Het UZ Gent is afgestapt van de gefaseerde benadering van zijn SAP-project. Daardoor gaat het project wel een jaar na de aanvankelijk voorspelde datum live.

Een jaar geleden raakte bekend dat Accenture het contract voor het erp-project bij UZ Gent in de wacht had gesleept, goed voor 3,5 à 4 miljoen euro. Accenture zou een SAP-pakket implementeren. Bart Sijnave, ict-manager van UZ Gent, verwachtte toen het project op te splitsen in een financieel luik, gevolgd door het ‘vendor invoice management’ (inscannen en verwerken van facturen) en enkele optimalisaties, om nadien het hr- en logistieke luik aan te pakken. Op die manier zou de eerste fase op 1 januari 2011 live gaan.

“Daar waar we oorspronkelijk voorzichtig waren en keken naar een gefaseerde manier van werken – we zitten met een complexe situatie met veel legacysystemen – hebben we naderhand beslist om het anders aan te pakken, omdat dat geen toegevoegde waarde bood”, vertelt Sijnave nu. Zo wordt het financiële, de aankoop en het vendor invoice management, plus de rapportering en bi, in één ‘big bang’ ondergebracht. Dat alles gaat een jaar na de oorspronkelijk geplande datum live: op 1 januari 2012 dus. “We hebben dan een ‘full suite’. Daarenboven zullen ook de 30 verschillende interfaces die binnen UZ Gent bestaan consistent gemaakt zijn en geautomatiseerd.”

Sijnave beseft heel goed dat een ‘big bang’ veel druk op het personeel legt. “Voor die interfaces moet er ook heel wat aan dataopkuis, uniformisering en aligniëring gedaan worden. Dat houdt enorm veel werk in. Ik had daarvoor een personeelondersteuningsbudget voorzien, maar voorlopig lijkt dat gelukkig nog ruim ingeschat te zijn. We hebben de middelen om, indien nodig, mensen te insourcen, maar voorlopig kunnen we het behelpen met interne mensen die om bepaalde redenen vrijkomen (vb. verpleegsters die omdat ze zwanger zijn enkel administratieve taken mogen uitvoeren).”

Voorlopig lijkt Sijnave tevreden over het werk van Accenture. “Ik heb in elk geval nog geen tegenindicaties gehad”, klinkt het. Maar eenvoudig is anders: “We gingen er wel van uit dat het zwaar zou zijn, maar nog lijken we dat te hebben onderschat. Het gaat dan niet over technologische complexiteit, maar bijvoorbeeld wel over het feit dat we geen fouten mogen maken tegen de ziekenhuiswetgeving.” Na 2012 zou dan de aanbestedingsprocedure worden opgestart om ook de hr onder SAP te brengen. Opnieuw spek voor de bek van Accenture dan? “De technologie ligt nu vast, maar de implementator moet dan opnieuw geselecteerd worden.”

[STG]