Inventarislijsten van computers opmaken lijkt een vreemde carrièresprong voor iemand die voordien bij een Amerikaanse ict-multinational met een 3-letternaam werkte. Maar Robert Janssens van Optimassets ziet dit als een cruciaal element in de interactie tussen de ict- en financiële departementen.

Het lijkt een rotklus…. Manueel checken of de lijst van computersystemen ook echt overeenkomt met de toestellen ‘te velde’. Toestellen die niet zelden nog tijdens de controle in het gebouw worden verplaatst of zelfs alweer de deur uit zijn (mobiele werknemers maken de klus er niet eenvoudiger op). Toestellen waarvan de locatiegegevens fout of helemaal nergens staan genoteerd… Toestellen die ergens vergeten in lokalen, kasten (die natuurlijk op slot zijn!), rekken etc stof liggen te vergaren… Robert Janssens heeft het allemaal wel gezien en meegemaakt in de voorbije jaren.

Toch vormt zo’n manuele controle een cruciaal onderdeel in het totaalproces van kosten- en budgetbeheer, stelt hij, “het is met name een controle op hoe effectief en relevant de processen zijn die het bedrijf hierbij hanteert.” Het is noodzakelijk om die processen te valideren, zeg maar te kalibreren, want er zal altijd wel een discrepantie zijn tussen de theoretische lijst van toestellen opgesteld door het ict-departement op basis van systeembeheer/asset management middelen en de realiteit te velde. “Een verschil dat echt wel significant kan zijn,” merkt Janssens glimlachend op.

Hoe groot die discrepantie is, en hoe groot de systemische fout is (zeg maar de ingebakken fouten en afwijkingen in het proces) is belangrijke informatie om het proces te verbeteren, maar ook in de dagelijkse praktijk. Zelfs in een wereld van dalende hardwareprijzen kan het financieel aardig aantikken als een manuele controle toestellen tevoorschijn tovert die kunnen worden aangewend voor nieuwe toepassingen, of voor een betere ondersteuning van bestaande. Of er kan worden ingeschat wat het vermoedelijke bedrag is dat teveel aan leasing of softwarelicenties wordt besteed. En daar dan vervolgens gericht naar zoeken. Of het is mogelijk een kijk te hebben op hoeveel en welke software of bestanden door gebruikers zelf worden gedownload – goed voor een betere kijk op de bijhorende kosten voor netwerk- en internetverkeer. Overigens wel met respect van de privacyregels.

Gericht gebruik

Een manuele controle van toestellen, software en dies meer hoeft overigens niet op alle systemen in het hele bedrijf te slaan, of om de haverklap te worden uitgevoerd. Een gericht en doordacht aanwenden van dit instrument moet normalerwijze volstaan. Dat is dan vergelijkbaar met de andere inventarispraktijken in bedrijven. Zo is het niet ongebruikelijk dat zelfs complete vrachtwagenladingen bij levering in verdeeldepots eerst van a tot z manueel worden gecheckt tegen de vrachtbrief. Een manuele check is dan ook letterlijk een vinger aan de pols.

Concreet biedt Optimassets dan ook de nodige diensten om een bedrijf te helpen bij het opzetten en in de praktijk brengen van een assetmanagementsysteem, inclusief de controlemechanismen. Het is de bedoeling dat het bedrijf wordt op weg gezet om later zelf de processen te kunnen controleren en bij te sturen.

Het systeem resulteert in een lagere ‘total cost of ownership’, wat zo’n assetmanagementoefening (en controle) ook interessant maakt voor kleinere bedrijven, stelt Janssens, ook bedrijven met een vijftigtal gebruikers. Overigens steekt de kostprijs – los van de eventuele besparingen – ook gunstig af tegen eventuele financiële schade door het verlies van bedrijfsdata op ‘verdwenen’ toestellen!

Guy Kindermans

‘Het systeem resulteert in een lagere ‘total cost of ownership’, wat zo’n assetmanagementoefening ook interessant maakt voor kleinere bedrijven.’