Je stuurt als bedrijf een medewerker op reis. Laat je het reisbureau alles bedisselen, eventueel na x-aantal telefoontjes en mails, of ga je zelf de beste prijs zoeken, evenwel zonder de garanties die een reisbureau biedt? Of verkies je een mix van beide, zoals de online beslissingstools van BCD Travel aanbieden?

Als occasioneel iemand op reis gaat, kan je dat wel losjes aanpakken. Maar als regelmatig meerdere personen rondreizen, kan je maar best het hele reisgebeuren – en in het bijzonder de budgetten – scherp in de gaten houden. En hedendaagse tools hebben “heel wat meer in hun mars dan pakweg zeven jaar geleden”, aldus Jean-François De Mol, director sales & accountmanagement BCD Travel Belgium.

Verfijnd beleid

Gold ooit een zelfde reisbeleid voor iedereen in het bedrijf, dan kunnen vandaag makkelijk beslissingssystemen op het niveau van de individuele reiziger worden opgezet, met een specifiek profiel voor hem of haar, met bijhorende rechten en reismogelijkheden. De tools maken het tevens mogelijk hierin zowel de reiziger zelf, de ‘budget owner’ en de controleur te betrekken, met het oog op de best mogelijke oplossing per reis. En dat betreft dan zowel de vlucht- en/of treintickets, eventuele huurwagen en dies meer. “Dat alles zonder zelf een ict’er te moeten zijn”, verzekert De Mol.

De kernexpertise van BCD Travel ligt dan ook vervat in die policy- en beslissingstools, die het zelf heeft ontwikkeld of van derden overneemt. “Het profielsysteem is door ons zelf ontwikkeld,” onderstreept De Mol, “en ent zich op online reserveringsdiensten van derden.” BCD Travel biedt voorts hulp en ondersteuning om die tools optimaal aan te wenden, door het instellen van parameters en regels, zodat specifieke wensen worden opgevolgd. Inclusief mogelijkheden als prijsvergelijkingen met nabije luchthavens over de landsgrens (zoals Rijssel voor een bedrijf in West-Vlaanderen), of verplichte reisroutes, of het niet vliegen met bepaalde luchtvaartmaatschappijen en dies meer. “Het doel is een goede ervaring bij het boekingsproces, met een goede communicatie met de gebruiker, die zowel een eindgebruiker als een eigen agent kan zijn.”

Deze tools, inclusief een valideringsmogelijkheid, mikken dan ook veeleer op grotere bedrijven, met meerdere afdelingen, een nood aan een rist van verschillende profielen, en een workflow die voorziet in een systeem van validering (inclusief alternatieven als iemand in de normale workflow niet beschikbaar is).

De tools van BCD bieden ook toegang tot andere diensten, die het als reisbureau aanbiedt, zoals hulp bij problemen. Iedereen herinnert zich de perikelen rond de IJslandse vulkaan, en recenter nog de storm Sandy. De ’emergency’-diensten van BCD in Europa (in het tweede geval ook de VS) werkten toen samen om de reizigers bij te staan in het zoeken naar oplossingen inzake transport, verblijf, het huren van auto’s en dies meer.

Zuiniger

Bij de keuze voor deze tools laat een bedrijf zich allicht leiden door verschillende voordelen, met op kop natuurlijk besparingen. “Het is niet gratis, maar wie er gebruik van maakt, ziet de tool zich mooi terugbetalen, in het bijzonder in bedrijven met heel wat reizen per jaar en met een duidelijke set van regels. Wie zo’n tool gebruikt, bestelt gemiddeld voor 40 à 50 % online”, klinkt het. Vanaf een 200-tal reizen per jaar, wat in een groot bedrijf al niet meer is dan een 20-tal personen die maandelijks in het buitenland verkeren. Wel is het nut groter bij langere en/of meer complexe reizen, veeleer dan voor korte ‘point-to-point’ trips. De Mol adviseert overigens ook de tool na installatie bij voorkeur regelmatig te gebruiken, om de werking in de vingers te houden.

Belangrijk is dat de reiziger of zijn bedrijf nu meer een kijk op de totaalkost heeft en hiervoor zelf de verantwoordelijkheid neemt, en “dus een paar keer zal nadenken vooraleer een duurder tarief te kiezen. Na één jaar is de gemiddelde kost voor een vlucht en dies meer ongeveer 10 procent gedaald, omdat meer bewust wordt gekozen.” Voor BCD Travel zelf zitten de inkomsten in de afhandelingskosten, en niet meer als vroeger in de commissie. “Wij zijn adviseurs, consultants”, onderstreept De Mol.

Met de tools kan ook het rendement van de trip ten opzichte van de totaalprijs worden geëvalueerd. “Zakenreizen trekken weer wat aan, met eind april een algemene stijging met 2 procent. Maar die reizen moeten renderen. Reizen kan dus om nieuwe markten of nieuwe klanten te vinden en minder voor intern gebruik.” Met de tools kunnen rapporten worden gegenereerd inzake het naleven van het beleid (ook voor de reis van start gaat, zodat nog kan worden ingegrepen), en nadien wat het rendement betreft.

De volgende generatie van tools zijn dan mobiele toepassingen op smartphones en dies meer (iOS, Android en Blackberry) voor de opvolging van de reis, en later ook het maken van aanpassingen en zelfs complete boekingen.

Guy Kindermans