DHL Aviation biedt haar douanedeclaranten de mogelijkheid vier dagen per week thuis douane-aangiften af te handelen. Het bedrijf tekende daarvoor een compleet papierloos proces uit.

Voor de verzending van goederen buiten Europa zijn invoer- en uitvoeraangiftes vereist. De transporteur moet daarvoor onder meer een luchtvrachtbrief en de factuur van de verstuurde goederen doorspelen aan de douane. “Dat was lange tijd een papieren proces”, zegt Wim Peeters, customs support manager Benelux bij DHL Aviation. “Wij gingen bij de klant niet alleen de goederen ophalen, maar ook de bijhorende papieren. Bij aankomst op de luchthaven bewerkte onze douaneafdeling die documenten en leverde ze daarna bij de douane af.” Een eerste stap in de richting van een papierloos proces bestond erin de documenten na ophaling bij de klant in een lokale vestiging van DHL te scannen. “De lokale vestigingen verzamelen alle zendingen uit hun regio. Vanuit die centra stuurden we de documenten al elektronisch door naar onze douaneafdeling op de luchthaven. Terwijl de zendingen nog onderweg waren, konden de medewerkers daar de documenten dan al verder afwerken.” Die eerste elektronische schakel bezorgde DHL meteen een mooie tijdwinst.

Aanpassing

De aanzet van het proces bleef tot dusver het papieren document van de klant. Ook dat heeft DHL Aviation intussen aangepakt. “We bieden de klant de mogelijkheid om ons de documenten elektronisch te bezorgen via ftp”, vervolgt Wim Peeters. “Zo zijn de stukken meteen beschikbaar voor onze douanedeclaranten.” Voorlopig zijn vier klanten op de elektronische trein gesprongen. “Het vraagt toch een zekere aanpassing van de klant om die elektronische documenten te genereren. Maar het levert uiteindelijk ook bij hen tijdwinst en meer efficiëntie op. Het is duidelijk een win-winsituatie.” Bijkomend voordeel voor DHL is dat het bedrijf dankzij het papierloze proces zijn douanedeclaranten de mogelijkheid tot thuiswerken kan aanbieden. Het systeem – een eigen ontwikkeling op basis van IBM AS/400 en Windows – is via Citrix vanop afstand beschikbaar. DHL wil daarbij zo ver gaan de 55 medewerkers van het douaneteam van de Benelux vier dagen per week thuis te laten werken. “Dat gebeurt uiteraard op vrijwillige basis”, zegt Gerrit De Sterck, customs affairs manager Benelux bij DHL Aviation. We willen zo onze medewerkers de flexibiliteit bieden om thuis te werken. Dat is leuk voor hen, terwijl wij er ook een stuk kantoorruimte mee uitsparen.”

Dries Van Damme