Standaardisatie blijft een van de grootste uitdagingen bij het gebruik van de elektronische factuur. Duidelijke afspraken over een algemene standaard zouden de doorbraak van de e-factuur nochtans sterk kunnen versnellen.

Het probleem van de standaardisatie situeert zich op drie niveaus. In de eerste plaats zijn er de verschillende kanalen waarlangs een elektronische factuur verstuurd kan worden, zoals e-mail, edi, ftp, x.400, enzovoort. Ook de elektronische factuur zelf kan in diverse bestandsformaten verschijnen. Sommige bedrijven kiezen voor xml, andere werken met een edi-document, met IDoc of een ander formaat. Tot slot zorgt ook de inhoud van het document voor diverse mogelijkheden. Het gaat namelijk lang niet alleen over elektronische facturen, maar ook over elektronische bestelbonnen, orderbevestigingen, pakbonnen, enzovoort. Het gebrek aan een gestandaardiseerde aanpak zorgt ook verderop in de keten voor problemen, met name bij de integratie van de elektronische factuur in het erp-systeem van de klant. Ook in de erp-wereld bestaan er namelijk tal van verschillende formaten. Hoewel het op technisch vlak meestal wel mogelijk is om alle formaten en systemen op elkaar af te stemmen, blijft dat in het domein van de boekhouding een complexe en vaak erg dure zaak.

Overheid kan adoptie versnellen

Interoperabiliteit blijft in het domein van de e-factuur de grootste uitdaging. Nogal wat bedrijven nemen daarom een heel voorzichtige houding aan. Wachten tot er één standaard is en het gebruik van de e-factuur tot dan uitstellen, heeft echter weinig zin. Wel is het nuttig om als bedrijf met de klanten te overleggen en samen een standaard te kiezen, om zo de communicatie tussen zo veel mogelijk partners mogelijk te maken. In de praktijk verplicht de wetgever het gebruik van een bepaalde standaard niet. Door het succes van sommige spelers uit de sector bestaan er de facto wel formaten die min of meer tot standaarden zijn uitgegroeid.

Een mogelijkheid is dat de ubl-standaard (unified business language) in de toekomst voor een doorbraak zorgt. Het is een standaard die vaste schema’s hanteert voor documenten zoals facturen en bestelbonnen. De overheid kan een belangrijke rol spelen bij de adoptie van ubl. Dat blijkt onder meer uit de praktijk in Scandinavië. Wie er wil optreden als toeleverancier voor de overheid, is verplicht zijn documenten via de ubl-standaard op te stellen. Het is een aanpak die – grotendeels via het gebruik van de standaard – de toepassing van e-facturatie fors heeft versneld.

Dries Van Damme