Als bedrijf deelnemen aan een overheidsofferte kan aardig aantikken wat betreft de papierberg van attesten en bijhorende kosten. Bij de FOD Kanselarij van de Eerste Minister heeft het Telemarc-project in de voorbije jaren al heel wat sloopwerk hierrond verricht, zodat het nu de e-Gov-Award 2012 voor ‘rendabiliteit’ kreeg toegekend.

Wie op de lijst van erkende leveranciers voor overheidsopdrachten staat, moest toch voor elke offerte een rist attesten voorleggen. Dat betrof de jaarbalans zoals gedeponeerd bij de Nationale Bank, het bewijs dat de sociale zekerheidsbijdragen in orde waren, het attest van btw-plichtigheid en informatie over de juridische situatie van de onderneming. Voor de papieren versie van zo’n document moest dan weer telkens worden aangeschoven en natuurlijk betaald.

Dankzij Telemarc kan die informatie nu door de aanbestedende overheden worden opgevraagd bij de oorspronkelijke bronnen, on-line en wanneer nodig. Voor de bedrijven resulteert dat in tijdswinst en uiteraard een stevige kostenbesparing. Voor federale offerte-aanvragen komt dit neer op 12,2 miljoen euro besparingen, naast 6,7 miljoen euro voor de gewestelijke offertes en 19,6 miljoen euro voor de gemeentelijke offertes, zoals berekend door de Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging (DAV). Voor de beide partijen is er het bijkomende voordeel dat de gegevens de meest recente zijn en correct. Bovendien moet de informatie slechts worden ingewonnen over de laureaat (eerst geklasseerde) van een specifieke offerte, met het oog op een eventuele uitsluiting (wegens niet in orde met één of meer voorwaarden).

Van hun kant kunnen de personen bij de aanbestedende overheid toegang verkrijgen tot deze informatie door gebruik te maken van hun eigen (lokale, regionale of federale) toegangs- en authenticatiesystemen (door een gefedereerd ‘trust’-systeem). Hierop werd toegezien door de DAV, die het project op vier punten stuurde: het juridische aspect, ‘governance’, ‘change management’ en het gebruik als informatica-tool.

Naast entiteiten op verschillende bestuursniveaus (federaal, regionaal, gemeenten, ocmw’s), zal Telemarc geleidelijk ook andere entiteiten als politiezones, intercommunales, kerkfabrieken, havens, onderwijsinstellingen etc. worden opgesteld. Het ‘Telemarc observatorium’ staat in voor de opvolging van de gegevens, een correct gebruik ervan, de nodige gebruiksstatistieken, evenals de nodige aanpassingen voor een optimale en gebruikersvriendelijke werking.

[GK]