In de gemeentelijke bibliotheek van Dilbeek voeren de leners de administratie van ontleende of teruggebrachte boeken zelf uit. De zelfbediening is gebaseerd op een rfid-toepassing van 3M.

Dilbeek ligt net onder Brussel en staat bekend als ‘de poort naar het Pajottenland’. De fusiegemeente – waar onder andere ook Groot-Bijgaarden en Schepdaal toe behoren – telt ongeveer 40.000 inwoners. Bibliotheek De Wolfsput van Dilbeek heeft na de stadsbibliotheek van Leuven de grootste collectie van de provincie Vlaams-Brabant. Het gaat om ongeveer 120.000 boeken en 20.000 stuks audiovisueel materiaal, vooral cd’s, dvd’s en luisterboeken. Tussen eind jaren zeventig en nu groeide het aantal leners van 4.500 tot 10.000. Door het succes van de bibliotheek zagen de medewerkers zich verplicht steeds meer tijd te besteden aan de lenersadministratie, zoals de afhandeling van het ontlenen en terugbrengen van boeken en de opvolging van de ontleningstermijnen.

Tijd voor toegevoegde waarde

Al in 2006 ging de toenmalige bibliothecaris Ward Kerckhof daarom op zoek naar een manier om de lenersadministratie te automatiseren. Petra Thijs, de huidige bibliothecaris van De Wolfsput, legt uit: “Door een aantal van die taken te automatiseren, zou er bij de medewerkers meer beschikbare tijd ontstaan voor andere zaken, waaronder de collectievorming zelf en extra dienstverlening voor de leden.” In dat verband zou het project ook passen in de nieuwe rol die een gemeentelijke bibliotheek steeds meer op zich neemt. “De bibliotheek is voor veel mensen een ontmoetingsplaats. Voor heel wat culturele activiteiten vormt de bibliotheek het eerstelijnsloket. Maar in de eerste plaats blijft de bibliotheek uiteraard een bron van betrouwbare informatie, in tegenstelling tot het internet, bijvoorbeeld, waar lang niet alle aangeboden informatie correct is. Daarom blijft het onze hoofdtaak ons toe te leggen op de collectievorming en leners bij te staan met extra informatie wanneer ze ons daar om vragen.” In een eerste stap koos De Wolfsput ervoor het ontlenen en terugbrengen van boeken te automatiseren via vier zelfbedieningsstations. Verschillende leveranciers formuleerden een voorstel voor het project. Na de afweging van de opzet, de prijs en de kwaliteit van de oplossingen, wees het college van burgemeester en schepenen het project toe aan 3M. In eerste instantie ging het om een project met vier zelfbedieningsstations, goed voor een budget van 170.000 euro. Bijna de helft van dat bedrag ging naar de aanschaf van rfid-labels om de boeken en audiovisuele materialen te identificeren. In 2008 volgde de installatie van twee extra zelfbedieningsstations, goed voor nog eens 34.000 euro.

“De werking van de stations is heel eenvoudig”, legt Petra Thijs uit. “Om een boek te ontlenen scant de lezer eerst zijn lenerspas in. Het systeem checkt of het lidmaatschap geldig is en of er eventueel nog een boete te betalen is. Daarna kan de lener de boeken registreren door ze op de rfid-leesplaat te leggen. Aan het eind van het proces krijgt hij een ticket mee met daarop de titels van de ontleende werken en de uitleentermijn.” Een rfid-poort bij de ingang van de bibliotheek geeft een signaal wanneer een lener zijn tussenstop bij het zelfbedieningsstation vergeet. Boeken terugbrengen verloopt via een vergelijkbaar proces, waarbij de lener een ticket krijgt als bevestiging. Met het automatiseringsproject streeft de bibliotheek van Dilbeek een ambitieuze doelstelling na. Op termijn moet zowat negentig procent van het ontlenen en terugbrengen van boeken via de zelfbedieningsstations gebeuren. Belangrijk voordeel van het systeem is dat de bibliotheek zo de aanhoudende groei in het aantal leners makkelijk kan opvangen, zonder dat de werkdruk op de medewerkers daardoor toeneemt.

Extra privacy

De implementatie van de zelfbedieningsstations viel samen met de overstap naar het nieuwe Provinciaal Bibliotheeksysteem. Met dat systeem beheert de bibliotheek de lenersadministratie en de catalogus van werken die ze in bezit heeft. “Daar zat meteen een belangrijk operationeel voordeel aan vast. De lezer kan zijn boeken nu ook via de website reserveren en verlengen.” Behalve de voordelen voor de medewerkers van de bibliotheek, blijkt het zelfbedieningssysteem ook bij de leners zelf goed in de smaak te vallen. “Toen alles nog manueel gebeurde door onze medewerkers, moesten de leners al eens een tijdje in de rij staan om een boek te ontlenen. Die wachttijd is er vandaag niet meer. Bovendien appreciëren de leners ook de extra privacy die het systeem hen biedt. Er is geen drempel meer om een bepaalde boeken mee naar huis te nemen.”

Op termijn wil de bibliotheek aan enkele van de zelfbedieningsstations een betaalsysteem toevoegen. Dat moet de automatisering mogelijk maken van de uitlening en de betaling van het leengeld van audiovisueel materiaal. Voorlopig blijft dat een taak voor het personeel, al hoopt De Wolfsput zijn pioniersrol ook hierrond binnenkort te kunnen uitbreiden. “Heel wat andere bibliotheken zijn intussen het systeem komen bekijken”, aldus nog Petra Thijs. “Dat is leuk natuurlijk. Bibliotheken zijn geen concurrenten van elkaar. We kunnen juist heel veel van elkaar leren.”

Dries Van Damme