In veel ondernemingen is de relatie tussen het ‘business-gedeelte’ van het bedrijf en het it-departement gespannen. Hoe komt dat?

Waarom is het wantrouwen zo groot? Op het seminarie ‘Business Talks IT’ proberen de professoren Bjorn Cumps en Barney Jordaan van Vlerick deze twee werelden dichter tot mekaar te brengen.

Twee partners die tot mekaar veroordeeld zijn. Zo leven in veel ondernemingen het it-departement en de rest van de business met elkaar samen. Volgens it begrijpt business niet waar zij mee bezig zijn. Business is gefrustreerd omdat it-projecten veel te lang duren en niet doen wat ze beloven. De consequenties: projecten die de mist ingaan, teleurgestelde werknemers en een boel geld dat verloren gaat.

“Dit onderwerp gaat in de academische wereld al heel wat jaren mee”, zegt professor Cumps. “Ik heb in 2004 al mijn doctoraat geschreven over “business en it-alignment”, het is dus niks nieuws. Alleen is door de opkomst van zaken als cloud computing, big data, sociale netwerken en mobiele toepassingen de kloof almaar wijder geworden. Meer nog: in it zelf is er een kloof bijgekomen. Je hebt aan de ene kant de it die zich vooral richt op marketing, het departement dat gaat over hippe zaken als sociale media en customer intelligence. En aan de andere kant zitten de hardcore coders, die zich met infrastructuur en enterprise-architectuur bezighouden.”

Eén reden waarom business en it het zo lastig hebben om dezelfde taal te spreken, is omdat de karakters van de mensen zo verschillen, zegt Cumps. “It, dat zijn ingenieurs, wiskundecracks en programmeurs. De business-mensen zijn vaak sociale wetenschappers en economisten. Ze kijken compleet anders tegen de wereld aan.”

Bovendien zorgt ook de manier waarop de meeste bedrijven gestructureerd zijn dat die twee werelden mekaar zelden ontmoeten. Alle it-mensen zitten bij elkaar in een it-departement en dat is een eiland op zich waar voor de rest zich niemand anders waagt. “Er zijn ooit studies gemaakt die onderzoeken wat er gebeurt als je tussen die twee werelden een koffiemachine zet. Dan zie je dat de sociale interactie er op vooruit gaat, mensen praten over de dingen waar ze mee bezig zijn en wat hun problemen zijn. Er is meteen een stuk meer begrip.”

Dat gebrek aan samenwerking is inderdaad een bezwarend element, zegt professor Jordaan. “Vaak gaat het zo: marketing heeft een idee, maar it heeft daar een compleet ander idee over. En dan beginnen die twee departementen zich terug te trekken in een soort loopgravenoorlog om hun gelijk te halen. Terwijl het vaak perfect mogelijk is om of-of-verhaal van te maken, maar een en-en-verhaal. Maar zijn daar onderhandelingstechnieken voor nodig en in veel bedrijven is men nog totaal niet in staat om dat in goede banen te leiden. Het is geen oplossing voor alles, maar het kan veel kwaad voorkomen, ook in conflicten met andere departementen, zoals tussen business en hr bijvoorbeeld.”

Nog een belangrijke factor is het snelheidsverschil waarmee business en it werken, zegt professor Cumps. “De grote strategie in ondernemingen verandert typisch om de twee à drie jaar, tegenwoordig zelfs sneller. It heeft het moeilijk om in dat tempo mee te gaan. Vooraleer die strategie vertaald is naar de gevolgen voor het bedrijf en daarna nog eens vertaald is naar hoe het it-departement dat kan ondersteunen, is de volgende strategiewijziging al weer daar en kunnen ze weer van voor af aan beginnen.”

Om het begrip en de samenwerking te versterken, pleit Cumps voor het installeren van processen en tussenpersonen die de twee afdelingen dichter bij elkaar brengen. “Business architects, liaisons, business analists,… zij moeten als een soort ‘vertaler’ werken en de communicatiestromen open houden.”

Frederic Petitjean