Het samenvoegen van it-omgevingen na fusies en overnames bezorgt ict-veranttwoordelijken vaak ijselijke nachtmerries. Louis Mahy, cio van Record Bank, belandde er echter mee in de finale van de ‘Data News ICT Innovator of the year’ contest!

En het was geen makkelijke klus, want in wezen veranderde zijn ‘Record Bank IT Transformation’-project zo goed als elk ict-aspect, van het datacenter tot de desktop!

Geboren uit fusies

Als onderdeel van de ING Group zag de Record Bank het daglicht na fusies en overnames waar bedrijven als (of afdelingen van) Sodefine, De Vaderlandse Spaarbank, SEFB Record bank, Dipo, AGF, Mercator, Westkrediet en Eural spaarbank bij betrokken waren. Vandaag levert de kleinhandelsbank diensten aan consumenten op het vlak van hypothecaire leningen en spaarproducten en doet dat via een netwerk van onafhankelijke agenten, makelaars en autodealers. Voeg daar de ca. 500 interne gebruikers aan toe en het ligt voor de hand dat er “nood was aan een efficiënte it en dus een optimalisering!” Dat leidde tot de beslissing in 2005 om het hele ict-systeem te herzien en daar begin 2006 al concreet werk van te maken. In die periode trad Louis Mahy trouwens aan als cio, mede dank zij zijn jarenlange ervaring met it-architectuur in de bankwereld. De ontwikkeling moest gebeuren op drie pijlers, in casu “een soepele ict-infrastructuur, een servicegerichte organisatie en focus op de ‘business’ bij het nemen van beslissingen, onder meer met het oog op ‘governance’. ”

Transformatie

En het hele ict-systeem wérd herwerkt. Er kwamen twee gescheiden datacenters (conform de eisen gesteld aan financiële instellingen) op basis van HP Itanium systemen en die werden uitbesteed aan HP. Voor het opzetten van het netwerk tussen Record Bank en de agenten (onder meer een vpn-connectie) werd een beroep gedaan op Belgacom/Telindus (eerst allebei afzonderlijk, maar nadien bij het overgenomen Telindus).

Er werd een compleet nieuw desktopsysteem met een ‘single image’ gecreëerd en dat werd toevertrouwd aan Getronics (dat op goed tien weken tijd de volledige roll-out verzorgde). Het drukwerk werd uitbesteed aan Joos-Ardatis “want dat bleek goedkoper dan het in eigen beheer te houden. ” Voor de bankwerking zelf werd gekozen voor versie 2 van het Thaler pakket van Callataÿ & Wouters, waarbij Mahy er graag op wijst dat Record Bank wél gebruik maakt van de ‘high availability’ module, in tegenstelling tot blijkbaar heel wat andere gebruikers. Die ‘high availability’ is nodig omdat nogal wat onafhankelijke agenten buiten de klassieke kantooruren actief zijn – “van half acht ‘s ochtends tot wel 22 uur ‘s avonds, met soms pieken rond 18h”.

Naast dat alles werd ook gekozen voor een reeks tools, zoals SAS voor onder meer de ontsluiting van de informatie in de datawarehousefaciliteit van CW, Sharepoint, Business Objects, ILOG en andere.

Aan het project werd op het piekmoment door ca. 100 personen gewerkt, vandaag is dat natuurlijk heel wat minder.

Groei nu makkelijker

Naast het technologische luik heeft Mahy ook de operationele processen gestroomlijnd, op basis van ITIL2. Er kwam zowel een interne helpdesk (die een centraal contactpunt voor alle incidentmeldingen en verzoeken aan ict vormt) als een externe helpdesk (als eerstelijnshulp voor de agenten, uitbesteed aan Getronics). Voorts werden stringente sla-afspraken gemaakt met de dienstenleveranciers. Intern werd hard gewerkt aan een beter beheer van projecten, in functie van de bedrijfsnoden. Dit resulteerde in een ‘governance’ project dat inzake aanpak en rapportering voorziet in een steviger structuur voor projecten – inclusief beslissings- en stuurgroepen, formele trajecten en dies meer.

De voordelen zijn onmiddellijk en legio. Zo resulteerde het ict-transformatieproject niet alleen in een vernieuwde en efficiëntere ict-omgeving. Het creëerde een platform dat verdere groei – ook door overnames – makkelijker moet maken en Mahy onderstreept dat dit zeker het geval is.

Als succesfactor wijst Mahy voorts op de vlekkeloze samenwerking met de partners. “Het hele programma op nauwelijks één jaar tijd verwezenlijken was slechts mogelijk dank zij die partners. ” Voorts wil Mahy met zijn sourcing-aanpak bekomen dat hij zich geen echte zorgen meer moet maken over welke diensten op welk systeem draaien. Als belangrijkste factor ziet hij daarbij – zowel intern als extern – “atijd communiceren!”

Guy Kindermans