Het ‘Repairing the future’ project bij A. Schulman herwerkt compleet de bestaande ict-infrastructuur in Europa, inclusief een aanzet voor wereldwijde veranderingen. En dat zonder een breuk in de dienstverlening aan de gebruikers.

Wie binnenloopt in het kantoor van Wim Nagels, ict director emea voor A. Schulman, ziet meteen waarom hij de geschikte man voor dit project was. Achter hem staat immers een Triumph-Adler (a VW company) CP/M machine – zijn eerste computer ooit en meteen een mooie illustratie hoelang deze self-made ict-director al aan zijn brede en diepe ict-expertise timmert. Het ‘Repairing the future’-project was dan ook een schier herculische taak, om een zeg maar ‘brownfield’ ict-infra- structuur om te zetten naar een 21ste eeuwse omgeving.

Historisch gegroeid

Bij zijn aantreden, begin dit jaar, trof Nagels een veelheid aan systemen en toepassingen aan, gaande van ca. 150 servers, verdeeld over 21 locaties (en waarvan er amper 11 procent in een datacenter stond), langs 11 verschillende Active Directory domains tot 14 verschillende erp-systemen (wereldwijd) en een stevig managed hosting contract bij IBM… voor zeven fysieke servers. En dat was niet alles.

Toch mag dit niet resulteren in een lage dunk voor A. Schulman inzake ict. Het bedrijf met hoofdkwartier in het Amerikaanse Akron, Ohio – de rubber-hoofdstad van de wereld – is een sterke speler in de markt van plastics en kunstharsen, als producent en verdeler, en het heeft zich steeds op zijn kernactiviteiten toegelegd. De ict-toestand was dan ook historisch gegroeid, met uitbreidingen waar en wanneer die nodig bleken. “Onderzoek, verkoop, en productie waren allemaal sterk in dit bedrijf, maar er was gewoon wat weinig aandacht voor wat dit ondersteunde.” Bovendien waren er heel wat overnames, die de Europese tak tot de grootste binnen het bedrijf maakte maar evengoed de complexiteit opvoerde (evenals het aantal erp-toepassingen).

Elke nieuwe verrassing zag Nagels evenwel als een mogelijkheid tot verbetering, en hij moest de klus ook niet in z’n eentje klaren. Zijn eerste taak was het samenbrengen van de ict’ers en een aantal domeinexperten in een groep, terwijl hij duidelijk maakte dat ze niet op de wip zaten, maar dat hij de juiste persoon op de juiste plaats wou hebben. Het gevolg is dat niemand is vertrokken, en meer nog, dat hij toestemming kreeg voor 9 bijkomende krachten (naast wel een afbouw van externen). Vandaag kan de emea-regio op 35 ict-medewerkers rekenen. Aan een globaal team wordt gewerkt, maar Europa blijft door zijn omvang wel de referentie binnen het bedrijf. “Wat ik doe heeft impact,” klinkt het tevreden.

Aanpakken en herwerken

De infrastructuur zelf pakte hij meteen aan met twee maatregelen, respectievelijk inzake hardware en software asset management. Dat resulteerde in één enkele bron van data, terwijl de softwaretool onmiddellijk een fikse kostenbesparing opleverde. Ondertussen werden ook de active directories aangepakt, en daarvan werd al 80 procent naar een enkele AD overgezet. Die klus – een sleutelobjectief in 2012 – werd pas uitgevoerd na een lange voorbereiding om de werking niet te verstoren. Gezien de keuze voor Microsoft-materiaal, werd er nog verder gewerkt aan een homogene omgeving. Zo ontwikkelt Europa de blauwdruk voor het gebruik van Sharepoint, die vervolgens ook wereldwijd zal worden toegepast (een deel van het project dat wel pas voor 2013 is voorzien).

Daarnaast werden ook bestaande oplossingen herwerkt of opnieuw onderhandeld. De mpls-gesteunde verbinding tussen de sites kon heel wat goedkoper, door in Europa naar Interoute (met zijn eigen glasvezelnetwerk) over te stappen, weg van de Amerikaanse leverancier die in eigen land wel goed zat.

De wellicht stevigste klus betrof het Lotus Notes mailsysteem, met niet minder dan 26 Notes/Domino installaties in de verschillende landen. Vooraleer daar een verandering kon worden overwogen, moest aan deze toestand eerst worden verholpen, met een vermindering van het aantal systemen (in parallel met de active directories) en een upgrade van versie 6 naar 8.

Daarnaast werd gekozen voor een Cisco UCS-oplossing, om de servers te consolideren. Er wordt op gemikt om de images van verschillende landen centraal samen te brengen, zij het met eerbiediging van de governance-vereisten. Interessant waren overigens de verschillende faciliteiten die Cisco out of the box aanbiedt.

Op langere termijn zullen ook sociale media aan bod komen, evenals byod, maar ‘first things first’, zoals kleinere projecten die het leven meteen makkelijker maken (zoals vlotte draadloze on-line toegang in alle vergaderruimtes).

Het hele project verloopt met rustige tred, en er wordt nog aan heel wat stil achter de schermen gewerkt. Wat bij de jury wel de vraag opriep of uiteindelijk het hele project wel on time, on budget zou kunnen worden uitgevoerd. Maar ondertussen is A. Schulman er nu wel al beter van geworden, met ict als een supportafdeling die allicht “niet zichtbaar, maar wel meetbaar is.” En waar de ‘business’-kant van het bedrijf wel langskomt, omdat “ze weten dat er wordt geluisterd!”

Guy Kindermans