we echt niet van andere bedrijven…

KRIS POTÉ – Kris Poté is vice president marketing & communicatie bij Capgemini.