Nog maar een paar decennia geleden stond het hoog op elk lijstje met voorspellingen van futurologen: het papierloze kantoor. Zo ver is het nog lang niet, maar met de vooruitgang in digitaliserings-, scanning- en communicatietechnologie, komt deze oude droom wel almaar dichterbij. Ook in ons land wordt stevig aan de weg getimmerd.

Het traject begint in de voorbereidingskamer, waar de documenten ontdaan worden van nietjes en paperclips en waar ze gesorteerd worden. Alle stukken die bij mekaar horen, worden voorafgegaan en afgesloten door een speciaal papier met een barcode. Op die manier weet de computer straks welke documenten samen horen in één file. Daarna gaat alles in grote bakken naar de scankamer. Eén medewerker zorgt voor een constante aanvoer van papier op een lopende band. Als racewagentjes vliegen de paperassen door een flink uit de kluiten gewassen scanmachine. Zonder ook maar een fractie van een seconde te vertragen, passeren ze onder de cameramodule en verdwijnen ze opnieuw in een papierbak. “Deze machine scant 160 pagina’s per minuut”, zegt algemeen directeur Stephan Cornelis van Input For You fier. “In één beweging worden vier versies ge-scand: recto-verso, telkens in kleur en zwart-wit. Een goede 150.000 euro per stuk kosten ze, zo hebben we er hier vier staan.”

Verschillende klussen

Het Anderlechtse Input For You is een van de bedrijven in ons land die zich toeleggen op het digitaliseren en archiveren van papieren documenten. Het is een vrij gespecialiseerde business en een kleine wereld; sectorgenoten als Youston, Unified Post, Arco en Merak komen mekaar geregeld tegen. Hun markt bevindt zich meestal op twee fronten: het inscannen van archieven en het inscannen van inkomende en uitgaande documenten. Twee zeer verschillende klussen.

Input for You startte in 2006 met het digitaliseren van ziekenhuisarchieven, nog steeds een belangrijk marktsegment voor het bedrijf. Daarnaast zijn bijvoorbeeld ook sociale secretariaten (Attentia, Partena,..) en verzekeraars (DKV, Ethias,…) goede klanten. “We zijn begonnen met enkele kleinere ziekenhuizen, maar een kantelpunt voor ons was het archief van Gasthuisberg in Leuven”, legt Stephan Cornelis uit. “We hebben voor hen twee miljoen dossiers gedigitaliseerd, goed voor zo’n tachtig miljoen pagina’s of twintig kilometer papier. Daar zijn we in totaal zo’n twee jaar aan bezig geweest.”

Op elk gescand dossier wordt ocr-software losgelaten en worden automatisch en handmatig metatags toegevoegd, zoals bijvoorbeeld patiëntennummers. Op die manier kunnen ze logisch gecatalogeerd worden en is de inhoud later gemakkelijk terug te vinden.

Het Gasthuisberg-project, met een waarde van zo’n drie miljoen euro, is het grootste dat Input for You al op zijn palmares kon schrijven. “Die investering had het ziekenhuis na pakweg achttien maanden al weer terugverdiend. Het aantal medewerkers dat zich met het archief moest bezighouden, daalde van zeventig naar tien.”

Kostenbesparing voorop

De kostenbesparing is inderdaad één van de voornaamste redenen voor ondernemingen en organisaties om tot een digitalisering over te gaan, bevestigt verkoopsdirecteur Alain Dewispelaere. “Een fusie is ook vaak een goeie motivatie. Verschillende archieven bevinden zich dan plots op verschillende plaatsen en om het overzicht te behouden, zal men dan vaak beslissen om heel de boel te digitaliseren. Soms was er ook al een digitaal archief. Laboresultaten bijvoorbeeld worden typisch al langer enkel digitaal aangeleverd. En dan moet je plots twee archieven gaan onderhouden: een papieren en een elektronisch. Dan is het vaak de moeite om alles meteen maar elektronisch te maken. Je wint er ook enorm veel tijd mee. Vroeger duurde het soms dagen eer een dokter een patiëntendossier dat hij had aangevraagd ook daadwerkelijk in zijn handen kreeg. Nu gaat dat met een druk op de knop. En dan is er natuurlijk ook nog een puur praktisch voordeel: de ruimte die je wint. In Leuven is het archief een personeelsruimte geworden. In het ziekenhuis van Mol hebben ze er een afdeling gynaecologie van gemaakt. Het ziekenhuis van Diest is ook een mooi voorbeeld. Daar zaten delen van het archief onder trappen en in bezemkasten gestouwd.” Peter Vansynghel is ceo van het Hasseltse Youston. Zijn bedrijf digitaliseerde onlangs 2,5 kilometer archief in het Sint-Trudo Ziekenhuis in Sint-Truiden. Hij wijst op nog een onmiskenbaar voordeel van een digitaal archief: “Een digitaal archief is heel wat veiliger dan een papieren soortgenoot. Je kan perfect aangeven wie gegevens mag veranderen, welke gegevens dan wel of wie alleen maar mag lezen. Bovendien wordt elke toegang gelogd, zodat men nadien perfect kan nagaan wie wat heeft ingekeken.”

Kostprijs?

Veel voordelen dus, maar wat kost dat nu, een archief digitaliseren? “De algemene prijs is bij ons gebaseerd op een unit prijs per blad”, zegt Stephan Cornelis. “En die is afhankelijk van verschillende factoren: het inpakken van de dossiers, de voorbereiding (ontnieten, plakwerk, scanklaar maken,…), verwijderen van blanco bladen, zwart-wit of kleurenscans, moeten dossiers nadien vernietigd worden, enzoverder… Voor elk project schatten wij de aantal lopende meters, het aantal dossier en het gemiddeld aantal bladen. Uiteindelijk moet je dan rekenen op een kostprijs tussen drie en zes euro per honderd bladen, afhankelijk van de complexiteit van een dossier.”

Een prijs plakken op een archiveringsklus is inderdaad niet iets dat je met een vingerknip doet, zegt ook Peter Vansynghel. “Het is maatwerk, altijd. Je mag ook niet vergeten dat het een heel arbeidsintensief proces is. Wij indexeren archieven altijd volledig vooraleer ze gescand worden. Als dat archieven van twintig of dertig jaar oud zijn, waar al vijf, zes archivarissen in gewerkt hebben die elk hun eigen systeem hadden, ja, dan begrijp je wel dat het een zware klus is om daar terug je weg in te vinden. Je mag rekenen dat voor elke man die scant, er zeven zijn die voorbereidend werk doen.” Voor dat voorbereidend werk doen zowel Input for You als Youston beroep op beschutte werkplaatsen. “Voor die mensen is dat een ideale job”, zegt Cornelis.

Gespecialiseerde groeimarkt

Er valt nog steeds winst te halen uit het digitaliseren van archieven, maar je moet als bedrijf voorzichtig zijn op deze markt, meent Vansynghel. “Het is nog altijd een groeimarkt, maar wel een zeer gespecialiseerde. Het is werk op korte termijn en het brengt een zeer hoge workload met zich mee. Precies daarom is het voor ondernemingen duurder om dit zelf te doen: ze hebben er geen ervaring mee, het is lastig te automatiseren en daarom zou het nog duurder zijn als ze dit zelf moeten aanpakken. En uiteraard: voor de meeste klanten is dit meestal maar een eenmalige oefening.”

Precies daarom begon Input for You zich ook meer en meer op een ander terrein te begeven: het digitaliseren van inkomende papierstromen. “Denk aan bestelbons, contracten, schadeclaims voor verzekeringsmaatschappijen en zeker ook facturen”, zegt Cornelis. “Per dag scannen we er hier een paar duizend, onder meer voor Certipost. Soms komen die rechtstreeks naar ons, soms passeren ze eerst nog bij onze klant. Zo’n factuur wordt ingescand, alle belangrijke data wordt er uit gelezen en binnen de acht uur staat ze rechtstreeks in het erp- of boekhoudsysteem van de klant, klaar om betaald te worden. De papieren versie gaat dan later in de versnipperaar. We garanderen dat 99,5 % tot 99,75 % van de ingelezen data correct is. Dat is een percentage dat je met ocr alleen nooit kan bereiken, wel met hcr (human character recognition) en ocr. We werken hiervoor heel vaak samen met de integratoren, bedrijven als UnifiedPost, Certipost/Basware Ad Valvas en Arco bijvoorbeeld.”

Leasemaatschappijen

Nog een opmerkelijk klantensegment van de scanbedrijven voor deze service zijn leasemaatschappijen. Omdat zij de wettelijke eigenaars blijven van de auto’s die ze via leasing ter beschikking stellen aan ondernemingen, komen ook de boetes die de chauffeurs verzamelen bij hen terecht. “Wij krijgen per jaar zowat 110.000 boetes binnen”, legt Pierre Pignoloni van ALD Automotive uit. “Gemiddeld zo’n 500 à 600 per dag. Die worden door Input For You ingescand voor Unified Post die ze elektronisch naar de klant doorstuurt. Die krijgt dan een e-mailtje met een link naar het document en de uitnodiging om de boete te betalen.”

Ook hier worden tijdswinst en een vereenvoudigde workflow aangehaald als de reden om tot scanning over te gaan. “Voor we dit systeem gebruikten, kregen we zo’n 50.000 boetes per jaar en waren er tweeënhalf voltijds equivalenten mee bezig om die allemaal te verwerken. Nu is het aantal boetes meer dan verdubbeld en is er nog een halve fte mee bezig. Het werkt ook veel gemakkelijker. Als we vroeger een parkeerboete binnenkregen en die doorstuurden, kregen we diezelfde boete plots na een maand opnieuw binnen, verhoogd met nalatigheidsintresten. Als je daar dan je klant over aansprak, was het vaak van ‘Ja maar, ik heb die nooit gekregen…’ en begon er een welles-nietes-spelletje. Nu wordt alles getraceerd en gelogd. We kunnen tot op de seconde zien wanneer iemand zijn mail met de boete heeft opengedaan. Er valt dus niet meer aan te ontsnappen (lacht).”

Vanuit zakelijk oogpunt is dit soort dienstverlening een stuk interessanter dan puur archieven scannen, meent Alain Dewispelaere. “Archieven digitaliseren gaat met pieken en dalen. Je krijgt een opdracht, dus je zakencijfer gaat flink omhoog, maar daarna is de opdracht gedaan en is er een terugval. De papierstromen in een bedrijf inscannen is een stuk stabieler, want dit is dagelijks weerkerende, recurrente business.”

“Toen we pas begonnen, kregen we dit soort opdrachten dikwijls ook naar aanleiding van een ge-scand archief”, vult Cornelis aan. “Nu is het vaak omgekeerd. We maken kennis met een klant omdat we zijn papierstromen digitaliseren en pas daarna vraagt hij ons om zijn archief aan te pakken. Alleen het personeel van de bedrijven moeten soms wel overtuigd worden van het nut, want voor hen verandert de workflow natuurlijk wel voor een groot stuk. Er komt dus zeker ook een stukje change management bij kijken.”

En op welke kostprijs moet een onderneming hier rekenen? “Die wordt berekend per stuk. Die is alweer afhankelijk van verschillende factoren: het openen van de enveloppes, de voorbereiding van de bladen, de scanning zelf, de identificatie van de dossiers, de metadata die gecapteerd wordt, het verwijderen van blanco bladen,… ga uit van zowat 0,5 tot 0,8 euro per document.”

Winstgevendheid niet gegarandeerd

Ook UnifiedPost in Terhulpen, een van de grootste documentverwerkers van het land, geeft aan dat er nog een duidelijke groei in dit segment zit. Maar er zijn ook kanttekeningen te plaatsen. “Wij zijn vorig jaar dertig procent gegroeid en dat was een minder jaar”, zegt marketing manager Michel Warlop. “Er is dus nog sowieso organische groei, maar of de winstgevendheid in dezelfde mate volgt, daar ben ik minder van overtuigd. E-invoicing bijvoorbeeld, puur verzenden van elektronische facturen is volgens mij een afkalvende markt. De reglementering door de wetgever wordt voortdurend versoepeld, zodat het steeds laagdrempeliger wordt. Er gaan dus steeds meer spelers zich mee bezighouden en er zijn ook al klanten die het zelf doen. Het wordt een commodity. Aan de andere kant zijn er nog steeds de Europese regels die eisen dat de authenticiteit van een factuur ondubbelzinnig kan aangetoond worden en dat de integriteit verzekerd is. Daar gaan nog mensen tegen de lamp lopen en het is gewoon wachten op de eerste rechtspraak hierover. Die staat er ongetwijfeld aan te komen. Ook het bouwen van een wettelijk en doeltreffend legaal archief is echt geen simpele klus. Daar komt heel wat meer bij kijken dan veel mensen denken.”

Ook bij Input for You is de legaliteit van elektronische documenten een voortdurend aandachtspunt. “Zeker omdat de wetgeving regelmatig verandert”, zegt Alain Dewispelaere. “Er ligt nu opnieuw een wetsvoorstel van vijftig pagina’s op tafel dat de regelgeving vernieuwt. Ik ben er me op dit moment aan het doorworstelen (lacht).” Om de authenticiteit van elk gescand document te verzekeren, koppelt Input for You er nu een MD5 hash tag aan. Door die unieke code kan nagegaan worden of er op enige manier iets aan het document veranderd is.

Zorgen voor toegevoegde waarde

En hoe probeert UnifiedPost verder nog toegevoegde waarde aan hun diensten te koppelen om de concurrentie voor te blijven? “Door bijvoorbeeld de integratie met be-talingsoplossingen. Dat gaat een stuk verder dan een mail met een betaalknop, hoor. Wat doe je wanneer een bepaald factuur tweemaal betaald wordt? Hoe handel je be-talingsbetwistingen af? Hoe koppel je daar een legaal archief aan? Ook op het vlak van mobiele toepassingen is er nog heel veel ruimte om te innoveren. Dat is ook weer meer dan gewoon een app bouwen of wat html-code aan je site toevoegen. Dat moet helemaal ingebakken zijn in je platform. Dat zijn de dingen waar wij nu aan werken.”

Het bedrijf waar UnifiedPost die integratie al het verst heeft voor doorgetrokken, is het persagentschap ThomsonReuters; een van haar grootste klanten. “Zij maken wereldwijd gebruik van ons portaal om facturen, disputen, be- talingen en bank statements af te handelen voor hen en hun klanten”, zegt Warlop. “En dat allemaal gekoppeld aan een legaal archief. Daarnaast proberen we ook volledige sectoroplossingen te ontwikkelen. Voor de leasemaatschappijen bijvoorbeeld. Een leasebedrijf moet voortdurend interageren met garages en bandencentrales. Heel die communicatie en workflow kunnen we digitaliseren. Wanneer een chauffeur zich aanbiedt voor een onderhoud, vertrekt een signaal vanuit de garage naar de maatschappij om dat onderhoud te authoriseren. Daarop wordt automatisch een werkorder aangemaakt, het onderhoud wordt uitgevoerd en er komt automatisch een factuur terug binnen. Ook voor de reissector hebben we zoiets, om de traffic tussen de reisorganisatoren en de -agenten te automatiseren, al gaat dat minder ver. Die bestellingen worden nog manueel ingevoerd, maar de facturen komen al wel automatisch binnen in het erp-systeem. En opnieuw wordt heel het proces gekoppeld aan een legaal archief.”

Frederic Petitjean