Mobistar greep de verhuizing van zijn kantoren aan om intern op unified communications over te stappen. Het blijkt een manier van communiceren die de werkdynamiek ingrijpend verandert. “We bieden onze klanten oplossingen waarmee ze beter en mobieler kunnen samenwerken”, zegt Vincent De Waele, business transformation director bij Mobistar. “De verhuizing van onze kantoren bood de ideale gelegenheid om dat concept ook op onze eigen organisatie toe te passen.” Eén van de belangrijke pijlers in die nieuwe manier van werken is OCS (Office Communication Server) van Microsoft. Mobistar implementeerde het platform nog voor de verhuizing plaatsvond. Dat bood de organisatie van bij de start enkele belangrijke voordelen. “Tot dan hadden we met klassieke telefonie gewerkt. De implementatie van OCS liet ons toe één pbx uit te schakelen: een besparing van 100.000 euro per jaar. Tegelijk hebben we de mobiliteit van onze mensen verder verhoogd via gebruik van smartphones. We gebruiken de vaste toestellen alleen nog waar dat echt zin heeft.” Het bedrijf bezorgde zijn medewerkers bovendien headsets waarmee ze via de pc kunnen bellen.

Ook al beschikken de medewerkers over een mobiele telefoon, dat betekent niet dat iedereen hen ook op een mobiel nummer hoeft te bellen. “We hebben de belangrijkste vaste nummers behouden. In plaats van 600 hebben we er nu nog 150.” Een cruciaal punt voor het vlotte gebruik van OCS bleek de integratie met andere Microsoft-producten. “Die integratie zorgt er bijvoorbeeld voor dat onze medewerkers altijd over dezelfde contactenlijst beschikken”, zegt Vincent De Waele, “in OCS, maar ook in Outlook en op hun smartphone.” Verder zijn ook de functionaliteit rond presence management, desktopsharing en conferencing heel belangrijk. Mobistar koos in zijn nieuwe kantooromgeving resoluut voor het principe van de flex desk. Via presence hebben de medewerkers dan toch een zicht op de plaats waar hun collega’s zich bevinden. Dankzij desktopsharing en conferencing kunnen ze bovendien gemakkelijk vanop afstand samenwerken.

Geen it-project

Vandaag heeft Mobistar tweeduizend gebruikers voor OCS. Het bedrijf bekijkt nu om ook de partners waarmee ze vaak samenwerken – medewerkers van bedrijven als IBM, Capgemini, Ericsson en Accenture – als gebruikers op het OCS-platform toe te voegen. “Belangrijk is dat je de implementatie van unified communications niet als een it-project beschouwt”, geeft Vincent De Waele nog mee. “Het is een tool die een grote impact heeft op de dynamiek van een kantoor. Unified communications zorgt voor betere samenwerking en faciliteert zelfs het aantrekken en de retentie van medewerkers bij een bedrijf.”