Terwijl de markt voor printsystemen instort, zweren de constructeurs voortaan bij veel meer dan alleen maar services. Nu moeten alleen nog de grote bedrijven hiervan worden overtuigd.

Volgens Gartner is de Europese markt voor printsystemen (printers, kopieermachines en multifunctionele toestellen) met maar liefst 18 % gekrompen tot 39,6 miljoen machines. En de terugval is nog meer te voelen in waarde omdat de markt met 21 % is gedaald naar 11,3 miljard $. En geen enkele grote speler op de markt ontsnapt aan de malaise, want de absolute marktleider, namelijk HP (41,3 % in 2009) kent een daling van 21 %, tegenover 17,3 % voor Canon (naar 17,1 % van het marktaandeel), 12,4 % voor Epson (14,5 % van de markt), 2 % voor Samsung Electronics (7 % van de markt) en 17,6 % bij Brother (6,9 % van de markt). Erger nog, Gartner verwacht niet dat de groei zal terugkeren in 2010.

Kosten… en nog veel meer

Om de zwakke verkoop op de markt voor uitrustingen op te vangen, maar – natuurlijk – ook om tegemoet te komen aan de vraag van de ondernemingen die op zoek zijn naar allerlei besparingen, bieden de leveranciers steeds meer managed printservices aan.

Hun belangrijkste argument: de mogelijkheid om tot 30% van de druk/kopieerkosten te doen dalen in de onderneming. Wanneer men weet dat een werknemer gemiddeld zo’n 8.000 pagina’s per jaar afdrukt (bron: NewField IT), is de som gauw gemaakt. Zelfs als men weet dat de printomgeving in de ruime betekenis een van de domeinen is waar de minste studies over investeringsrendement en totale eigendomskosten worden gedaan. Daarbij moet gezegd dat de printactiviteit vaak nog balanceert op de grens tussen informatica en de afdeling facilities. Ook de verborgen kosten zijn bijzonder complex op dit vlak.

Maar de daling van de kosten is niet de enige motivatie die de bedrijven naar voor schuiven om te evolueren naar beheerde diensten. Zo wijst een recente studie van Quocirca (dat in het laatste kwartaal van 2009 200 bedrijven met meer dan 1.000 medewerkers ondervroeg in Europa en de Verenigde Staten) erop dat veiligheid wordt genoemd door 76 % van de ondernemingen als argument om te evolueren naar MPS (managed print services). Een veiligheid die niet alleen betrekking heeft op de vertrouwelijkheid van de afgedrukte/gekopieerde documenten, maar ook op de gegevens die worden opgeslagen op de harde schijf van de machines.

Globaal genomen zeggen ondernemingen dat 11 % tot 20 % van hun totale it-budget gaat naar printing (met een piek in de financiële wereld) en ze bevestigen dat ze door het gebruik van MPS hun printbudget met 30 % en zelfs meer kunnen verlagen. Ook hier legt de financiële sector het meest enthousiasme en de grootste ambitie aan de dag.

Andere argumenten pleiten voor een uitbesteding van de printactiviteit buiten de onderneming. Zo vindt 67 % van de bedrijven die door Quocirca gepeild werden dat printing een kwestie van strategie is, vooral in de financiële en openbare sector. De voorspelbaarheid van de kosten is ook een belangrijke motivatie, net als de wil bij de onderneming om zich op haar strategische activiteiten terug te plooien. Andere argumenten zijn de zorg om de kwaliteit en/of betrouwbaarheid van de service te verbeteren, de risico’s te verkleinen en de nood aan een grotere beschikbaarheid.

We voegen er aan toe dat MPS zich voor vele bedrijven opdringt om de Capex (kapitaaluitgaven) te beperken ten gunste van de Opex (operationele uitgaven).

Outsourcing

De enquête van Quocirca beperkte zich echter niet tot een analyse van de redenen om een beroep te doen op MPS. Het bureau ondervroeg bedrijven die hun printactiviteiten reeds hadden toevertrouwd aan een externe leverancier. Zo zou 91 % van de ondernemingen tevreden tot zeer tevreden zijn over hun beslissing om een beroep te doen op MPS. Ondernemingen die een hardwarefabrikant kozen als MPS-leverancier, zouden bovendien nog meer tevreden zijn over hun contract dan diegene die kozen voor een computerdealer of een systeemintegrator.

Als we Gartner en zijn magisch kwadrant mogen geloven (zeker van augustus 2009), wordt de MPS-markt gedomineerd door twee leiders, Xerox en HP, gevolgd door 5 challengers: Lexmark, Ricoh, Pitney Bowes, Canon en Toshiba. Volgens het bureau vormen kostenbesparingen de belangrijkste motivatie om een beroep te doen op MPS, een motivatie die des te sterker is naarmate de economische crisis toeslaat. Dat neemt niet weg dat Gartner vindt dat ondernemingen 20 tot 30 % zouden kunnen besparen door hun park intern te beheren, als ze beschikten over de nodige middelen en personeel. Ondernemingen zouden er ook belang bij hebben om de interne departementen te betrekken bij de aankoopbeslissingen. Tot slot lijkt een relatie op lange termijn onmisbaar wat betreft MPS.

Marc Husquinet