Het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen werkt gestaag aan de uitbouw van een e-dossier voor iedere Belgische zelfstandige. Daarin past ook de implementatie van Scriptura, een oplossing voor de creatie van gepersonaliseerde elektronische documenten.

Het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ) staat in voor alles wat met de sociale zekerheid van de zelfstandigen te maken heeft. Het actieterrein van het RSVZ is vrij breed. De instelling berekent onder meer de pensioenen van de zelfstandigen, ze onderzoekt hun verzekeringsplicht, voert inspecties uit, enzovoort. Daarnaast is er met de Nationale Hulpkas ook een sociaal verzekeringsfonds aan het RSVZ verbonden. Alles samen telt de instelling ongeveer achthonderd medewerkers. De helft daarvan is actief op de hoofdzetel in Brussel. De andere helft werkt verspreid over de twaalf gewestelijke kantoren. In België zijn er momenteel ongeveer achthonderdduizend actieve zelfstandigen.

Naar een elektronisch dossier

Sinds enkele jaren werkt het RSVZ aan de uitbouw van het zogenaamde e-dossier. Op termijn wil de instelling alle informatie over de zelfstandige bundelen in haar elektronisch dossier. Dat zou de werking van het RSVZ sterk stroomlijnen. Vandaag gebeurt het grootste gedeelte van de behandeling van dossiers in de gewestelijke kantoren. Die werkwijze houdt echter in dat er tussen de gewestelijke kantoren en de hoofdzetel veel uitwisseling plaatsvindt van documenten en dossiers op papier. De dienst ‘verplichtingen’ – die de verzekeringsplicht van de zelfstandigen nagaat – werkt intussen al elektronisch. De komende maanden volgen de andere diensten. In de loop van 2010 zou het RSVZ dan over een volledig end-to-end e-dossier moeten beschikken. Vandaag vindt er al een gestructureerde elektronische gegevensuitwisseling plaats – via berichten – met de sociale verzekeringsfondsen en andere instituten.

Binnen de hele elektronische stroomlijning van het RSVZ past ook het gebruik van Scriptura. Het gaat om een oplossing van het Antwerpse bedrijf Inventive Designers. Scriptura is software voor zogenaamde variable data publishing: het is een oplossing die toelaat via het gebruik van templates gepersonaliseerde documenten te creëren op basis van informatie die zich in de databanken, erp’s en andere systemen van de organisatie bevindt. “Het grootste voordeel van Scriptura is dat de oplossing ons toelaat de zelfstandigen op een uniforme manier informatie te bezorgen”, zegt Patrick Vanderbauwede, it-manager bij het RSVZ. “Het beheer van de templates vindt centraal plaats, waardoor er geen verschillende versies meer van bepaalde stukken of brieven in omloop kunnen komen.” Concreet produceert het RSVZ via Scriptura de briefwisseling met de zelfstandigen en met andere instellingen. “Belangrijk is dat we geen documenten meer creëren in Word. Na verloop van tijd ontstonden daar verschillende versies van, er waren afwijkingen, enzovoort. Maar dat betekent niet dat we nu heel rigide moeten werken. De flexibiliteit van Word is voor een stuk bewaard gebleven, onder meer via de mogelijkheid om aan de standaardbrief ook vrije tekst toe te voegen. Scriptura werkt gecontroleerd flexibel, daarin schuilt het verschil.”

Papieren brief blijft

Met Scriptura creëert het RSVZ de stukken pdf/a, het standaardformaat voor archivering op lange termijn. Ook dat houdt een belangrijk voordeel in. “Vroeger moesten we een brief opstellen in Word, printen en opsturen naar de zelfstandige”, vervolgt Dirk De Smedt, systeemanalist bij het RSVZ. “Tegelijk maakten we een extra kopie voor het archief. Met Scriptura is die laatste stap niet meer nodig. Bij de creatie van een elektronische brief komt die file automatisch ook in pdf/a-formaat in het e-dossier van de zelfstandige terecht.” Omdat het vaak gaat om briefwisseling in grote oplages – voor de melding van vervaldagberichten zijn er oplages van vijftien- tot twintigduizend brieven – vindt het printen van de stukken bij een externe drukkerij plaats. Waarom het elektronische document uit Scriptura niet onmiddellijk elektronisch doorsturen naar de zelfstandige? Dirk De Smedt: “Technisch zou dat inderdaad kunnen, maar voorlopig ontbreekt het wetgevende kader. Je mag niet vergeten dat die brieven vaak heel confidentiële informatie bevatten, over lonen, pensioenen, sociale bijdragen en noem maar op. Bovendien schrijven we veel gepensioneerde zelfstandigen aan die vaak niet over e-mail beschikken.” Mocht de overheid iedere burger van het land een unieke, beveiligde mailbox aanbieden, dan zou ook het RSVZ daar mooi gebruik van kunnen maken. Maar voorlopig blijft de papieren brief het officiële communicatiekanaal met de zelfstandigen.

Het gebruik van de elektronische stukken levert het RSVZ intern alvast een grote tijdwinst op. Via de interne post waren stukken uit de dossiers vaak een paar dagen onderweg. Op de elektronische manier zijn ze onmiddellijk beschikbaar. De grootste toegevoegde waarde schuilt echter in het centrale beheer van de informatie. “Door de intelligentie centraal in de applicatie te houden, hoef je het beheer en het onderhoud van de templates uiteraard ook alleen maar centraal uit te voeren”, aldus nog Patrick Vanderbauwede. “Het eigenlijke formulier met de output vormt daarbij nog slechts de presentatielaag.”

Dries Van Damme