De Provincie Limburg is onlangs naar het Exchange-alternatief Zarafa gemigreerd. De keuze viel op de Nederlandse opensource-groupware omdat deze de beste prijs/kwaliteit-verhouding bood.

Zarafa is een opensource-alternatief voor Microsoft Exchange, gemaakt door het gelijknamige bedrijf uit Delft. Zo’n tweeduizend mailboxen van de Provincie Limburg draaien ondertussen op de software. “Het grote voordeel van Zarafa is dat het zelfs onze huidige oude Outlook 2000-clients naadloos ondersteunt,” zegt it-directeur Sam Claes. “Pas eind dit jaar migreren we naar Outlook 2010.” Ook over de mogelijkheden van de webgebaseerde client was Claes zeer te spreken: “Toen we in 2009 de verschillende oplossingen naast elkaar legden, was Zarafa de enige die in de webclient toeliet machtigingen in te stellen en de groepsmailboxen in een tree view kon tonen zoals in een desktopclient.” Thuiswerkers van de provincie Limburg maken nu gebruik van de webclient van Zarafa, en mobiele gebruikers kunnen rekenen op synchronisatie met de Zarafa-server via Z-Push, wat volgens Claes heel stabiel werkt.

De Provincie Limburg heeft op 13 locaties Zarafa-servers draaien die met elkaar verbonden zijn in een multi-site configuratie. Op de hoofdlocatie aan de Universiteitslaan in Hasselt staan twee servers in een high availability opstelling met manuele failover. “Omdat onze wan-bandbreedte niet voldoende was voor een gecentraliseerde architectuur, hebben we gekozen voor een decentrale aanpak”, legt Claes uit. “Op elke locatie met een groot aantal gebruikers hebben we een Zarafa-server geplaatst. Aan de Universiteitslaan hebben we zevenhonderd à achthonderd gebruikers, en bijvoorbeeld in Bokrijk een tachtigtal.”

De eerstelijnsondersteuning doet het it-departement van de provincie Limburg zelf, voor de tweedelijnsondersteuning maakt men gebruik van de Leuvense it-integrator Better Access. De migratie zelf, die door RealDolmen werd uitgevoerd, was volgens Claes wel wat complexer dan verwacht: “We moesten migreren van een oude Exchange-infrastructuur naar een niet-Microsoft-platform, en dat is een hele uitdaging. Je kunt minder terugvallen op textbook examples en integratie met andere toepassingen vereist meer maatwerk. De gebruikers hebben hier gelukkig weinig van gemerkt.” De provincie is nu de uitrol van een facilitair managementsysteem aan het voorbereiden, zodat alle it-procedures volledig in een service desk geautomatiseerd kunnen worden. “We gaan dit integreren met Zarafa, zodat e-mails ook in de service desk meegenomen worden,” blikt Claes al vooruit.

Koen Vervloesem

De migratie was wel wat complexer dan verwacht.