De Watergroep rolt de Umax erp-oplossing van het Belgische softwarebedrijf Itineris uit om efficiënter te kunnen werken. “Straks moeten alle processen die we nog op papier doen gedigitaliseerd zijn.”

De Watergroep voorziet 2,6 miljoen Vlamingen van water en is daarmee het grootste Belgische nutsbedrijf in zijn soort. Hoewel er vier provinciale directies zijn, wordt it centraal georganiseerd.

In 2007 deed De Watergroep al eens een beroep op Itineris voor de installatie van zijn klantenbeheersysteem Microsoft Dynamics CRM (o.a. aansluiting en facturatie van de klanten,…). “In 2010 hebben we beslist om ook met één erp-systeem te gaan werken”, vertelt hoofd it Bert De Winter van De Watergroep.

Het nutsbedrijf gebruikte verschillende oplossingen per provinciale directie, onder andere voor het aansturen van de ploegen. “Ook ons boekhoudpakket stond los van de Microsoft-oplossing”, benadrukt De Winter, “net als ons hr-systeem. We gebruikten zelfs nog tools op basis van Filemaker, en heel wat processen verliepen nog op papier.”

Dat gaat er op termijn allemaal uit. Alle ondersteunende, logistieke en financiële processen worden overgeheveld naar de Umax-oplossing van Itineris. “Umax werd ontwikkeld bovenop Microsoft Dynamics AX”, legt oprichter Edgard Vermeersch uit. “Je kan nauwelijks het verschil zien, de interface is hetzelfde.”

“Maar het Dynamics-basisplatform is natuurlijk nutssector-agnostisch”, klink het. “Voor specifieke voorzieningen zoals de werkopdrachten en de planning, moet je Umax gebruiken. Heel het service- en asset-management is bij die oplossing specifiek geënt op utilities.”

TOTAALPAKKET

Waarom valt de combinatie Dynamics AX/Umax te verkiezen boven de gelijkaardige IS-U-oplossing bij SAP, of boven de nutsmodule binnen de Oracle-suite, willen we graag weten ?

“Itineris is goedkoper”, weet De Winter, “maar dat is zeker niet de enige reden waarom we voor hen gekozen hebben. De mensen van Edgard staan immers ook in voor het operationele beheer van onze infrastructuur, dat we geoutsourcet hebben. Onze partner moet dus kunnen meedenken, en de sla’s die we hebben afgesproken nakomen.”

“Er zijn vandaag geen slechte oplossingen meer”, knikt Vermeersch, “maar als je in SAP 30.000 mogelijkheden hebt, gaan dat er bij ons maar 3.000 zijn. De vraag is of je er wel 30.000 nodig hebt, want je moet al die dingen onderhouden, waardoor de kosten stijgen.”

“Bij Umax/Dynamics heb je een iets kleinere rugzak, maar je kan wel efficiënter en goedkoper werken. Bovendien kennen onze mensen de nutsbedrijven door en door, wat een enorm voordeel is.”

STRATEGISCH

Voor De Watergroep is de uitrol van het erp-systeem van strategisch belang. “We moeten onze kosten onder controle houden en kunnen niet zomaar personeel blijven aanwerven”, aldus nog het hoofd it. “Het enige wat je dan kan doen is er voor zorgen dat je intern efficiënter werkt.”

“Ons erp-systeem is de ideale motor. Omdat we al onze data op één centrale plaats hebben zitten, kunnen we veel gemakkelijker metingen doen en correctere beslissingen nemen.”

De uitrol van de Umax erp-oplossing verloopt in fases. “De eerste was een big bang. Alle diensten en afdelingen zijn op 8 juni live gegaan. Geen sinecure, want er waren 800 mensen bij betrokken.”

“In fase 2 gaan we de oplossing uitdiepen. Voor het finance-luik moet er nog een koppeling gemaakt worden met budgettering, en cruciaal is de mobiele oplossing voor de werkorders. Vandaag maken we die werkorders al op in het systeem, maar we printen ze nog af.”

“Het einddoel moet zijn dat we het papier volledig schrappen, en dat we iedereen een tablet meegeven. Dan moeten de monteurs ook niet meer naar het centrale kantoor komen om hun opdrachten op te halen.”

Frederik Tibau