‘Collaborative software’ of samenwerkingssoftware verschilt van simpel agendabeheer tot uitgebreid projectbeheer. We bekijken zes cloudoplossingen die de samenwerking tussen medewerkers binnen kleine en middelgrote organisaties kunnen vergemakkelijken: activeCollab, SAP StreamWork, Basecamp, GoPlan, 5PM en Smartsheet.

Een to-do lijstje is handig, maar serieus projectbeheer vereist professionele samenwerkingssoftware. Vroeger werd dat aangeduid met de term ‘Personal Information Manager’ (pim). Tegenwoordig spreekt men – in het Engels – van ‘collaborative software’. Die software wordt steeds complexer en het beheer ervan ook. Denk bijvoorbeeld aan digitale projectsamenwerking met medewerkers buiten de kantoormuren. Bedrijven lossen dat vaak op via vpn’s (virtual private networks) en toegang op afstand. Dat brengt echter problemen met zich mee, zoals de noodzaak om die beveiligde verbinding op elke gebruikte computer te configureren. En wat als een medewerker op reis is en alleen een internetverbinding via een vreemde computer en een browser ter beschikking heeft?

Tegenwoordig hebben we nog een andere optie. In plaats van dit soort software zelf te draaien, kunnen we het namelijk ook uitbesteden. Project- en tijdbeheer in de cloud, met andere woorden. Een webbrowser volstaat dan als toegangspunt, zowel binnen als buiten het bedrijf. Ook de grotere softwarebedrijven zien er brood in, getuige de recente lancering van StreamWork door SAP. We hebben die cloudoplossing bekeken en daarnaast een selectie gemaakt van min of meer vergelijkbare producten en diensten die de samenwerking binnen teams faciliteren. In dit artikel komen de volgende collaboratieve tools aan bod: activeCollab, SAP Streamwork, Basecamp, GoPlan, 5PM en Smart-Sheet. In de tabel die bij dit artikel hoort vindt u een beknopt overzicht van de belangrijkste functies van deze oplossingen.

ACTIVECOLLAB

De naam van de dienst zegt het eigenlijk al: activeCollab is een projectbeheer- en samenwerkingsdienst. U kunt desgewenst zelf een activeCollab-server draaien en die dienst in het eigen netwerk ter beschikking stellen. Of u kunt een abonnement nemen op een gehoste dienst. Het idee achter activeCollab is teams, cliënten, leveranciers en onderaannemers te laten samenwerken in een eenvoudig te gebruiken omgeving terwijl u toch de volledige controle houdt over uw data. In activeCollab 2 zitten als voornaamste nieuwigheden een facturatiemodule en een versiebeheer voor alle data.

Functionaliteit

Bij activeCollab draait alles rond mensen en projecten. Die vind je dan ook terug als grote knoppen op de webinterface. Mensen zijn individuen en werken eventueel samen in teams. Die hebben allemaal hun eigen rollen en bevoegdheden. Je kunt behalve medewerkers van je eigen bedrijf ook mensen van buiten het bedrijf toegang geven en laten deelnemen aan projecten. Klanten, leveranciers, onderaannemers, consultants, noem maar op, ze kunnen allemaal via deze oplossing samenwerken. Je definieert voor elke gebruiker wat zijn of haar rol is en wat zij of hij wel en niet mag doen of zien.

Projecten zijn een verzameling activiteiten met een bepaald doel en een deadline. Voor elk project kun je bovendien mijlpalen opgeven. Dat zijn tussentijdse deadlines die gehaald moeten worden. Deze mijlpalen dienen vaak om projecten in meer beheersbare stappen te verdelen en elke stap als een soort miniproject te beschouwen met zijn eigen doelstellingen en tijdlijn.

Er is ook een hoger niveau: je kunt meerdere projecten combineren in een projectgroep. Bovendien kan elk project een klant hebben, zodat je projecten kunt opvragen of sorteren per groep en per klant. Een project bestaat uit betrokken mensen, controlelijsten, kalender/agenda, bronnen, pagina’s, discussies, mijlpalen, bestanden/documenten en tickets. Dat laatste werkt zoals bij helpdesks: elke activiteit krijgt een ticket en kan daarmee makkelijk opgevolgd worden.

Handig is dat gebruikers zelf modules kunnen bouwen en toevoegen. Zo bestaat er een module om een geschatte tijdsduur aan tickets te hechten.

Oordeel

activeCollab is een interessante oplossing. Ze is niet rechtstreeks als cloudabonnement beschikbaar, omdat de producent veronderstelt dat u zelf een activeCollab-server zult draaien. Niets belet u echter die vanaf een gehost systeem te draaien en zo zelf een clouddienst te maken. Het product heeft alles aan boord om mensen en activiteiten te combineren en te beheren in projecten waarbij zowel de mensen als de projecten verschillende rollen kunnen hebben.

INFO

PRODUCT: ACTIVECOLLAB 2.3.2

PRODUCENT EN LEVERANCIER: A51 d.o.o., www.activecollab.com

ADVIESPRIJS (EXCL. BTW): vanaf $249 (small biz) of $499 (corporate)

SAP STREAMWORK

De eerste van alle cloudaanbiedingen die SAP op stapel heeft staan is StreamWork. Het is een cloudapplicatie voor het stroomlijnen van bedrijfsprocessen, of, zoals SAP het iets ingewikkelder uitdrukt: een samenwerkings- en beslissingondersteunende cloudapplicatie.

De Duitse firma SAP is natuurlijk geen onbekende, zeker niet in ons land. Veel bedrijven gebruiken immers de administratieve software van SAP. Net als veel andere softwareproducenten probeert SAP nu nieuwe klandizie te vinden in de cloud. In plaats van een softwareproduct waarvoor je een licentie moet kopen gaat het nu over een internetdienst waarop je een abonnement neemt. StreamWork gaat verder dan puur project- en tijdbeheer. Het is ook bedoeld om het nemen van beslissingen te ondersteunen, net als alle processen die daartoe leiden.

Functionaliteit

Hoe ga je samen met je medewerkers te werk bij het nemen van beslissingen in jouw bedrijf? SAP probeerde die werkwijze in software te vangen. Bij veel andere software van dit type, zegt SAP, werken mensen eigenlijk buiten de software om en delen alleen hun werk via de software met elkaar. StreamWork laat je het volledige werk binnen StreamWork doen en niet erbuiten. Daartoe bevat StreamWork uiteraard een kalender en agenda waarmee je meetings en deadlines plant. Ook is er een rankinglijst waarmee je prioriteiten kunt vastleggen voor jouw team. Verder is er een voor- en tegentabel die alle standpunten voor en tegen een mogelijke beslissing bevat met commentaren van iedere bijdrageleverancier. Ook aanwezig is een consensusuitwerker. Dat werkt op deze manier: je creëert een voorstel, deelt dat met alle relevante personen, verzamelt feedback en werkt op die manier een consensus of gezamenlijk teamstandpunt uit. In verband daarmee is er een ‘quick poll’-optie waarmee je het team snel kunt ondervragen over bepaalde sleutelkwesties. Ook heeft Stream-Work een swot-matrix om de competitie mee te analyseren, een kosten-/batenanalyse die je helpt de beste kansen naar voren te behalen en te benutten en verantwoordelijkheidsmatrices waarmee je teamverantwoordelijkheden vastlegt volgens verschillende populaire matrixen voor het vastleggen van verantwoordelijkheden (raci, daci, arci en rasic).

StreamWork houdt van elke stap bij hoe die tot stand kwam, wie daarbij betrokken was en hoe ze precies bijgedragen hebben. Op die manier kun je altijd terugvinden hoe, waar en met wie een bepaalde beslissing tot stand kwam. Streamwork werkt samen met bestaande applicaties, waaronder Office met Outlook of andere e-mailpakketten en diensten als WebEx en Evernote. Er is ook een mobiele client voor iPhone en iPod touch. Een BlackBerry-versie zou binnenkort uitkomen.

U kunt de dienst gratis gebruiken, maar daarvoor gelden wel een aantal zware beperkingen (tot 5 activiteiten open, geen teambeveiliging, slechts 250 MB opslagruimte per gebruiker en een activiteitenarchief van één jaar). Dat is prima om StreamWorks te leren kennen, maar voor het echte werk zult u meer capaciteit nodig hebben en hebt u dus een abonnement nodig.

Oordeel

SAP StreamWork bevat alle functionaliteit die u nodig hebt om een beslissing te nemen samen met andere mensen, consultants en interne of externe betrokkenen. Daarbij houdt de dienst keurig bij wie, waar, hoe en wanneer betrokken was bij een beslissing en welke opeenvolgende stappen tot de beslissing leidden.

INFO

PRODUCT: STREAMWORK PROFESSIONAL EDITION

PRODUCENT EN LEVERANCIER: SAP, www.sapstreamwork.com

ADVIESPRIJS (EXCL. BTW): vanaf 96 euro/jaar, degressieve prijsbepaling

SYSTEEMVEREISTEN: moderne browser met ondersteuning voor Flash 10

BASECAMP

We kunnen Basecamp het best omschrijven als een online projectsamenwerkingssysteem. Het helpt u projecten te beheren, documenten in één plek te organiseren en ze te delen met en tussen teams. De producent is het Amerikaanse 37signals en die heeft drie andere applicaties die met Basecamp samenwerken: het crm-pakket Highrise, het bedrijfsorganisatiepakket Backpack en een im-systeem dat Campfire heet.

Functionaliteit

Basecamp koppelt activiteiten met documenten en mensen in projecten. De webinterface toont standaard een dashboard waarin je in één oogopslag alle courante activiteiten en deadlines ziet, plus eventuele berichten en waarschuwingen. Er zijn tabbladen voor Te-Doen, Mijlpalen en Mensen, maar die zijn altijd globaal ten opzichte van de ingelogde gebruiker. Verder zijn er tabbladen voor Whiteboards, Chat, Tijd en Bestanden. Die Whiteboards zijn in feite witte bladen ‘papier’ die je aan een project kunt toevoegen, mét notities en graphics. Het is wel een beetje eigenaardig dat Basecamp hiervoor geen wysiwig-interface biedt. Het is mogelijk tekstcodes te gebruiken, maar die moet je dan met codes invoeren, zoals sterretjes om een woord vet te maken. Hoewel Basecamp samenwerkt met de andere producten van 37signals, ondersteunt het niet de in Europa meer bekende en gebruikelijke crm- en im-systemen. Dat is een beperking als je Basecamp wil integreren met jouw eigen crm-systeem.

Oordeel

Het goede nieuws is, dat Basecamp erg eenvoudig in het gebruik is. Het is zeker geschikt voor kleine organisaties. Voor grotere groepen mensen en projecten zien we het echter niet zitten omdat je dan toch al snel door de bomen het bos niet meer ziet.

INFO

PRODUCT: BASECAMP

PRODUCENT EN LEVERANCIER: 37signals LLC, www.basecamphq.com

ADVIESPRIJS (EXCL. BTW): vanaf $49/maand (kleine groepen) tot $149/maand (top-of-the-line)

GOPLAN

Ook GoPlan is een online dienst waar teams kunnen samenwerken rond projecten. Het is van oorsprong Portugees, maar perfect in het Engels vertaald en internationaal beschikbaar.

Functionaliteit

Het dashboard van GoPlan biedt een overzicht van alle projecten, de mensen die eraan werken, de mijlpalen die gehaald moeten worden en de tijdsbesteding van iedereen die bij het project betrokken is. Er zijn menu’s voor Activiteiten, Projecten, Mensen, Status updates en Agenda. Interessant is dat u uw eigen subdomein krijgt en dat vervolgens alle onderdelen van het project via eigen url’s en rss-feeds bereikbaar zijn. Per project kun je discussies, een agenda, taken, documenten en tickets toevoegen. De interface is erg eenvoudig en vanzelfsprekend. Hoewel het soms wat veel kliks kost om een item toe te voegen of te wijzigen zijn er voor veel gebruikte onderdelen snellere manier om iets in te voeren. Zo kun je direct in het menu bijvoorbeeld een nieuwe taak toevoegen aan een project via de functie Quick Tasks. Het is ook mogelijk snel categorieën en tags toe te voegen of bestanden aan taken te hechten. Tickets, taken en dergelijke kunnen optioneel ook gemaild worden naar de betrokkenen. De dienst biedt ook een realtime chatfunctie. Sommige onderdelen zoals het timesheet kun je in csv-formaat exporteren. Verder kun je de gegevens van Basecamp importeren. De toegang tot GoPlan is standaard via ssl beveiligd.

Oordeel

Ook GoPlan is erg eenvoudig in het gebruik. Het is vooral geschikt voor kleinere teams. Een nadeel is dat de dienst soms erg traag reageert. Dit kan een tijdelijk probleem zijn geweest tijdens onze testperiode. Maar het is toch iets om even uit te proberen voor u in deze dienst investeert. Er is gelukkig een gratis, door advertenties ondersteunde versie waarmee u dit eenvoudig kunt doen.

INFO

PRODUCT: GOPLAN

PRODUCENT EN LEVERANCIER: Webreakstuff, www.goplanapp.com

ADVIESPRIJS (EXCL. BTW): vanaf $10/maand (kleine groepen) tot $80/maand (ongelimiteerd)

5PM

Voor een collaboratiepakket is de naam 5PM een beetje vreemd, omdat 17 uur immers doorgaans het einde van de werkdag inluidt. Het idee achter de naam is, dat u met deze dienst meer gedaan krijgt voor 17 uur dan zonder deze dienst. Net als de andere is dit een webdienst met mensen en activiteiten die samen met bestanden, notities en e-mails gecombineerd worden tot projecten. Interessant is dat 5PM ook een mobiele variant biedt zodat u het systeem ook kunt raadplegen via smartphone of pda.

Functionaliteit

Voor 5PM bestaat het werk uit projecten, tijdlijnen, rapporten en profielen. De webinterface is ook op deze manier ingedeeld, met grote rubriektabs aan de linkerkant van het scherm. Profielen zijn eigenlijk gebruikers. Elke gebruiker kan een specifieke rol hebben en aan de hand van die rol kun je bepalen wat hij of zij wel en niet mag zien of doen. Maar er is geen eenvoudige manier om meerdere gebruikers in een team te duwen. Teams worden min of meer ad hoc aangemaakt, doordat je mensen aan een project koppelt. Voor elk project krijg je in het overzicht te zien hoeveel dagen er nog over zijn tot de deadline. Een grafiekje vertelt je hoever het project gevorderd is. Projecten kunnen wel tot een groep gebundeld worden. Standaard zie je twee panelen, waarbij links een overzicht te zien is en rechts meer detail daarvan. Zo toont de tab Projecten links alle projectgroepen en projecten. Rechts worden de bij de gekozen groep of project horende activiteiten getoond. Bij de projecten is er nog een extra tab bovenaan, waardoor je alleen voor je eigen taken kunt kiezen. Bij profielen werkt het ook zo: links alle gebruikers en rechts meer informatie over de gekozen gebruiker. De tab Rapporten toont in het linkerpaneel een formulier waarmee je het soort rapport kiest dat je wil aanmaken. Nadat je op ‘Genereren’ klikt, verschijnt het aangemaakte rapport op het rechterpaneel. Alleen de tab Tijdlijn heeft slechts één paneel, maar daar kun je naar wens een dag-, week- of maandindeling bekijken. Met gekleurde vlaggetjes toont dit deel de vervaldata van projecten. Het is mogelijk gegevens te importeren uit Basecamp, iCalendar en Gmail. 5PM biedt ook een mobiele versie die je met zowat elke mobiele browser kunt gebruiken.

Oordeel

5PM werkt vrij gemakkelijk, maar heeft toch wat tekortkomingen die het minder bruikbaar maken naarmate er meer mensen moeten deelnemen aan de projecten. De functionaliteit is op het basisniveau en dus alleen geschikt voor kleine teams.

INFO

PRODUCT: 5PM

PRODUCENT EN LEVERANCIER: Quarter Group LLC Software, www.5pmweb.com

ADVIESPRIJS (EXCL. BTW): vanaf $18/maand (5 gebruikers) tot $175/maand (onbeperkt)

SMARTSHEET

Het idee achter SmartSheet is erg eenvoudig. Alles is namelijk een werkblad: letterlijk een ‘slim ‘ blad. Een ‘sheet ‘ of werkblad bevat alle informatie die u wilt opvolgen, beheren en delen binnen een SmartSheet. Zo’n werkblad kan een project zijn, een planning, contactenlijst, controlelijst, zowat alles. Alle data die daarbij hoort, van documenten tot plaatjes, bijlagen en discussies, is ook geassocieerd met zo’n werkblad.

Functionaliteit

Een van de redenen waarom er sprake is van slimme bladen is dat u die zelf kunt vormgeven. Daartoe zijn er voorgedefinieerde sjablonen die u kunt gebruiken. Die zijn vaak samengesteld door andere bedrijven terwijl ze ervaring opdeden met SmartSheet. Op het eerste zicht ziet de webinterface er nogal overdonderend uit met heel veel opties, maar SmartSheet helpt je met dialoogvlaggetjes die je laten zien wat waar staat en wat je allemaal kunt doen. Bovendien is er bij de eerste inlog ook een flashfilmpje dat een introductie geeft. Op zich is het idee vrij eenvoudig uitgewerkt. Een werkblad is in kolommen onderverdeeld en door op het pijltje bij de kolomhoofding te klikken, kun je kolommen toevoegen of weghalen, of van naam veranderen. Dat kan ook voor rijen, vandaar ook de gelijkenis met spreadsheets. Je kiest zelf het uiterlijk en de indeling die het best passen bij jouw werkwijze. Uiteraard kan alleen de werkbladeigenaar dit doen. Andere mensen die er toegang toe hebben kunnen wel kijken, maar niets wijzigen. Uiterst links is een editeerknoppenmenu waarmee je ook aangebrachte wijzigingen snel weer kunt ongedaan maken mocht je een fout gemaakt hebben. Helemaal bovenaan zijn er tabs met meer sheets. En helemaal onderaan zijn er functietabs waarmee je snel toegang krijgt tot veelgebruikte sheetacties zoals het delen van sheets met anderen, waarschuwingen, bijlagen, discussies, en zo meer. SmartSheet kan volledig worden geïntegreerd in Google Apps.

Oordeel

SmartSheet is een collaboratiepakket dat zijn ideeën ging halen bij spreadsheets en van alles werkbladen maakt die u vrij kunt vormgeven. Alles blijft eenvoudig te bedienen en het lijkt erg krachtig, maar ook hier ontbreken enkele basisfuncties die het toch wel moeilijker maken als er meer data en meer mensen verwerkt moeten worden. Zo is er geen zoekfunctie. Dat beperkt het nut tot eerder kleine teams.

INFO

PRODUCT: SMARTSHEET

PRODUCENT EN LEVERANCIER: Smartsheet.com, www.smartsheet.com

ADVIESPRIJS (EXCL. BTW): vanaf $9,95/maand (basic) tot $149/maand (enterprise)

ALGEMENE CONCLUSIE

De twee krachtigste oplossingen zijn ongetwijfeld SAP StreamWork en activeCollab. Die laatste is wel standaard niet als cloudoplossing beschikbaar en veronderstelt dat u een en ander zelf installeert. Basecamp, GoPlan, 5PM en SmartSheet zien we eerder zitten voor kleinere teams met minder verstrekkende vereisten. Het is moeilijk tussen deze vier te kiezen omdat het erg afhankelijk is van de omvang van het team, de behoeften en de snelheid van de toegang via uw specifieke internetverbinding. Het goede nieuws is dat u deze diensten allemaal eerst kunt uitproberen. Persoonlijk vonden we de interface en de functionaliteit van GoPlan bij de ‘kleintjes ‘ in deze test het interessantst, met SmartSheet als een goede, maar wat eigenzinnige tweede.

Jozef Schildermans / Johan Zwiekhorst

Hoewel Basecamp samenwerkt met de andere producten van 37signals, ondersteunt het niet de in Europa meer bekende en gebruikelijke crm- en im-systemen. Dat is een beperking.