In plaats van te investeren in een nieuwe telefooncentrale en de uitbreiding van het dect-netwerk, kiest Reynaers Aluminium voor voip-over-wifi. De driehonderd medewerkers van het bedrijf uit Duffel stapten over op Skype for Business.
Reynaers Aluminium ontwikkelt aluminiumoplossingen voor ramen, deuren, gevelsystemen, schuifsystemen, zonwering en veranda’s. De voorbije jaren kende het bedrijf een explosieve groei. “Ons groeiplan stelt dat we tegen 2020 naar 500 miljoen omzet gaan”, zegt ict-infrastructuurmanager Patrick Elsen. “Dat zorgt voor de nood aan meer magazijncapaciteit. Daarnaast bouwden we bij onze hoofdzetel nieuwe kantoren en een bezoekerscentrum.” Tegelijk bleek de telefooncentrale aan vervanging toe. Om de medewerkers optimaal ondersteuning te bieden, koos Reynaers ervoor over te stappen op Skype for Business. Het bedrijf werkte daarvoor samen met Inia. Aansluitend pakte Reynaers ook zijn draadloze netwerk aan. Er kwamen in totaal tweehonderd Aruba-antennes. In de magazijnen van Reynaers – een terrein van liefst 12,5 hectare – bellen de medewerkers nu via voip-over-wifi.
“We hadden de limieten van de bestaande oplossing bereikt”, zegt Patrick Elsen. “We moesten onze dect-omgeving uitbreiden of vervangen.” Om het dataverkeer op de juiste manier te ondersteunen, stond ook de investering in wifi op het programma. “We hadden geen ervaring met telefonie via wifi, maar we hebben ons vooraf wel goed geïnformeerd. De maturiteit van de technologie staat buiten kijf, dus het was een berekende gok.” Partner Inia gaf duidelijke aanwijzingen over de hoeveelheid benodigde antennes en hun locatie. “Dat gebeurde na een site survey, waarmee Inia onder meer de plaatsen in kaart bracht waar er interferentie aanwezig was en waar er mogelijk storingen zouden optreden.” De orderpickers van Reynaers werken met mobiele terminals en printers. Om het werk vlot te laten verlopen is het essentieel dat ze altijd online zijn. Dat lukt maar wanneer de wifi-dekking in de magazijnen optimaal is. De keuze voor de antennes van Aruba gebeurde in functie van het grotere geheel. “Aruba integreert goed met Skype. Dat bleek onder meer belangrijk in het kader van de prioritaire afhandeling van voice op het netwerk.”
Reynaers koos ervoor om het nieuwe systeem geleidelijk uit te rollen. “Een big bang leek ons niet aangewezen”, zegt Patrick Elsen. “Daar hadden we de technologie zelf nog niet voldoende voor in de vingers. Bovendien hebben we in het bedrijf heel veel verschillende medewerkersprofielen. Het leek ons niet verstandig iedereen tegelijk te laten overstappen. We wilden dat de medewerkers het nieuwe systeem eerst onder de knie zou hebben.” De ict-afdeling ging als eerste met Skype for Business aan de slag. Daarna volgden stap voor stap de diverse andere afdelingen. Xylos ondersteunde de medewerkers met een online trainingsmodule. De facility-afdeling zorgde voor een opleiding on site. “Zo wilden we iedereen wegwijs maken in de nieuwe oplossing en wijzen op de verschillende mogelijkheden. Met Skype bieden we nu immers een complete oplossing voor unified communications aan. Het gaat om meer dan bellen alleen.”
Niet iedereen neemt graag afscheid van zijn vertrouwde manier van werken. Dat was bij Reynaers niet anders. “Veel negatieve feedback hebben we echter niet gekregen”, benadrukt Patrick Elsen. “De medewerkers begrijpen dat de nieuwe omgeving meer mogelijkheden biedt en hen zal helpen – eenmaal ze het allemaal wat meer gewend zijn – om makkelijker en efficiënter te werken. Het is gewoon handig om vanuit Outlook of SharePoint rechtstreeks te kunnen bellen of chatten.” Na de uitrol wil Reynaers het gebruik van Skype for Business verder optimaliseren. “Dat zullen we verder ondersteunen met doelgerichte opleiding rond specifieke functionaliteit, zoals het delen van schermen om beter samen te werken rond bepaalde documenten.” In België, Frankrijk, Polen en Oekraïne beschikt Reynaers over videorooms die zijn uitgerust met Polycom-technologie. “Die locaties zijn nu ook gekoppeld aan Skype for Business, wat op zich ook weer een pak extra mogelijkheden biedt. Medewerkers kunnen nu heel makkelijk mee instappen in een videoconferentie.”
Dries Van Damme
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier