Volgens een in januari 2006 gestart project wil Carrefour Belgium op termijn alle inkomende facturen in elektronische vorm ontvangen. Die worden dan gearchiveerd op het Deskom-platform. Het project draait op kruissnelheid.

Al in 1998 begon Carrefour Belgium met een EDI-systeem (de uitwisseling van elektronische gegevens) voor zijn facturen en dat eerste proefproject gebeurde met zes leveranciers. Na een proefperiode van twee jaar waarvan het einde samenvamt met de overname van de Franse groep Carrefour, worden er tien leveranciers toegevoegd aan het EDI-initiatief, dat gebruik maakt van de Edifact-norm. In mei 2003 komt het project in een stroomversnelling terecht. Het aantal deelnemende leveranciers stijgt van 16 naar 560, en in oktober 2007 loopt 75 procent van de goederenfacturen via EDI.

Dematerialisering

Begin 2006 besluit Carrefour Belgium om van EDI over te schakelen naar een digitalisering van de inkomende facturen van goederenleveranciers. Vereisten waaraan moet worden tegemoet gekomen zijn onder andere interoperabiliteit, de naleving van de Europese richtlijn en de capaciteit om een aanzienlijk deel van de facturen te verwerken. Van de it-dienstverlener wordt verwacht dat hij binnen de zes maanden een proefproject kan starten met negen leveranciers.

Concreet heeft Carrefour Belgium (dat samen met Frankrijk en Spanje behoort tot de pioniers binnen de groep) een beroep gedaan op het Franse Deskom, dat niet alleen zorgt voor de digitalisering van de facturen (lees: de archivering en de controle met de papieren versies), maar ook voor sommige specifieke controles in opdracht van Carrefour Belgium.

Confrom het contract zijn de eerste negen leveranciers in mei 2006 in productie gegaan. In oktober 2007 worden de facturen van 58 leveranciers, goed voor 25 procent van de totale inkomende goederenfacturen, gedigitaliseerd – zo’n 80.000 tot 90.000 facturen per maand. “Tegen eind 2007 hopen wij aan 30 procent te geraken, en tegen eind 2008 zelfs aan 50 of 55 procent”, zegt projectleider Pieter Vanhoutte.

Voordelen

Dankzij het Deskom-platform beschikt Carrefour Belgium nu over een fiscale en juridische archiveringsoplossing voor zijn facturen gedurende 10 jaar (met garantie van de integriteit en authenticiteit van de facturen), met toegang tot de gedigitaliseerde facturen via een online portal en een persoonlijke weergave van de factuur.

Andere troeven van Deskom zijn de mogelijkheid om internationale facturen te verwerken en de interoperabiliteit van het netwerk. Door de kennis van de lokale markt kan Carrefour Belgium proactief leveranciers benaderen in samenwerking met Deskom.

Voor Carrefour Belgium levert het hele digitaliseringsproject een aanzienlijke productiviteitswinst op (niet alleen de verwerking als dusdanig maar ook de controles die meestal intern worden uitgevoerd), besparingen op de archiveringskosten en een verhoogde kwaliteit van de dienstverlening. Bovendien past dit allemaal in de principes van vereenvoudiging en coherentie die de distributeur zo nauw aan het hart liggen. z

Marc Husquinet