Bijna 30 % van de bedrijven heeft al een unified communications-infrastructuur in gebruik, en zo’n 15 % heeft plannen om ermee te starten. Maar opmerkelijk: 38 % ziet er helemaal het nut niet van in. Is het dan nog te vroeg voor dit fenomeen of is het vooral hype?

“Neen, helemaal niet”, zegt Erik Lamoral, “maar het is ergens logisch dat velen nog wat terughoudend blijven. Er is traditioneel immers veel geïnvesteerd in de klassieke telefooncentrales en je kan dan niet zomaar omschakelen, je moet altijd rekening houden met je afschrijvingscyclus.” Tom Van Wint vult hier nog aan: “Als wij UC willen uitrollen over heel onze vloot, moeten wij toestellen ter beschikking stellen, een serverpark oprichten, en mensen aannemen om dat te onderhouden, met als gevolg dat de tco gaat stijgen – terwijl je eigenlijk beter met je operator zou onderhandelen om een betere prijs te bedingen voor al je diensten. Ik heb jaren geleden al gezegd: geef mij eens de business case voor UC. Ik krijg verkopers over de vloer die mij proberen ervan te overtuigen dat mijn return onwaarschijnlijk groot zal zijn terwijl wij uiteindelijk toch nog maar altijd met elkaar aan het communiceren zijn. De kosten die ik daarvoor maak, moeten ook wat opleveren, en ik spreek dan niet louter over verbruikskosten maar over een return op mijn balans.”

VEEL MEER DAN TECHNISCHE AANGELEGENHEID

Over één ding zijn onze gesprekspartners het allemaal eens: UC is niet louter een kwestie van het vervangen van het ene systeem door het andere, het wordt een totaal andere manier van werken, sommigen spreken zelfs van een “cultuurschok”. “UC biedt zoveel nieuwe mogelijkheden dat we de mensen gaan moeten leren welk middel aangewezen is voor welke gelegenheid”, zegt Erik Lamoral. “Vroeger was het eenvoudig: je nam de telefoon, je belde, en als die persoon er niet was, belde je later terug. Nu heb je voice mail, e-mail, Lync, noem maar op.”

“In UC is er één belangrijk ding: het is en-en-en, niet of-of-of”, beklemtoont Annemie Depuydt. “Het zijn allemaal onderdelen van UC wat betekent dat je een hele waaier aan mogelijkheden hebt om te communiceren en al naargelang je persoonlijke voorkeur en de concrete omstandigheden gebruik je het een of het ander.”

“Cultuurmatig is UC inderdaad anders”, bevestigt Pieter Corneillie: “ik ben directeur, en mijn secretaresse gaat in eerste instantie wel filteren wat belangrijk is en wat niet. In tweede instantie zal ze vragen of ik beschikbaar ben voor een bepaalde persoon, en dan kan ik nog altijd beslissen of ik er ben of niet. Met UC bestaat die mogelijkheid niet meer, iedereen kan altijd zien of ik er ben. En ook ik kan zien of mijn correspondent beschikbaar is, zodat ik geen tijd hoef te verliezen met hem te bellen als hij er toch niet is.”

HET GEZOND VERSTAND

Erik Lamoral heeft daar een term voor: de “problematiek van de interpretatie van de presence”, maar het heeft volgens hem ook veel met je doelpubliek te maken. “Als je veel kenniswerkers hebt die vaak moeten samenwerken, dan krijgt presence een ander gewicht. En voor bepaalde groepen zal UC zeker een verbetering van de communicatie zijn terwijl het voor andere eerder een vervanging van een telefoontoestel wordt.” Pieter Corneillie vergelijkt hier chatten met telefoneren: bij chatten kan je een oproep negeren, je hoeft niet onmiddellijk te reageren tijdens een vergadering, met telefoneren is dat moeilijker.

“Maar eigenlijk is er één centraal principe”, stelt hij: “het gezond verstand. Als ik continu bereikbaar moet zijn en ik word gebeld, dan is er geen enkel probleem. Maar het is niet omdat mijn baas mijn gsm-nummer heeft dat hij mij ‘s avonds voor het kleinste probleem kan bellen. Je moet gewoon je verstand gebruiken. Ik sta na 19 uur misschien nog wel ‘available’ op Lync, maar daarom wens ik nog niet gestoord te worden.”

Ook Tom Van Wint pleit voor een dosis gezond verstand. “Ik zie altijd mensen die zich verontschuldigen dat ze nog niet of maar gedeeltelijk met UC bezig zijn, terwijl ik denk: we leven in een fantastische tijd waarin dat allemaal kan, neem dus gewoon wat voor u het beste uitkomt, het moét niet.”

Frans Godden