Terwijl de ondernemingen tot nog toe hebben geïnvesteerd in oplossingen voor documentbeheer of de automatisering van bepaalde processen die samenhangen met de verwerking van de documenten, is de tijd nu aangebroken om een strategie in te voeren voor het beheer van de inhoud op schaal van de organisatie. Content Management dus.

Gezien de groei, zowel in volume als in diversiteit, van de informatie die de organisaties moeten beheren, wordt de problematiek rond het beheer van de inhoud steeds belangrijker. Des te meer omdat vandaag 80% van de gegevens van een onderneming zogenaamd ‘niet gestructureerd’ zijn, of het nu gaat om mails, geluidmateriaal, beeldmateriaal, enzovoort. Nochtans is het absoluut noodzakelijk om op die niet-gestructureerde gegevens dezelfde strenge criteria toe te passen als op de gestructureerde gegevens, of het nu gaat om de waarde, de vernietiging van overtollige kopieën, de optimalisering van de beschikbaarheid, de verrijking met metagegevens of het beheer van de levenscyclus.

Globalisering

Volgens het onderzoeksbureau Gartner is de groei van de ecm-markt (Enterprise Content Management) met twee cijfers versneld tussen 2004 en 2006, waarna ze vertraagd is door de verslechtering van het economische klimaat. In 2008 werd de markt geraamd op 3,3 miljard $, een cijfer dat moest oplopen tot 5,1 miljard $ tegen 2013.

Tussen 2003 en 2007 ging de markt door een consolidatie met onder meer de overname van Interwoven door Autonomy, of Vignette door Open Text. Maar nu lijkt de markt zich te stabiliseren rond enkele grote spelers (zie het magische kwadrant).

Tegelijkertijd worden de grote ecm-platformen steeds rijker en bestrijken ze een zeer breed gamma functies voor het beheer van al dan niet gestructureerde inhoud. Zo bestrijkt het platform EMC Documentum nu de scanning aspecten (met Captiva), het beheer van digitale inhoud (overname van Bulldog), het beheer van output (met Document Science) of e-discovery (dankzij Kazeon Systems).

Naast deze verrijking van het aanbod moet ook worden vastgesteld dat bepaalde organisaties een instrument als Sharepoint van Microsoft beginnen te beschouwen als een infrastructuur voor beheer van inhoud die parallel met de ecm-tools op de markt aangewend kan worden.

Trends

Nog steeds volgens het onderzoeksbureau Gartner zouden de firma’s er belang bij hebben om de consolidatie en rationalisering van hun instrumenten voor het beheer van inhoud te overwegen en om hun ecm-projecten te groeperen met het oog op een globale investering. Want de maturiteit en rijkdom van bepaalde aanbiedingen kunnen de organisaties ervan overtuigen om slechts een beperkt aantal producten, en dus leveranciers te gebruiken om hun behoeften te vervullen. En de consultant om te stellen dat een it-afdeling er belang bij zou hebben om de infrastructuur voor het beheer van inhoud te rationaliseren, om de invoer, archivering, het beheer van de inhoud, het beheer van de policies, de opslag, het opzoeken, de e-discovery, de conformiteit, de governance, enz. te bestrijken. Kortom, de volledige levenscyclus van de informatie beheren (vanaf de aanmaak tot de vernietiging ervan, over de opslag en de exploitatie), met inbegrip van aspecten zoals toegangscontrole, beschikbaarheid, enz. Dan rest nog dat de ondernemingen, vooraleer ze keuzes maken, graag overgaan tot gedetailleerde business cases met roi-analyses, om de fouten uit het verleden te vermijden, en met name de aankoop van gerichte oplossingen, die weliswaar goedkoper zijn en een meer directe roi opleveren, maar die niet kaderen in een globale strategie.

Bovendien zouden de oplossingen van het type open source (we denken bijvoorbeeld aan Drupal, Alfresco of OpenCMS) de markt moeten stimuleren.

Meer algemeen meent Gartner te weten dat de grote infrastructuurleveranciers (stijl IBM, HP, Oracle, Microsoft of SAP) de ecm-markt altijd zullen domineren, dat de integratie en consolidatie van referentiesystemen van inhoud absoluut noodzakelijk is (waarbij de internetdiensten dienen als protocol van interoperabiliteit), dat gebruiksvriendelijkheid altijd een belangrijker criterium zal blijven (aangezien de ecm-instrumenten door niet-technici gebruikt moeten worden), dat de metagegevens aan belang zullen winnen (de descriptors maken het mogelijk om de opgeslagen objecten te verrijken) en dat ecm steeds meer zal moeten communiceren met de erp’s en andere crm’s op de markt.

Marc Husquinet

Ecm zal steeds meer moeten communiceren met de erp’s en andere crm’s op de markt.