Personeelsbeheer heeft plaats geruimd voor talent management. De it-infrastructuur is gevolgd. “Van zuivere data capturing is men geëvolueerd naar echte managementinformatiesystemen.”

De human resource management afdelingen hebben de voorbije jaren een steeds prominentere rol gekregen binnen bedrijven. Naar de oorzaak moet niet lang gezocht worden: het vakje ‘personeelskosten’ is meestal één van de grootste kostenposten binnen de organisatie, en het herinrichten en optimaliseren van het personeelsbeheer kan leiden tot grote besparingen.

Als gevolg daarvan, zagen we hr-systemen evolueren van ondersteunende tools voor personeelsbeheer, naar systemen die ook kunnen helpen bij het nemen van managementbeslissingen. Intussen gaat men meer en meer naar geïntegreerde systemen, die naast het zuivere personeelsbeheer ook loopbaan, skills en competenties in kaart brengen. Waardoor er steeds vaker over talent management gesproken wordt.

“Talent management is vandaag een hot topic bij heel wat bedrijven”, zegt hr-technologieverantwoordelijke Raf Degens van het consultancybureau Deloitte. “Grote spelers zoals SAP en Oracle spelen daar ook gretig op in. Zij proberen een geïntegreerde oplossing aan te bieden voor al de verschillende processen, maar dat heeft ook zo zijn nadelen. De user interface voor de eindgebruiker bijvoorbeeld, is vaak weinig flexibel en veel te ingewikkeld.”

Kleinere nichespelers, zoals Taleo, Saba of Peopleclick, bieden specifieke oplossingen aan voor evaluaties, learning en rekrutering. Die ‘best of breed’-oplossingen zijn in de meeste gevallen zeer gebruiksvriendelijk naar de front end toe. “Ook Peoplesoft was zo’n ‘best of breed’-speler”, vult evp business development Luc Bossaert van NorthgateArinso aan. “Hr-mensen hielden van dergelijke toepassingen, omdat ze zo handig waren in het gebruik.”

“Traditioneel hebben de erp-boeren toch een tweetal jaar vertraging op de best of breeds”, gaat Degens verder. “De kleintjes zijn natuurlijk flexibeler, en kunnen veel sneller inspelen op vragen vanuit de markt. Oracle en SAP pikken daar dan op in bij hun volgende release, en leveren gelijkaardige features.”

Er is dus duidelijk sprake van een inhaalbeweging vanuit de erp-sector. Maar de inhaalbeweging gaat in twee richtingen. Ook best of breed aanbieders verruimen hun aanbod, en focussen zich niet langer op één en hetzelfde proces. “Neem nu Saba”, aldus nog Degens. “Vroeger bood dat bedrijf learning tools aan, en vandaag zitten er ook oplossingen rond performance management in de portfolio. De twee kanten groeien stilaan naar elkaar toe.”

Standaardisatie

Slechts heel weinig organisaties ontwikkelen zelf een hrm-tool. En wel omdat de bestaande systemen vaak gemodelleerd kunnen worden naar de specifieke processen binnen de organisatie.

In de zoektocht naar een nieuwe hrm-oplossing, zijn er onnoemelijk veel mogelijkheden. Dat maakt het niet gemakkelijk voor de potentiële afnemers. De keuze voor bepaalde functies wordt sterk beïnvloed door het profiel, de behoeften of de strategie van het bedrijf zelf. Gestandaardiseerde systemen zijn alvast aan een opmars bezig, met eenvoudige, gecentraliseerde en geïntegreerde back offices. Met een centrale databank kan het rekruteringsproces bijvoorbeeld geoptimaliseerd worden. Al was het maar omdat je potentiële competenties kan benutten die verspreid zitten over verschillende afdelingen.

“Eén en ander heeft wel tot gevolg dat je vaak met hybride modellen zit”, gaat Bossaert verder. “De erp-infrastructuur is er voor de basisgegevens, binnen de erp-omgeving heb je enkele talent management tools, en voor één of twee processen zijn er best of breed oplossingen.”

“Vijfendertig verschillende best of breed oplossingen uitrollen is passé. Een applicatie voor learning, een applicatie voor performance management, een applicatie voor dit, en eentje voor dat: de grote bedrijven doen het gewoon niet meer. De functionaliteiten wegen niet op tegen de kosten om dat allemaal te onderhouden. Nice to have, dat wel, maar veel te duur.”

E-hrm

Ook e-hrm heeft zich in de afgelopen jaren verder ontwikkeld, en de opkomst van sociale media is daar niet vreemd aan. Bij dit concept krijgen medewerkers via een webportaal toegang tot een veelheid aan (persoonlijke) informatie over arbeidsvoorwaarden, zoals salaris, vakantiedagen, leaseregelingen en dergelijke.

Bossaert: “E-hr is belangrijk om aan kostenreductie te kunnen doen. Als werknemers eenvoudige en zelfs minder evidente processen digitaal en van op afstand kunnen afhandelen, is dat goedkoop voor een organisatie. Nu technologie erg intuïtief is geworden, is de drempel voor die dingen veel lager komen te liggen.”

“Zeker bij talent management wordt e-hrm steeds belangrijker”, vult Degens aan. “Als je een leerpakket aanbiedt binnen een online omgeving, dan moet iedere werknemer in staat zijn om zo’n opleiding te volgen via het web.”

Wie over e-hr spreekt, spreekt al snel over cloud computing. “We krijgen de ene vraag na de andere over cloud computing bij e-hr”, bevestigt de technologieverantwoordelijke van Deloitte. “Natuurlijk, oplossingen in de cloud zijn zodanig flexibel, dat je zowel learningpakketten als evaluatietools kan afnemen, het hele pakket zeg maar.”

“Dit gezegd zijnde, is het nog vroeg. Die markt moet nog rijpen, er duiken te veel vragen op betreffende de risico’s rond dataprivacy en security. Bovendien is informatie over werknemers erg gevoelig. Wil je die beheerd zien op servers van buitenaf?”

Degens denkt dat cloudoplossingen vooral interessant kunnen worden voor de markt van de middelgrote bedrijven “Grote spelers kiezen, nu het economisch wat minder gaat, ook wel eens voor een oplossing in de wolk. Maar als de budgetten terug op niveau zijn, dan zullen die waarschijnlijk teruggebracht worden naar de eigen erp-omgeving. En laat ons eerlijk zijn: zie jij een bedrijf als Coca Cola naar de cloud bewegen voor zijn human resources management?”

Gebruiksvriendelijkheid

Zowel bij NorthgateArinso als bij Deloitte werden er de voorbije maanden tools ontwikkeld die gegevens vanuit de back end (SAP bijvoorbeeld) gemakkelijk toegankelijk maken voor eindgebruikers. “Bedoeling was om via één hr-portaal heel wat diensten te kunnen bestrijken”, besluit Luc Bossaert. “Het maakt niet uit wat je back end is, bij ons passen de schermen zich aan volgens de context. En de user interfaces zijn zeer intuïtief, met eenzelfde look en feel.”

Eenzelfde geluid bij Deloitte. “Zelf aanpassingen doen aan SAP, daar is zowat iedereen terug van afgestapt. Dat is veel te kostelijk. Ook bij de oplossing die we nu intern hebben uitgerold blijft de back end zoals hij was. Het vroegere pijnpunt, de interface naar de eindgebruiker toe, hebben we aangepast met Interactive Forms van Adobe. In de front end zie je dan nog enkel een formulier, en heb je niet langer het gevoel dat je met SAP aan het werken bent. Het document in de front end communiceert wel rechtstreeks met een gelijkaardig document in de back end, standaard SAP. Het eindresultaat werkt zo intuïtief dat de 2500 werknemers binnen ons bedrijf er onmiddellijk mee aan de slag kunnen.” #

Frederik Tibau

RAF DEGENS (Deloitte)

” We krijgen de ene vraag na de andere over cloud computing bij e-hr. Dit gezegd zijnde, is het nog vroeg.”

LUC BOSSAERT (NorthgateArinso)” Nu technologie erg intuïtief is geworden, is de drempel voor e-hr veel lager komen te liggen.”