U doet het toch ook met video?

Achter alle videoconferenties die nu de bedrijfsmeetings vervangen, zit vaak ook een organisatie in transit. Hoe blijvend zal die verandering zijn nu we terug wat meer in elkaars buurt mogen komen?

Heeft de covid-19 uitbraak bedrijven er echt toe gedwongen om een digitale transformatie van twee jaar op twee luttele maanden tijd te doorlopen, zoals Microsoft-topman Satya Nadella onlangs stelde tijdens een conference call met beursanalisten? Met, natuurlijk, de adoptie van videoconferencing op kop? “Als ik topman was van Microsoft, zou ik natuurlijk precies hetzelfde zeggen”, lacht Johan Van Wyngene, CIIO (chief information and innovation officer) bij de Antwerpse afdeling van containeroverslagbedrijf DP World. “Maar het is vooral afhankelijk van waar je begint. Ik kan me goed voorstellen dat een bedrijf dat voor het ingaan van maatregelen rond de virusuitbraak geen policy had rond thuiswerken, de afgelopen weken wel héél snel heeft moeten bijbenen. Maar wanneer je, zoals wij en heel wat andere bedrijven, al goed bezig was op dat gebied, is het vooral een kwestie geweest van die aanpak op te schalen en eventueel uit te breiden. We hebben bijvoorbeeld ook onze mensen op de planningsdienst, die nog niet van thuis werkten, mee in het thuiswerksysteem opgenomen.”

In de lift

Ook voor de wereldwijde uitbraak van de covid-19 crisis werd er aan videoconferencing en video collaboration gedaan. Met dezelfde tools als degene die ons hielpen contact houden met collega’s en cliënten tijdens het quarantainewerken: gevestigde waarden als WebEx, Zoom en Microsoft Teams, relatieve nieuwkomers als BlueJeans, een heropflakkering van oudjes als Jitsi en Google Hangouts (ondertussen Google Meet). Ze zijn allemaal aan een opmars bezig. Zoom Technologies merkte eind april al dat er zo’n 300 miljoen gebruikers per dag inloggen op hun systeem. Microsoft Teams merkte een toename van zo’n 30 miljoen dagelijkse gebruikers in de laatste week van februari naar 42 miljoen in de eerste week van maart. WebEx van Cisco Systems, een van de pioniers op dit vlak (naast Skype for Business-voorganger Microsoft Lync), zag het aantal vergaderminuten voor onlinemeetings met meer dan twee deelnemers – geen snelle ‘even samenzitten’-meetings dus, maar waarachtige vergaderingen – groeien naar 20 miljard, terwijl dat er in maart nog ‘maar’ 14 miljard waren. En toen was de echte omslag eigenlijk al gemaakt: tussen maart (de maand waarin de hele wereld plots ging videoconferencen) en februari (de voorlopig laatste ‘normale’ maand) was dat aantal WebEx-minuten al verdubbeld.

“Tussen maart en april zagen we, alleen in België, een toename van meer dan 160 procent wat het aantal meetings betreft, en het blijft continu stijgen”, zegt Michel Assink, head of Collaboration Sales voor Noord-Europa bij WebEx-eigenaar Cisco Systems. “Maar die groei was niet overal dezelfde. Ze kwam in drie snelheden op ons af. Er waren, ten eerste, bedrijven die de technologie al hadden, en heel snel het gebruik ervan hebben laten toenemen. Dat is een heel natuurlijk proces wanneer de technologie in handen van de gebruikers is. Ook bij bedrijven die tot dusver alleen voor bepaalde afdelingen videoconferencingtools gebruikten, zoals uitsluitend de afdeling sales & marketing, werd vrij snel de transitie naar andere gebruikers gemaakt. Maar er waren ook tal van organisaties waarvoor het nieuw was. De grootste toename zagen we bijvoorbeeld in de publieke sector, en ook kmo’s en scholen hebben de technologie versneld omarmd. Veel van die organisaties waren er niet per definitie volledig onbekend mee, maar het dagdagelijkse gebruik van de afgelopen twee maanden was toch iets compleet nieuws. Het leerproces is enorm snel gegaan. Maar ook de acceptatie en de adoptie: veel bedrijven waren niet noodzakelijk beschroomd over het gebruiken van de technologie, maar eerder over het toelaten van thuiswerken. Veel managers hebben daar pijlsnel een andere kijk op gekregen.”

Druk op de ketel

Bij een van de aanbieders ging het even mis. Marco Bal, principal systems engineer voor de Benelux bij data-infrastructuurleverancier Pure Storage wil (en mag, wellicht) niet zeggen wie, maar “de nood was eventjes hoog. Je kunt je wel voorstellen waar dat toe had kunnen leiden. Er was behoefte aan capaciteit, die we binnen korte tijd hebben kunnen leveren. Dat deden we door fysieke capaciteit bij te bouwen, natuurlijk. Maar heel belangrijk voor dit soort toepassingen is tegelijkertijd dat je een onderliggend dataplatform hebt dat snel, eenvoudig en zonder onderbrekingen kan worden opgeschaald. Niet alleen in doorlooptijd, maar ook in de adoptie van diegene die het moet beheren.”

Per definitie zet die flinke toename van het videoverkeer een fameuze druk op de internetinfrastructuur – binnen én buiten het bedrijfsnetwerk. “De allereerste impact die de plotse toename heeft gehad, was natuurlijk op het thuisnetwerk van de medewerkers”, zegt Assink. “Maar de toegenomen tunneling van data, via een vpn bijvoorbeeld, heeft natuurlijk ook gevolgen voor bedrijfsnetwerken. Die verbinding tussen kantoor en thuis moet dus worden geoptimaliseerd. Als cloud provider hebben we natuurlijk ook moeten schalen om de vraag naar bandbreedte, die vanuit de hele wereld naar ons toe komt, te blijven leveren. Er is een zichtbare impact geweest op netwerkcapaciteit. Je ziet daar een trend ontstaan, die overigens al lichtjes aanwezig was voor de uitbraak van covid-19, naar het optimaliseren van verkeer. We zien meer en meer dat bepaalde workloads eerst op het netwerk van het bedrijf zelf worden verwerkt, in het wide area network, en waar nodig naar de publieke omgeving gestuurd. Zo hou je de vraag om capaciteit en kwaliteit in balans.”

Transformatie

Naarmate het virus zijn ijzeren greep op de samenleving lost, en ook de maatregelen waarmee het wordt bestreden versoepelen, komt stilaan de vraag in wat voor wereld bedrijven hierna zullen terechtkomen. Bij medewerkers van bedrijven is de klik alvast gemaakt: uit een recente enquête van IBM bleek dat 54 procent van de 25.000 respondenten aangaf dat ze thuiswerken als primaire manier van werken willen zien. Nu hun werkgevers nog. “Het quasi honderd procent thuiswerken, zoals we dat in volle coronacrisis wekenlang hebben gedaan, blijft wellicht niet, en ik vermoed ook niet dat dat een vraag is van medewerkers”, zegt Van Wyngene. “Maar ik denk dat we nu collectief wel de opportuniteit van videoconferencingtools hebben ingezien. Het engagement van onze mensen is niet achteruitgegaan tijdens deze periode. De tools in kwestie geven hen meer mogelijkheden om in contact te blijven met elkaar, en om op een betekenisvolle manier met elkaar samen te werken. De rol van die digitale meeting tools als enablers van dat slimme afstandswerken zullen ze hierna niet vergeten. Ik heb geen glazen bol, maar er komt wellicht meer balans tussen afstands- en face-to-face-meetings.”

Ook volgens Assink liet de verplichte snelle omschakeling naar thuiswerken vooral zien dat er veel meer mogelijk was dan eerst vermoed. “Het aantal gebruiksminuten zal, naarmate we terug naar het normale gaan, wellicht verminderen”, zegt hij. “Maar de inburgering van videoconferencing die we nu versneld hebben meegemaakt wordt zeker een blijver”, zegt Assink. “Het blijvende element wordt niet het massale gebruik van videoconferencingtechnologie, maar het optimaliseren van werkmomenten. De technologie heeft bewezen dat ze werkt. Dus waarom zou je niet je verplaatsing iets verlaten en een deel van je afspraken via videoconferencing afwerken, zodat je niet in de file hoeft te hangen? Hoe we werken met teams is ook veranderd: ‘samenzitten’ zal heel anders worden gedefinieerd in de toekomst.”