De Stad en het OCMW Gent schakelen Accenture in voor de implementatie van Successfactors – vorig jaar overgenomen door SAP – voor het beheer van hun ‘zachte hr’.

De Stad en het OCMW van Gent zijn bezig met een dubbele reorganisatieoefening. Enerzijds proberen ze op vlak van hr tot een gezamenlijke dienstverlening te komen, en anderzijds staat er een technische vernieuwing van de zachte en harde hr-systemen op het programma. “Die oefening is een opportuniteit om onze processen te vernieuwen, verbeteren, vereenvoudigen en uniformiseren”, vertelt ons Marleen Mercelis, departementshoofd hr van de Stad Gent. De harde hr – loonberekening, personeelsbeheer – werkte met legacysystemen van Cevi. Voor de zachte hr – competentiebeheer, opleiding,… – was er nog weinig automatisering, behalve voor aanwerving (SAP voor stad Gent en HR-Technologies bij OCMW Gent). In 2011 startte Digipolis, de ict-dienstverlener van de steden Antwerpen en Gent en hun ocmw’s, een marktonderzoek. “In hun achterhoofd hadden ze toen nog een echt erp-systeem. Maar tijdens dat proces werd duidelijk dat die sector een stevige evolutie heeft doorgemaakt en dat er dus andere opties waren.”

Uiteindelijk werd er voor de cloudoplossing van Successfactors geopteerd, die Accenture voorstelde. De waarde van het project schommelt rond 1 miljoen euro. “Wij hebben al sinds 2007 goede ervaringen met Successfactors, maar hier is die Amerikaanse software nog maar pas aan het opkomen”, vertelt Hendrik De Wilde, managing director voor de zorg- en publieke sector bij Accenture Belux. “Tijdens het aanbestedingstraject werd Successfactors bovendien overgenomen door SAP, wat toch een bevestiging was van de waarde van de oplossing.” De businesscase voor een cloudoplossing voor de Stad en het OCMW Gent was vooral de lagere implementatie- en onderhoudskosten. “Ook op vlak van mankracht voor service en onderhoud zouden we besparen”, klinkt het bij Mercelis. De Wilde bevestigt dat: “De klant betaalt na de implementatie gewoon een abonnementskost. Functioneel kunnen de klanten het systeem zelf verder invullen, op basis van wat Succesfactors aanbiedt en zonder dat er enige programmatie aan te pas komt. Succesfactors zorgt voor zeer regelmatige nieuwe releases die door klanten kunnen worden geactiveerd op eigen tempo. Ook het technisch onderhoud van de oplossing gebeurt uiteraard bij Succesfactors.”

“We hebben tijdens de gunning streng toegekeken op de security en op de eisen van de Europese wetgeving voor wat betreft de locatie van de data. Successfactors ging zelfs nog verder dan wat wij vroegen. Bovendien toonde het systeem zich zeer gebruiksvriendelijk”, zegt Mieke Hullebroeck, departementshoofd Personeel en Organisatie van het OCMW Gent. Andere leveranciers hadden onder meer Peoplesoft, SAP en eigen oplossingen voorgesteld.

Nieuwe werken

Accenture kon, na de gunning in de zomer, in september starten met de analyse- en designfase. Bij de hr van de stad en het OCMW wordt tegelijkertijd aan die nieuwe processen gesleuteld. “De concretisering van onze visie, die eerder werd bepaald, kunnen we aftoetsen aan de “best practices” die Accenture ons toont. Die kunnen ook als inspiratie dienen tijdens de workshops en zo weten we waar we ons prioritair op moeten toeleggen”, vertelt Hullebroeck. “Gap-analyses tonen ons waar de hiaten zitten.” Tegen midden januari zou al ongeveer 80 procent van de processen en functionaliteiten in het systeem moeten zitten. Op 1 juli 2013 moet het echt live gaan.

De overstap op het Successfactors-systeem valt samen met de evolutie naar een prestatiegerichte cultuur bij de stad en het OCMW, waarbij voor de evaluatie van werknemers bijvoorbeeld duidelijke objectieven zichtbaar gemaakt worden. “Dat is ook gelinkt met onze stap naar ‘het nieuwe werken’ en een andere manier van leidinggeven die daarmee gepaard gaat. Het is een andere manier om je mensen op te volgen.” En het feit dat Successfactors in de cloud draait, zorgt ervoor dat het systeem van op eender welke plek en toestel met internetverbinding kan worden geraadpleegd. “Ook dat is deel van het nieuwe werken natuurlijk.” Bovendien zit in het systeem rapportering ingebouwd. “We kunnen zo snel de impact van beleidsbeslissingen zien.”

Voor de harde hr zit de aanbesteding overigens nog in de analysefase. “Ook hiervoor werd in 2011 de request-for-information uitgestuurd, maar sindsdien is er ook op dat vlak veel vooruitgang geweest, waardoor we onze eisen aan het herbekijken zijn”, zegt Mercelis nog. “Maar het is nodig, want het systeem van Cevi dat we nu hebben draaien, is gewoon verouderd.”

Stefan Grommen