Het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika in Tervuren is OpenCollection aan het testen, een opensource softwarepakket voor het beheren en presenteren van collecties in musea. Hoofdontwikkelaar Seth Kaufman kwam eind april naar Brussel overgevlogen voor een workshop over het gebruik van OpenCollection in musea.

Seth Kaufman van het Newyorkse bedrijf Whirl-i-Gig ontwikkelt al sinds het midden van de jaren ’90 software voor museumcollecties, tentoonstellingen en archieven. Whirl-i-Gig evalueerde eerst de bestaande commerciële software, maar volgens Kaufman waren die te duur en niet genoeg uitbreidbaar:”Systemen zoals The Museum System, Mimsy en Vernon zijn heel goede software voor een bepaald domein, maar als je iets wou laten aanpassen, kost dat veel of is het zelfs onmogelijk. Het was in al deze software ook moeilijk om je collectie naar een ander softwarepakket te migreren.”

Gebaseerd op code die Whirl-i-Gig voor allerlei projecten had gebruikt, begonnen ze aan een eigen programma. Het resultaat zag het licht in maart 2007: OpenCollection, een opensource pakket onder de GPLv2-licentie. De software laat musea niet enkel toe om hun collecties te beheren, maar ook om ze te presenteren op internet of kiosk-computers. Het aantal gebruikers is nog niet zo groot:”We hebben nauw contact met 15 musea die OpenCollection gebruiken,” zegt Kaufman,”maar de software is ongeveer 1000 keer gedownload, dus er zullen nog wel gebruikers zijn waar we niets van weten.”

Een cms voor musea

OpenCollection heeft een webgebaseerde interface en kan daardoor op elk platform gebruikt worden. Ook de serversoftware zelf is platformonafhankelijk en kan op een Linux/Unix-, Windows- of MacOS X-server gedraaid worden. OpenCollection is geschreven in PHP en draait op een MySQL-database, hoewel ook PostgreSQL en Oracle ondersteund zijn. Alle objecten in een collectie kunnen ook worden gegeorefereerd om ze op Google Maps of Google Earth te tonen. OpenCollection is eigenlijk een specifiek soort content management system, aangepast aan de noden van musea.

“We hebben de software open source gemaakt omdat gebruikers dan zelf de vrijheid hebben om ze naar hun wensen aan te passen. Elk museum heeft immers zijn eigen specifieke situatie,” legt Kaufman uit. Hoe verdient Whirl-i-Gig hier dan geld aan?”Gebruikers betalen ons om specifieke functionaliteit te implementeren in OpenCollection of voor ondersteuning. Maar we drukken dat niet door: iedereen is vrij om OpenCollection te gebruiken zonder ons te betalen. Deze aanpak heeft tot nu toe goed gewerkt.”

Het museumpakket heeft indirect ook subsidies van de Amerikaanse overheid en de stad New York ontvangen. Het gaat dan om subsidies die musea kregen, waarmee ze Whirl-i-Gig dan betaalden om OpenCollection naar hun wensen aan te passen.”In de laatste vier jaar is er op deze manier 175.000 dollar aan OpenCollection gespendeerd,” rekent Kaufman voor. De kerngroep van OpenCollection-ontwikkelaars bestaat op dit moment uit drie personen, plus een kleine groep van vrijwillige ontwikkelaars.

In plaats van The Museum System?

OpenCollection wordt binnenkort ook hoogstwaarschijnlijk in België ingezet, namelijk in het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika in Tervuren. Hein Vanhee, hoofd collectiebeheer van het departement culturele antropologie van het museum, heeft OpenCollection nu in testfase draaien. Men heeft een testserver opgezet met OpenCollection en is nu een deel van de collectie van het museum aan het overzetten om de migratie te testen.”Wanneer dit gebeurd is, gaan we ook de interface van OpenCollection testen en aanpassen,” zegt Roel Paesen, die zich met de migratie bezighoudt.

Op dit moment zijn alle collecties van het museum geregistreerd in het commerciële pakket The Museum System.”We zijn nu bezig met een nieuwe aanpak van onze collecties,” zegt Vanhee.”The Museum System ondersteunt niet de speciale workflows die we willen realiseren. Bovendien moeten we voor dit project ook meer licenties aanschaffen, wat financieel niet interessant is. Kortom, we voelen ons beperkt door The Museum System.”

Paesen voegt hieraan toe:”The Museum System heeft een globale interface voor alle objecten, maar wij zouden bijvoorbeeld graag een aparte interface hebben voor foto’s uit onze collectie. In TMS kunnen we echter geen eigen interface maken.” De database van The Museum System is ook vrij ingewikkeld, zegt Paesen, en voor documentatie zou het museum zich blauw moeten betalen.

In-house ontwikkelen te duur

Gevraagd naar welke pakketten het Afrikamuseum heeft getest, zegt Paesen dat er eigenlijk niet veel alternatieven zijn:”Ons eerste idee was om in-house van nul af een toepassing te schrijven, omdat we zelf een aantal software-ontwikkelaars hebben. Er bestaat immers zo goed als geen museumsoftware die beschikbaar is met een vrije licentie en uitbreidbaar is. Toen wees Seth van Hooland (van het departement Informatie- en Communicatiewetenschappen van de ULB, nvdr) ons echter op het bestaan van OpenCollection, en al vlug bleek dat we toch één tot twee jaar zouden nodig hebben om zoiets als OpenCollection te ontwikkelen. De keuze was dan ook vlug gemaakt. Het opensource-karakter van de software garandeert ons bovendien dat we er zelf verder aan kunnen blijven werken, zelfs als Whirl-i-Gig ooit met de ontwikkeling zou stoppen.”

Er is volgens Paesen nog geen officiële tijdlijn wanneer OpenCollection effectief wordt ingezet en er is ook nog geen officiële beslissing dat het Afrikamuseum migreert van The Museum System naar OpenCollection. Het staat echter bijna vast dat het er van komt, zegt hij, aangezien de tests voorlopig aantonen dat OpenCollection aan de vereisten voldoet en er geen alternatieven bekend zijn.

Koen Vervloesem