Een recente studie bij de Belgische informaticadirecties toont aan dat de ‘total cost of ownership’ (tco) voor 2/3de van de cio’s een doorslaggevend argument vormt om groen licht te geven voor een project, terwijl 1/4de van hen het investeringsrendement (roi) beschouwt als een belangrijk argument. Nochtans blijft het moeilijk om deze begrippen te vatten.

Deze enquête werd door ACA IT-Solutions in samenwerking met CIOnet België, afgenomen bij 45 Belgische informaticadirecties en brengt enkele conclusies aan het licht die toch wel vragen doen rijzen. Zo is amper 25% van de cio’s tevreden met de prijs/kwaliteitverhouding van de ict-projecten, terwijl 50% toegeeft dat het project niet binnen het budget bleef en de kwaliteit te wensen over liet. 25% is tevreden over de kwaliteit, maar niet over de kosten.

Vaag totaal

Volgens een aantal cio’s komt dit omdat de behoeften van de afdelingen en businessgebruikers moeilijk af te bakenen zijn, behoeften die in de loop van het project evolueren. Een andere reden is het interne gebrek aan bekwame mensen inzake projectbeheer, en ook het gebrek aan tussenschakels tussen het beroep en it, mensen die de behoeften van de business begrijpen, ze vertalen in it-termen en dan het project ontwikkelen in overleg met de betrokken afdeling. Dat is dan ook te merken aan de kwaliteit van het resultaat.

In deze context wordt het moeilijk om een precieze roi te berekenen, en dit geldt zeker voor de tco. Nochtans steunt 2/3de van de cio’s op de roi en bijna 1/4de op de tco om groen licht te geven voor een project.

Pistes

Tijdens een rondetafelgesprek tussen cio’s en leveranciers werden deze vaststellingen geanalyseerd en becommentarieerd. Eerste vaststelling: het is moeilijk om een roi of een tco precies te berekenen, want er moeten zoveel elementen in aanmerking genomen worden (hoe de kwaliteit evalueren, de opleidingskosten, de support- en onderhoudskosten, enz.), die voortdurend wijzigen. Vooral omdat men de neiging heeft om de kosten te onderschatten om “een project er door te krijgen” en omdat de leveranciers vaak “winsten beloven die niet altijd concreet zijn”, aldus Yves Vander Auwera, cio van Fedict. De cio’s krijgen weliswaar hulp van consultants zoals Gartner, die de benchmarks bepalen. Maar men moet zich ook “focussen op de kwaliteit die de kosten verbetert”, vindt Carl Tilkin-Franssen, ex-cio van KBC en nu consultant. Daniel Lebeau, cio van GSK Bio, vindt het dan weer belangrijk om “de requirements te objectiveren” en “voorrang te geven aan de servicekwaliteit door de kosten te doen dalen.” Bovendien moet de kosten dalen door standaardisatie en vereenvoudiging, maar ook door de projecten kleiner te maken, zonder echter de eindstructuur en de vooropgestelde prioriteiten uit het oog te verliezen. “Kwaliteit, kosten en snelheid zijn niet noodzakelijk strijdig met elkaar”, vindt hij.

Prijs

Dat het moeilijk is om een roi/tco te bepalen, komt ook omdat it niet altijd het laatste woord heeft over de prijs, want die onderhandelingen worden vaak gevoerd door de aankoopafdeling. Afhankelijk van de onderneming wordt de prijs bepaald door de procurement of “na onderhandelingen tussen it en business”, verduidelijkt Laurent Claus, cio van Belgacom, behalve in de openbare sector, vanwege de verplichtingen die de wet op openbare aanbestedingen oplegt. Maar “procurement moet al zeer vroeg in het proces worden opgenomen”, raadt Daniel Lebeau aan. Vooral voor diensten waarbij “more suppliers is better” geldt, terwijl voor hardware de prijs geen probleem meer vormt en men voor software “de kostprijs op termijn moet zien.”

De cio’s zijn het erover eens dat de opex-kosten belangrijker worden dan de capex, maar uiteindelijk “moet het gezond verstand de bovenhand krijgen”, oordeelt Yves Vander Auwera. “De tco verplicht alle partijen om de dialoog aan te gaan, wat niet slecht is”, gaat Laurent Claus nog verder.

“Het meest frustrerende is dat het debat de laatste jaren niet veranderd is”, zegt Carl Tilkin-Franssen tot slot. “It zou geen specifieke kostprijs in de organisatie mogen zijn, maar de organisatie zou zich eerder vragen moeten stellen bij wat ze globaal genomen investeert.”

En Michel Heuvelmans, moderator van het debat en consultant (Netpower Solutions) besluit: een wonderrecept bestaat er niet. Alleen dan misschien “dat je moet mikken op kwaliteit, meer bepaald bij de keuze van je leveranciers”, suggereert Stijn Van den Enden, cto van ACA IT-Solutions.

Marc Husquinet