Besparingen tussen 10 en 50 procent bij printers zijn volgens allerlei studies gemakkelijk haalbaar. Slimmer printen is bovendien goed voor het milieu. Printbeheersoftware helpt.

Kosten en milieu sparen bij printers heeft betrekking op meer dan alleen de verbruikskosten. Andere aandachtspunten zijn bijvoorbeeld het energieverbruik van printers, copiers en multifunctionals, het gebruikte verpakkingsmateriaal en de recyclage van cartridges en apparaten. Printerfabrikanten hebben hier meer aandacht voor dan vroeger en bieden allerlei oplossingen in hard- en software. Ze sponsoren ook studies die het belang van groener en goedkoper printen moeten aantonen. Zo betaalde OKI Systems in oktober vorig jaar de IDC-studie SMB Buying Considerations for Smart Business Printing. Volgens die studie geeft 46 % van de Europese kmo’s aan dat het energieverbruik bij printen voor hen een zorg is. 61 % van de kmo’s bespaart nu al op de printkosten door middel van duplex printen en allerlei energiebesparingsmaatregelen.

Zowat alle printerfabrikanten en systeemintegratoren bieden nu geïntegreerde oplossingen voor managed document of print services (mds/mps). Die zijn vooral van toepassing voor de eigen merkproducten en/of eerder geschikt voor grotere organisaties. In dit artikel concentreren we ons op betaalbare printbeheersoftware die bruikbaar is een heterogene omgeving met diverse merken en apparaten van verschillende leeftijden en die bovendien schaalbaar is van kleine kmo tot grote onderneming. We testen drie producten: PaperCut NG, PrintAdmin Print Job Manager en Print Manager Plus.

Besparingsstrategieën

De hoeveelheid papier en andere verbruiksgoederen die worden bespaard en daarmee gepaard gaande kostenbesparingen en milieuvoordelen hangen af van de gekozen strategie. De volgende cijfers zijn afkomstig van PaperCut, maar worden bevestigd door een Gartner-studie, die besparingen van 20 % à 30 % op de directe printkosten realistisch acht. Als medewerkers weten dat hun afdrukgewoontes worden bewaakt zonder dat er verdere beperkingen worden toegepast voor het printen, vermindert dit het aantal afgedrukte pagina’s met gemiddeld 10 %. Dit is de eenvoudigste toepassing van printbeheersoftware, die het minste impact heeft op de gebruikers.

Een meer restrictieve configuratie waarbij de systeembeheerder filters, beperkingen en automatische omleidingen naar goedkopere printopties binnen de organisatie oplegt, leiden niet noodzakelijk tot meer besparingen. Maar als het goed gebeurt, dan leidt dit tot besparingen tussen de 10 % en de 30 %. Bijvoorbeeld door dubbelzijdig printen als voorkeur-optie in te stellen wordt er uiteraard minder papier verspild. Ook lijkt het logisch om grotere print-opdrachten automatisch om te leiden naar goedkopere printers. Op dezelfde manier kan er worden bespaard door gebruikers te stimuleren alleen de benodigde pagina(‘s) in plaats van een volledig omvangrijk document te printen.

Wilt u nog meer besparen dan zult u quota moeten opleggen en eventueel zelfs kosten voor het afdrukken aanrekenen. Deze laatste strategie zal minder binnen bedrijven, maar eerder in omgevingen met veel externe gebruikers (bijvoorbeeld scholen) worden toegepast. De papierbesparingen kunnen dan oplopen tot 50 %. PaperCut heeft op zijn website een interessante return-on-investment calculator waarmee u zelf de concrete besparingen van de verschillende strategieën kunt uitrekenen over een periode van vijf jaar (www.papercut.com/tools/roi/).

PAPERCUT NG

PaperCut NG bestaat uit vier apart te installeren onderdelen: primaire server voor printbeheer, optionele secundaire server voor grotere netwerken, optionele web print server en optionele secundaire web print server. De software is beschikbaar in verschillende talen, waaronder Frans en Nederlands. De interfacetaal is identiek aan de gedetecteerde systeemtaal. Aan de client-kant is geen software nodig, maar er is wel een kleine Windows pop-up beschikbaar met een saldo-overzicht en een link naar een persoonlijke webpagina. De gebruiker kan via zijn of haar eigen webpagina persoonlijke printtaken vrijgeven en allerlei gebruikersstatistieken bekijken.

Beheer

De beheerinterface van PaperCut is eveneens volledig webgebaseerd en draait standaard op poort 9191, optioneel met ssl/https-encryptie. Na de installatie opent een configuratiewizard in de standaardwebbrowser. Een wizard helpt bij het instellen van de initiële opties, zoals het configureren van het beheerwachtwoord, de standaardsysteemwaarden en de kosten per geprinte pagina. U kunt gebruikers importeren uit het lokale besturingssysteem, uit Active Directory of uit een ldap-directory. Het is mogelijk om een deelverzameling van gebruikers te importeren. De licentiekosten voor deze software zijn gebaseerd op het aantal actieve gebruikers, het is dus van belang het juiste aantal gebruikers te importeren. In de beheerinterface kan men achteraf geavanceerde synchronisatie-opties voor gebruikers instellen. PaperCut NG kan bijvoorbeeld ‘s nachts zelfstandig nieuwe gebruikers importeren. Ook kan de beheerder een secundaire synchronisatiebron voor gebruikers configureren. Het is dus perfect mogelijk om tegelijk gebruikers uit Active Directory en uit een ldap-directory te synchroniseren.

De overzichtelijke beheerinterface toont bovenaan een menu met negen opties, die grotendeels vanzelfsprekend zijn: Dashboard, Users, Groups, Accounts, Printers, Reports, Options, Logs en About. Het Dashboard toont de systeemstatus, de printerstatus, real-time activiteit (die kan worden gepauzeerd) en een aantal grafieken en statistieken, zoals dagelijks geprinte pagina’s en de milieu-impact (papierverbruik, CO2-verbruik en stroomverbruik). Gebruikersbeperkingen zoals quota of kosten kunt u individueel of per groep wijzigen. Het is mogelijk standaardinstellingen te configureren voor toekomstige nieuwe gebruikers die automatisch uit de bedrijfsdirectory worden gesynchroniseerd. Men kan zo bijvoorbeeld verschillende kredietniveaus, printerinstellingen en wachtrij-instellingen per gebruikersgroep configureren. Het staat de beheerder vrij om sommige gebruikers te ontheffen van opgelegde printbeperkingen. Via de optie ‘Bulk User Operations’ kan de beheerder achteraf nog allerlei globale configuratiewijzigingen doorvoeren per gebruikersgroep.

Per (groep van) gebruiker(s) kan men allerlei statistieken en de gedetailleerde transactiegeschiedenis bekijken en in rapporten gieten. Net zo goed kan men rapporten genereren voor printers en transacties. Rapporten zijn beschikbaar in de formaten pdf, html of csv. Men kan ze ook automatiseren en op gezette tijden e-mailen naar bepaalde gebruikers, of bewaren op een netwerk-share.

Bij de printers kunt u tot op scripting-niveau allerlei wijzigingen, omleidingen en beperkingen instellen. Scripts worden geschreven in JavaScript. PaperCut biedt trouwens verschillende voorgekauwde scripts aan, bijvoorbeeld om printtaken automatisch om te leiden naar de goedkoopste printer (‘least-cost routing’). Sommige geavanceerde opties van PaperCut kunnen worden aangesproken via xml-scripts en de PaperCut XML Web Services API. Eenvoudigere beperkingen kan de beheerder zonder programmeren via de beheer-interface aan- of afvinken. Het is bijvoorbeeld mogelijk om bij een kleurenprinter voor een groep van gebruikers automatisch alles in grijswaarden of dubbelzijdig af te drukken. Een andere mogelijkheid is om printjobs te wijzigen op basis van de naam of de extensie van het af te drukken bestand of de omvang van het spool-bestand. Bij de meeste configuratie-opties is het gebruik van reguliere expressie (regex) toegelaten.

De informatie die na een succesvolle login aan individuele gebruikers wordt getoond, kan de systeembeheerder grotendeels zelf bepalen. Op de overzichtspagina kunt u bijvoorbeeld de milieu-impact van het printen tonen voor zowel de gebruiker zelf als de organisatie. U kunt ook bepaalde mogelijkheden zoals Web Print of Print Archiving in- of uitschakelen.

Web Print is een optie die laptopgebruikers en externe (draadloze, niet ingelogde) gebruikers toelaat om Microsoft Office-, xps- en Adobe pdf-bestanden te printen zonder dat ze over de juiste printerdriver beschikken. Gebruikers sturen het te printen bestand naar PaperCut via de clientwebinterface, die het vervolgens doorstuurt naar een printer. Aan de serverkant moet hiervoor wel nog een apart Web Print Server worden geconfigureerd, maar dit kan optioneel ook in een virtuele machine op de PaperCut-server. De clientswebinterface toont aan elke gebruiker verder zijn of haar printverbruik, individuele milieu-impact, eventueel resterend printsaldo, printjobs die in de wachtrij staan en kunnen worden vrijgegeven en een overzicht van de printactiviteiten. Om de hold/release-functies (beveiligde printfuncties) te gebruiken, dient men de aparte Print Release Software op een pc-terminal te installeren. Die terminal wordt in de buurt van de printers opgesteld. Eén exemplaar van de software wordt gratis meegeleverd. PaperCut gebruikt standaard zijn eigen database, maar desgewenst kunt u een ander rdbms zoals Microsoft SQL (Express), MySQL, PostegreSQL of Oracle gebruiken.

Oordeel

PaperCut NG is een erg uitgebreid, schaalbaar en gebruiksvriendelijk printbeheersysteem. De ontwerpers lijken aan zowat alles gedacht te hebben. De clientless-werking, de beperkte systeemvereisten en de brede ondersteuning voor allerlei besturingssystemen zijn belangrijke pluspunten.

PRODUCTINFO

PRODUCT: PAPERCUT NG 13.1 (BUILD 21541)

PRODUCENT: PaperCut Software International, www.papercut.com

LEVERANCIER: DataVerse, www.dataverse.nl/papercut/

PRIJZEN: Gratis tot vijf gebruikers (de 40-dagen probeerversie zal blijven werken zolang er niet meer dan 5 gebruikers worden toegevoegd). €353 tot 25 gebruikers; €426 tot 50 gebruikers enz. Extra Print Release Station: €157. Onbeperkt aantal gebruikers mogelijk.

SYSTEEMVEREISTEN: Primaire server: Windows XP werkstation of server of hoger, Apple Mac OS X 10.6 of hoger, Novell Open Enterprise Server 2 of hoger, recente Linux-distributie (Red Hat, Debian etc.) met 768MB werkgeheugen (1GB aanbevolen) en minstens 300MB vrije schijfruimte. Client: Windows XP of hoger, Apple Mac OS. X 10.4 of hoger (Power PC en Intel ondersteund), moderne Linux-distributie met minimaal Java 5.0, ander besturingssysteem met Java 5.0 met 256MB geheugen. Print Release Station: Windows XP of hoger, Apple Mac OS. X 10.5 of hoger, recente Linux met 256MB geheugen.

PRINTERADMIN PRINT JOB MANAGER PREMIUM EDITION

PrintAdmin Print Job Manager Premium Edition is Windows-software die op drie verschillende manieren kan worden geïnstalleerd. De eerste optie is om de software op een willekeurige Windows-pc te installeren die toegang heeft tot de printservers in het netwerk. Voeg daarna gewoon de gedeelde printers aan het systeem toe. De tweede optie is om de software direct op de Windows-printserver te installeren. De derde optie is om het administratieve gedeelte op een centrale computer of printserver en daarnaast agentsoftware op alle werkstations te installeren. Dit laatste is alleen nodig als u uw gebruikers toegang wil verlenen tot geavanceerde opties, bijvoorbeeld het uitvoeren van printtaken via een pincode, of bewaken van printers die niet via Windows, maar direct via een ip-adres gebruikt worden. De derde optie is in elk geval verplicht als u ook niet-Windows printers wilt bewaken met deze software.

PrintAdmin Print Job Manager kan als Windows-service draaien, zodat het ook werkt op een werkstation of server waarop niemand ingelogd is. Die optie schakelt u in of uit via het menu Gereedschappen. De software werkt in verschillende talen, waaronder ook Nederlands of Frans. U kunt de taalinstellingen niet manueel wijzigen: de software draait altijd in de taal van het werkstation of van de server.

Alle opties, instellingen en afdruktaken worden in een lokale MS Access-database bewaard. Optioneel kunt u MS SQL Server gebruiken. U kunt de database back-uppen en vernieuwen zodra ze een bepaalde omvang bereikt. De database groeit per 4.000 afdruktaken aan met 1 MB.

Beheer

Het beheer gebeurt met een Windows-programma of optioneel via een webbrowser. De webmodule moet u echter handmatig installeren op een IIS/ASP .Net-server. Dan kunt u niet langer MS Access gebruiken en bent u verplicht SQL Server te installeren en te configureren. Voor kleinere installaties is het sop de kool dan niet waard en zult u in de praktijk voldoening moeten nemen met de lokaal draaiende Windows-interface. Echt intuïtief of gebruiksvriendelijk is het beheer sowieso niet. Gelukkig is er op de website van Print-Admin een uitgebreide ‘online demo’-afdeling met gedetailleerde configuratie-instructies. Die hadden wij in elk geval nodig om de software aan de praat te krijgen.

Gebruikers worden automatisch toegevoegd wanneer ze afdrukken, maar u kunt ze ook manueel importeren uit het lokale besturingssysteem of Active Directory. Dit kan individueel of per groep.

Voor de basiswerking hoeft u geen software-agenten uit te rollen naar de werkstations. Wilt u uw gebruikers de kans geven of zelfs verplichten om een printjob te bevestigen vóór ze effectief wordt afgedrukt dan is de software-agent verplicht. Dit is ook het geval als u printjobs wilt beveiligen met pincodes voor elke gebruiker of als u printquota wilt opleggen. De geavanceerde opties zijn overigens alleen beschikbaar in de Premium-versie. Die heeft hiervoor het extra tabblad Advanced in het menu met de voorkeurinstellingen. U kunt printjobs voor sommige gebruikers pauzeren of blokkeren aan de hand van criteria zoals omvang, aantal pagina’s, al dan niet in kleur en tijdstip. Automatisch omleiden naar een ander printer kan evenwel niet. Evenmin is het mogelijk om kleurenjobs automatisch te converteren naar zwartwitafdrukken. De inhoud van printjobs kan in de database worden opgeslagen, maar om dit te configureren moet u onder andere manueel een Windows-registersleutel wijzigen. Gebruiksvriendelijk is anders…

Oordeel

PrinterAdmin Print Job Manager biedt ongetwijfeld uitgebreide printbeheermogelijkheden in een Windows-only omgeving. Maar installatie, configuratie en onderhoud zijn (te) ingewikkeld, zeker voor iets grotere netwerkinstallatie. Deze oplossing voelt verouderd aan.

PRODUCTINFO

PRODUCT: PRINTERADMIN PRINT JOB MANAGER 7.0.0.25

PRODUCENT: CZ Software, www.printeradmin.com

LEVERANCIERS: raadpleeg tinyurl.com/c48dvl6

PRIJZEN: Standaard Edition: €167,91 voor eerste 10 gebruikers en $6,72 voor elke extra gebruiker met onbeperkt aantal printers. Premium Edition: €251,86 per 10 en €8,40 voor elke extra gebruiker. Alternatief prijzenmodel gebaseerd op aantal gebruikers en printers ook beschikbaar. Bijvoorbeeld prijs voor Premium met 5 gebruikers en 2 printers is €151,51. Maximaal 500 gebruikers.

SYSTEEMVEREISTEN: Windows werkstation of server met Windows Print Server of Windows-werkstation of -server met Windows 2000 of hoger, 300 MHz CPU, 256MB geheugen, 40MB vrije ruimte op harde schijf.

PRINT MANAGER PLUS 2010 ENTERPRISE EDITION

Print Manager Plus is Windows-software die op een Windows-printserver draait. Met behulp van de licentievrije Printer Agent add-on kan men met deze software ook lokale werkstation-printers en ip-printers beheren. De functionaliteit kan men door middel van allerlei modules uitbreiden. De Authentication Module laat eindgebruikers toe om printers te gebruiken waarvan de toegang beveiligd is met behulp van Print Manager Plus. De Client Billing Option dient om printkosten door te rekenen aan derde partijen. De WebAdvantage Option stelt gebruikers die over de juiste inlog beschikken in staat om MS Office-, Acrobat- en jpg/png/tif-bestanden vanop afstand te printen. Dit kan ook met smartphones of tablets die niet over een eigen printerdriver beschikken. De Release Station Option en Web Based Release Station add-ons toveren een Windows-computer om in een beveiligd print/release-station. Die computer wordt dan uiteraard best nabij de printer(s) opgesteld. De Remote Report Viewer add-on laat toe om overzichtsrapporten te bekijken, te printen en te bewaren op een ander werkstation of andere server dan die waarop de Print Manager Plus Windows-service geïnstalleerd is. Die service zorgt voor het bewaken van de printspooler en de verbinding met de printdatabase.

Beheer

De beheermodule, die eventueel op een ander werkstation of server kan worden geïnstalleerd, is een gewoon Windows-programma. De Enterprise-versie ondersteunt ook geavanceerde configuraties zoals MS Cluster Services, Citrix/Terminal Server en Hyper-V. De goedkopere Small Business Edition doet dit niet en is eigenlijk vooral bedoel om in satellietkantoren te installeren, waarbij die dan gekoppeld kunnen worden aan de centrale database van de Enterprise Edition.

Oudere versies van Print Manager Plus gebruikten een lokale MS Access-database; bij upgrades naar de nieuwe versie kan men de gegevens uit de oude database inlezen. Maar een nieuwe database aanmaken kan bij de huidige versie alleen in een bestaande MS SQL Server 2005 of hoger of in MS SQL 2005 Express die wordt meegeleverd en desgewenst samen met de software geïnstalleerd. Een lokaal draaiende MS SQL Express-database volstaat voor kleinere configuraties met maximaal 5 print servers, 100 werkstations en tot 10.000 print jobs per dag. Alles daarboven vereist een aparte MS SQL Server.

Gebruikers worden geïmporteerd uit Active Directory of een ldap-server. Ook lokale gebruikers kunnen in het systeem worden opgenomen. Verbonden of gedeelde printers worden automatisch geïntegreerd. Printopties kunnen worden ingesteld per (groep van) gebruiker(s) en per (groep van) printer(s). Naast kosten en quota kan men ook allerlei beperkingen instellen. Variabelen zijn aantal pagina’s, omvang van de job, kleur of zwartwit, tijdstip, aantal kopieën, tijdspanne tussen herdrukken, duplex en totale kost.

De overzichtelijke beheerinterface bevat zeven tabs: gebruikers, groepsinstellingen, OU’s (organization units), facturatie, printers, printservers en rapporten. De meeste van deze opties spreken voor zichzelf. De printserver-tab dient voornamelijk voor het beheer van de licenties. Die is bij Print Manager Plus immers gebaseerd op het aantal printservers. De rapportentab bevat tal van voorgekauwde rapporten waar men statistieken kan opvragen per gebruiker(s)groep, OU, server, printer, server en werkstation. Ook kan men rapporten genereren over de besparingen op printkosten per gebruiker, printer etc. Voor het genereren van de rapporten wordt een geïntegreerde versie van Crystal Reports gebruikt. Rapporten kunnen geëxporteerd, bewaard of gemaild worden in allerlei formaten zoals pdf, html, csv, txt en MS Office.

PRODUCTINFO

PRODUCT: PRINT MANAGER PLUS 2010 ENTERPRISE EDITION V8.0.137.197

PRODUCENT: Software Shelf International, www.softwareshelf.com

LEVERANCIER: Raxco Software, www.raxco.be e.a.: raadpleeg tinyurl.com/canqqjr

PRIJZEN: Enterprise versie: €995 per printserver voor 1 tot 5 printerservers met ongelimiteerde printers en gebruikers. €985 per printserver voor 5 tot 9 printservers, etc. Small Business Edition: €395 voor 1 printserver, 5 printers en 35 gebruikers. Single Server Edition: €776,10 voor 1 printserver met ongelimiteerde printers en gebruikers. €395 voor Client Billing & Authentication optie. €495 voor WebAdvantage Suite optie. €1250 voor Reports Center optie.

SYSTEEMVEREISTEN: Windows 2000 of hoger. MS SQL Server (Express) 2005 of hoger. Met SQL Express database: tot 5 print servers, tot 100 werkstation-printeragenten en tot 10.000 print jobs per dag. Met MS SQL Server: meer dan 10.000 print jobs per dag, meerdere print servers, ongelimiteerde werkstation-printeragenten.

CONCLUSIE

PaperCut NG is van dit drietal het beste product, op enige afstand gevolgd door Print Manager Plus. PrintAdmin Print Job Manager kunnen we niet aanbevelen. Omdat PaperCut NG veruit het goedkoopste product is, is het de duidelijke testwinnaar.

Jozef Schildermans

Kosten en milieu sparen bij printers heeft betrekking op meer dan alleen de verbruikskosten.

Zowat alle printerfabrikanten en systeemintegratoren bieden nu geïntegreerde oplossingen voor managed document of print services (mds/mps).