Efficiënte samenwerking binnen een bedrijf? Dat begint met één enkele standaard voor het besturingssysteem van het pc-park. Daarom besliste Umicore om wereldwijd naar Windows 7 over te stappen. Die migratie bleek het uitgangspunt voor een grote standaardiseringsoefening – en een uitdaging op het vlak van logistiek en interne communicatie.

Umicore is een wereldspeler op het vlak van materiaaltechnologie. Het bedrijf werkt onder meer aan uitstootkatalysatoren, materialen voor herlaadbare batterijen, fotovoltaïsche cellen voor de ruimtevaart, brandstofcellen en de recyclage van metalen. Umicore telt wereldwijd 14.000 medewerkers, waarvan 3.000 in België. Om het pc-park te standaardiseren wilde Umicore in één vlotte beweging ongeveer 7.600 pc’s van Windows XP naar Windows 7 migreren. Tegelijk zou het bedrijf daarbij ongeveer de helft van de toestellen vervangen. Umicore sloot daarvoor een directe aankoopovereenkomst af met HP. Unisys kreeg het logistieke luik en de installatie toegewezen. Het Belgische Across Technology werkte een programma uit voor de ondersteuning via interne communicatie.

NIEUW BELEID

Umicore koos bewust voor Windows 7. “Dat platform biedt meer zekerheid”, zegt Katleen Decock, service desk manager bij Umicore. “We wilden liever niet te veel risico nemen. We vreesden dat Windows 8 hier en daar nog wat problemen ging geven. Windows 7 bleek ook beter aan te sluiten bij het serverpark.” Umicore is van plan minstens drie jaar op Windows 7 te blijven. Samen met het nieuwe besturingssysteem stapte het bedrijf ook over naar Microsoft Office 2013. Tegelijk voerde Umicore een nieuw securitybeleid in. Alle laptops zijn voorzien van encryptie. De lokale admin-rechten zijn zo goed als overal verwijderd. Gebruikers kunnen niet langer op eigen houtje programma’s installeren.

“De tijd van de nice to haves is voorbij”, zegt Katleen Decock. “Vroeger waren er soms erg veel verschillende software met vergelijkbare functionaliteit in omloop, of verschillende versies van dezelfde software. Nu werkt iedereen zo veel mogelijk met hetzelfde type software, in dezelfde versie.” Het zorgde er alvast voor dat Umicore zijn applicatiepark van liefst 12.000 exemplaren naar 2.400 programma’s wist terug te dringen. Door de hardware rechtstreeks aan te kopen bij HP, kon Umicore de standaardisering al van bij de basis vorm geven. Voorheen deed het bedrijf zijn aankopen bij lokale resellers, waardoor het toch niet altijd mogelijk bleek om overal dezelfde configuraties te bekomen. De rechtstreekse lijn met HP leverde niet alleen een prijsvoordeel op. “We kozen voor een oplossing waarbij HP de master image als laatste stap in het fabricatieproces op de toestellen plaatst, wat het hele installatieproces merkelijk heeft versneld.”

EIGEN TAAL

Across Technology ontwikkelde een communicatieplan met onder meer een brochure die uitleg geeft bij de uitrol en de voordelen van de migratie. Die brochure verwees de gebruikers ook door naar het intranet en de helpdesk van Umicore. De communicatie verliep in negen talen. “Het was al snel duidelijk dat we ons hier niet tot het Engels konden beperken”, zegt Katleen Decock. “Daarom hebben we ervoor gekozen de mensen zo veel mogelijk in hun eigen taal aan te spreken.” Dat gebeurde trouwens niet alleen via de website, het intranet en het personeelsblad. “Alle medewerkers kregen via e-mail ook persoonlijke berichten met concrete instructies. Daarin stond onder meer tegen welke deadline ze een back-up van hun persoonlijke data moesten nemen, wanneer ze hun laptop naar de deployment room moesten brengen, enzovoort.”

De wereldwijde migratie vroeg een minutieuze voorbereiding. “Dat kon ook niet anders”, zegt Katleen Decock. “Zonder die voorbereiding waren we er nooit in geslaagd ons aan de planning te houden, terwijl dat net heel belangrijk was om de kosten van de migratie onder controle te houden.” Umicore ging in de zomer van vorig jaar met een eerste piloottraject van start. In het najaar van 2013 liep de migratie op volle kracht. Daarna duurde het nog tot april om het hele project af te ronden. Op dat moment had het bedrijf nog altijd 900 pc’s met Windows XP in gebruik, omdat sommige applicaties uit de productie niet compatibel zijn met Windows 7. “Maar ook die toestellen krijgen nog voor het einde van het jaar een upgrade”, besluit Katleen Decock. “Zou dat niet lukken, dan isoleren we de betrokken toestellen om veiligheidsredenen van het administratieve netwerk.”

Dries Van Damme