Pierre Squerens kreeg acht jaar geleden de opdracht het it-departement van de provincie Namen uit te bouwen. Hij moest het al die jaren zien te rooien met een beperkt it-budget. Een beperking die volgens hem de creativiteit ten goede komt.

U kwam op 1 januari 2001 in dienst en nam de leiding over het nieuwe it-departement. Wat zijn uw prioriteiten?

PIERRE SQUERENS: In 2000 besliste de provincie een centraal it-departement op te zetten. It werd tot dan toe beheerd op het niveau van de departementen, die elk hun beleid ontwikkelden volgens behoeften en middelen. Tot de uitvoerende macht zich ervan bewust werd dat een goed onderbouwd it-beleid zich opdrong.

Ik kreeg dan ook meteen de opdracht een strategisch plan over 3 jaar te ontwikkelen. Dat plan moest tegelijk aan de behoeften van de departementen voldoen, ze sensibiliseren voor het belang van bepaalde oriëntaties en ze ervan overtuigen in die richting te evolueren. Tegelijkertijd moesten we echter al bepaalde noden beginnen in te vullen. Er bestond wel al een centrale toepassing voor kantoorautomatisering.

Hoe hebt u dat aangepakt?

PIERRE SQUERENS: Eerst en vooral hebben we het it-personeel van de verschillende departementen, 13 medewerkers, samengebracht. Omdat we niet van bij het begin over de nodige middelen beschikten, heb ik eerst de netwerkinfrastructuur aangepakt. U moet weten dat de twee essentiële applicaties van de provincie – het financiële beheer en de loonrekeningen waren uitbesteed aan Adehis [ontstaan uit de fusie van Ciger en WGH Informatique nvdr.].

Aangezien het glasvezelnetwerk van het MET [ministerie van Uitrusting en Transport van het Waalse Gewest nvdr.] erg dicht bij onze kantoren lag – we beschikken over een dertigtal gebouwen, verspreid over Namen – en we capaciteit konden huren zonder telkens opnieuw over de bandbreedte te onderhandelen, kozen we in 2003 voor deze oplossing. Vandaag beschikken we over een backbone in Gigabit Ethernet. Voor de kleinste sites schakelden we over van isdn naar adsl, gecombineerd met een vpn om de kosten in verhouding tot het verbruik te elimineren.

In een tweede fase hebben we een serverinfrastructuur geïnstalleerd. We opteerden zeer snel voor Linux omdat de investering goedkoper en gemakkelijker te beheren was. En we hebben de diensten die bij Adehis waren ondergebracht, zoals het internet, geleidelijk teruggehaald, met voortaan een aansluiting op het Belnet-netwerk, messaging en web services. Vandaag hebben we intern een veertigtal servers ter beschikking en beheren we ongeveer 800 werkposten.

In een derde fase willen we de behoeften aan toepassingen onder de loep nemen. Met XP en Office 2000 als standaarden om de homogeniteit van het pc-park, het comfort van de gebruikers en het beheersgemak te garanderen.

Wat waren de grote projecten van de laatste jaren?

PIERRE SQUERENS: Het elektronische document- en workflowbeheer zijn de twee domeinen die ons vandaag bezighouden. Het gaat om projecten die door de overheid werden opgestart in het raam van de administratieve vereenvoudiging. Om dergelijke instrumenten te installeren, moeten we echter eerst de interne processen van de administratie analyseren. Het is overigens niet eenvoudig om deze oplossingen zo goedkoop mogelijk te implementeren. Vandaar dat we besloten hebben om het proces in kleinere delen op te splitsen.

We zijn gestart met de circulatie van de dossiers die de administratie opent voor het provinciecollege. We onderzochten verschillende producten die op de markt verkrijgbaar zijn, maar kozen ervoor om de oplossing zelf te ontwikkelen. De eerste geautomatiseerde processen waren de uitwisseling van documenten tussen de algemene directie en het college, en daarna tussen de algemene directie en de verschillende diensten waaraan advies wordt gevraagd. We hebben dus eerst de volledige analyse gemaakt voor we met de ontwikkeling begonnen.

Vandaag denken we erover opnieuw een kijkje te nemen op de markt om na te gaan wat er bestaat op het gebied van workflow- en documentbeheer, want de offertes zijn ondertussen geëvolueerd. Onze prioriteit is de meerwaarde die een dergelijk product ons kan bieden.

We hebben vorig jaar trouwens een voip-oplossing uitgedokterd in het raam van een project met Escaux. We installeerden ongeveer 550 posten, verdeeld over iets meer dan 30 sites op basis van onze glasvezel-backbone. Daarvoor beschikten we over verschillende PBX-centrales op basis van Centrex van Belgacom. Maar nu is onze telefooninfrastructuur gecentraliseerd en redundant. De migratie gebeurde gebouw per gebouw en leidde niet tot grote problemen, al moet je de opleiding van de gebruikers incalculeren. Vandaag overwegen we voip uit te breiden naar alle sites, zodat elke ambtenaar in feite een “levenslang nummer” krijgt. In de loop van het jaar wordt het project geëvalueerd door de gebruikers.

Staan er meer belangrijke projecten op stapel voor dit jaar?

PIERRE SQUERENS: Wat het workflow- en documentbeheer betreft, willen we op termijn alle inkomende post digitaliseren en de interne informatie in digitaal formaat te laten circuleren. Ook al weten we dat het document soms toch moet worden afgedrukt omdat niet alle burgers over een pc beschikken.

Dit jaar zullen we ook ons datacenter consolideren en op een of andere manier redundant maken. Want een haperende it kan de administratie blokkeren. Virtualisatie speelt ook een rol in dit proces. Voorts moeten we de disaster recovery nog aanpassen aan onze behoeften, waarbij de lat toch minder hoog ligt dan voor een bank bijvoorbeeld. Zo kunnen we bijvoorbeeld uitwisseling met een andere administratie overwegen en hun infrastructuur als DR-structuur te gebruiken. Op dit ogenblik gebruiken we nog veel papieren documenten en kunnen we altijd herstarten als er zich een probleem voordoet. Maar de digitalisering van de documenten zal een DR-plan noodzakelijk maken.

Een van de andere projecten is het verhogen van de interactiviteit van onze website, omdat we aanvragen ontvangen via dat kanaal. Het past ook in onze rol van administratie in dienst van het publiek.

Hoe ziet u uw rol als cio?

PIERRE SQUERENS: Als lid van de algemene directie kan ik elke aanvraag onmiddellijk in een it-context plaatsen. Ik kan trouwens de behoeften op het hoogste niveau inschatten en helpen om ze beter te identificeren en te formuleren.

Tegelijk moet de cio de relaties met de voogdijoverheid onderhouden en de vraag van de politiek naar administratieve vereenvoudiging begeleiden. Meestal heeft dit minder te maken met informatica dan met interne processen. It biedt namelijk alleen ondersteuning of loopt parallel met de business. We moeten de processen veeleer herzien, ze verbeteren indien nodig, en it dan gebruiken om dat te realiseren.

Ik denk trouwens dat we in Wallonië misschien een soort Fedict zouden moeten uitbouwen, een dienst die de uitwisseling tussen de SPW [Service Public de Wallonie, de nieuwe administratie die ontstond uit de fusie van het Waalse ministerie van Uitrusting en Transport, het MET, en het ministerie van het Waalse Gewest of MRW nvdr.] en de verschillende lokale besturen in de juiste banen zou leiden. De it-directie van het Gewest zou dan een overkoepelende rol kunnen spelen, in overleg met de verschillende bestuursniveaus.

Hoe evolueren de budgetten?

PIERRE SQUERENS: We beschikken over een gesloten enveloppe met ontvangsten, maar onze investeringen blijven wel toenemen. Met andere woorden, de voogdijoverheid vraagt steeds meer van ons. Het gaat echter om geld van de belastingbetaler en dat moeten we zo goed mogelijk beheren door efficiënt en doeltreffend te werken.

Globaal bedraagt de verhouding tussen de aanvragen en de budgetten 2 op 1. De budgetten zijn helaas gecentraliseerd en het is soms absurd om alles in twee te delen in plaats van prioriteiten te stellen. Desondanks stimuleert schaarste de creativiteit, vooral omdat de factor tijd hier iets minder dwingend is.

Kan open source een oplossing zijn om de uitgaven te beperken?

PIERRE SQUERENS: We willen open source hier zeker niet opleggen, we willen overtuigen met een pragmatische aanpak, zonder dogmatisme. Toch brengt ook open source kosten met zich mee. Maar er zijn inderdaad zeer goede opensourceproducten op de markt. Zo denken we aan een alternatief voor XP/Office 2000, maar dan pas over twee jaar. We moeten een globale analyse maken van de migratie- en opleidingskosten, we mogen ons niet alleen tot de licentiekosten beperken.

We gebruiken echter al open source, namelijk Asterisk van Escaux voor onze voip-oplossing, maar ook MySQL als database of ons programma voor het bouwen van websites. En sommigen gebruiken OpenOffice. Als administratie moeten we echter in staat zijn om elk documentformaat te lezen en de documenten in een open standaard op te stellen.

Marc Husquinet