Met Policy Patrol Signatures kunt u de vormgeving en de e-mailhandtekeningen van bedrijfsmails centraal beheren. De software werkt met Microsoft Outlook, Google Apps en Office 365.

Red Earth Software kennen we van Policy Patrol, software waarmee u afdwingbare reglementen oplegt voor bedrijfsmail. Om Policy Patrol te gebruiken, dient u uw eigen Exchange-server te draaien. Policy Patrol Disclaimer is een van de onderdelen van Policy Patrol en wordt gebruikt om centraal e-mailhandtekeningen en disclaimers op te leggen. Dit onderdeel is ook apart verkrijgbaar onder de naam Policy Patrol Signatures (PPS) voor Microsoft Office 365, Microsoft Outlook en Google Apps for Business.

De licentiecode die u koopt en intikt tijdens de installatie van de software bepaalt met welk e-mailplatform Policy Patrol Signatures samenwerkt. U moet dus aparte licenties kopen voor elk type e-mail, maar in de meeste bedrijven zal toch maar één type worden gebruikt en is dit geen probleem. PPS werkt ook met Outlook Web Access (OWA), maar in dat geval gebruikt u beter Policy Patrol Disclaimers omdat die software rechtstreeks op de Exchange Server werkt en niet zoals PPS via een apart te configureren Windows-service.

Praktijk

PPS bestaat uit vier gedeeltelijk optionele modules die op dezelfde Windows-pc kunnen worden geïnstalleerd, of die u over meerdere pc’s of servers verdeelt. De Administration Console dient om de Windows-service te configureren. U kunt die console ook op meerdere pc’s op verschillende locaties installeren en verbinden met het tweede onderdeel, namelijk de Database Server. Dat onderdeel bevat de configuratiebestanden. Gebruikt u Outlook, dan dient u de PPS Outlook AddIn te installeren op elke client-pc waarvan u de e-mail centraal wil vormgeven. Die bestaat in twee smaken, eentje voor Outlook 2010 en eentje voor Outlook 2007, 2003 en XP. De uitrol kan centraal gebeuren via Windows Group Policy Management. Voor OWA-gebruikers ten slotte is er nog de Exchange Server Client die geïnstalleerd moet worden op de Exchange Server waarop de mailboxen draaien. Maar Red Earth Software raadt zelf aan om in dit geval Policy Patrol Disclaimers te gebruiken. We hebben de Exchange-functionaliteit dan ook niet getest. We testten wel de Office 365- en Google Apps-versies.

In de administratieconsole definieert u eerst een of meer beheerders voor PPS. Die informatie haalt u uit Active Directory of uit de lokale beveiligingsdatabase van de pc waarop de PPS-console geïnstalleerd is. Vervolgens definieert u één of meer handtekeningsjablonen. Een wizard helpt u op weg. U kunt de handtekening in html-, rtf- en tekstformaat creëren. Afbeeldingen (gif of jpeg), weblinks en automatische velden worden ondersteund. Ook kunt u een standaardfont verplichten voor de e-mailtekst zelf. Op die manier kunt u dus uw huisstijl opleggen voor alle bedrijfsmatige e-mail. Gebruikersvelden zoals namen, telefoonnummers, initialen of titels kunt u importeren uit Active Directory of de directory van Google Apps. Ontbreekt een bepaald veld voor een bepaalde gebruiker dan zal PPS die informatie niet in de handtekening plaatsen of door standaardtekst vervangen op voorwaarde dat u een zogenaamde ‘field prefix’-code gebruikt. Hebt u eerder al een handtekening gemaakt in een ander Windows-programma dan kunt u die importeren in de PPS-editor. Exporteren naar andere Windows-programma’s is eveneens mogelijk. U kunt PPS ook automatische updates laten uitvoeren op gezette tijden. Dit zorgt ervoor dat eventuele wijzigingen in de bedrijfsdirectory worden gepusht naar de bedrijfshandtekeningen.

Gebruikers voegt u toe uit Active Directory of uit de directory van Google Apps. U kunt de eerder gecreëerde e-mailhandtekeningen verplichten voor alle, specifieke of groepen van gebruikers. Bij elke keuze kunt u een preview opvragen van het resultaat. Het is perfect mogelijk om voor verschillende types gebruikers verschillende soorten handtekeningen te verplichten. Even simpel is het om verschillende soorten handtekeningen op te leggen voor nieuwe berichten, antwoorden en doorgestuurde berichten.

CONCLUSIE

E-mails kunnen uw bedrijf juridisch binden. Uniforme e-mailhandtekeningen verplichten is dus een goed idee. Met Policy Patrol Signatures dwingt u dit zeer eenvoudig centraal af. U kunt het product trouwens 30 dagen lang gratis uitproberen.

INFO

PRODUCT: POLICY PATROL SIGNATURES 2.0

PRODUCENT: Red Earth Software, www.policypatrol.com

LEVERANCIER: Aurelium NV, www.aurelium.be

PRIJZEN: €125 voor 10 gebruikers; €595 voor 100 gebruikers (te betalen per platform); onderhoudscontracten: €30/jaar voor 10 gebruikers; €119/jaar voor 100 gebruikers.

SYSTEEMVEREISTEN: Office 365 versie: Windows 7, 2008 R2; Office 365; Power Shell 2.0; Microsoft. NET Framework. Google Apps for Business versie: Windows 2000 of hoger; Google Apps; Microsoft. NET Framework.

Jozef Schildermans