Voor bouwbedrijf Matexi zijn ERP en CRM kruispuntapplicaties die cruciaal zijn om procesmatig te werken. Precies daarom investeert de organisatie in een nieuw platform op basis van SAP.
Quattro: zo heet het platform van buurtontwikkelaar Matexi dat opgevat is als één grote puzzel om alle processen binnen de organisatie te stroomlijnen. De erp- en crm-implementaties zijn de eerste concrete opleveringen maar ze zijn voor Matexi zeker niet het eindpunt. Andere puzzelstukken die er nog aan komen zijn bijvoorbeeld een geïntegreerde website, een bim-oplossing (building information modelling) en Sharepoint. “Maar erp en crm zijn voor ons wel bijzonder belangrijke kruispuntapplicaties die cruciaal zijn om procesmatig te werken. Onze vorige Navision-oplossing bleek niet ideaal om onze businessmodellen en processen vlot te krijgen. Op zo’n moment moet je durven keuzes maken, en daarom hebben we de markt opnieuw verkend”, vertelt Micha Albertijn, process & ict manager bij Matexi. Process & ict in één functietitel? Meer dan een woordspelletje: “Procesmatig werken is voor Matexi de sleutel tot het groeipad dat we voor ogen hebben”, vertelt Albertijn.
Eerst processen, dan de software
In eerste instantie stak Matexi veel tijd in het elimineren en standaardiseren van processen om vlot en efficiënt te kunnen werken. “Eerst zetten we in op goede processen en dan pas gaan we op zoek naar een platform dat ermee overweg kan”, zegt Albertijn. “We zochten een oplossing die alles mooi integreert, die voldoende schaalbaar is en die de voorziene groei voor Matexi in binnen- én buitenland kan helpen realiseren. En zo kwamen we uit bij een grote speler als SAP”, aldus de process & ict manager. Ook het kunnen omgaan met de complexiteit van Matexi – geen enkel bouwproject is identiek – was een belangrijke key requirement. Om die complexiteit te illustreren: Matexi heeft kantoren in elke Belgische provincie, Brussel, Luxemburg en in Warschau (Polen). De ruim 350 medewerkers ontwikkelen momenteel 600 buurten in 300 steden en gemeenten. In 2016 verkocht Matexi 1.516 woningen en appartementen.
Lessen trekken
De keuze voor SAP werd eind 2014 gemaakt. Na een doorlooptijd van zo’n twee jaar is het project op 1 januari opgeleverd. “Nu zal moeten blijken of we ook effectief de juiste keuzes gemaakt hebben”, zegt Micha Albertijn.
Het management was van bij de aanvang altijd sterk betrokken bij het project. “Het helpt enorm dat de directie overtuigd is van het nut van procesmatig werken”, klinkt het. En wat ook niet altijd vanzelfsprekend is: alles staat netjes gedocumenteerd in een proceshandboek. “Dat beschrijft hoe we willen werken, los van het systeem. Het laat ons toe om verder te optimaliseren. We noemen het onze klomp goud die we overgehouden hebben aan het project”, stelt Albertijn.
Toch zijn er ook lessen te trekken. “Niet zozeer op technisch vlak: we waren technisch zeker klaar om op te starten. Maar of ook onze mensen helemaal klaar waren om de overstap te maken? Dat is een andere vraag.”
Dat is meteen het grote werkterrein voor de process & ict-dienst dit jaar: gebruiksgemak, kennis, en kunde. “De manier van opleiding is zeer belangrijk. Klassikaal lesgeven is onvoldoende bij de overgang naar zo’n systeem. Mensen moeten het echt zelf kunnen proberen, hun eigen taken trainen en uitvoeren op het nieuw systeem. Ik denk dat we daar misschien iets te hard op de deadline van oplevering gefocust hebben en de acceptance en readiness van onze organisatie wat uit het oog verloren.”
Daarom meet Matexi sinds begin dit jaar continu het goed gebruik van het platform met wekelijkse statistieken die doelgerichte bijsturing mogelijk maken. Een andere les die Micha nog wil meegeven draait rond de workload. “De extra belasting voor onze teams is niet te onderschatten. Zeker de piekmomenten – de go live, de acceptatie, de initiële support – bij je equipes moet je goed kunnen bewaken”, besluit de man.
Kristof Van der Stadt
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier