Bij zijn aanwerving door de ICDI als informaticadirecteur in april 2009 botste Alain Van Hout op een infrastructuur die hij als “prehistorisch” bestempelde, een vaststelling die trouwens bijval kreeg van de algemene directie. De organisatie was immers niet gespaard gebleven door de “problemen”. Maar vandaag beschikt de intercommunale over een it die uitgesproken toekomstgericht is.

Wat stelde u vast toen u in april 2009 aan de slag ging bij de ICDI?

ALAIN VAN HOUT: Mijn eerste taak bestond erin om de bestaande informatica in het bedrijf in kaart te brengen, zowel op administratief als op exploitatievlak omdat we een fabriek en verschillende sorteercentra beheren. De balans, die trouwens werd gedeeld door de nieuwe directie, was duidelijk: de informatica van de ICDI dateerde nog van de prehistorie en werd beheerd zoals een kleine kmo zou doen, met één enkele server zonder redundantie, een extern beheerde e-mailservice, een ontoereikend netwerk, ook al was het van meet af aan ontworpen in Gbit enz. Het enige positieve punt was dat de telefonie al digitaal was.

De eerste prioriteit was om de invoering af te ronden van de network nodes van onze belangrijkste sites door ze onderling te verbinden met behulp van optische glasvezel of wifi-hotspots om een comfortabele bandbreedte te kunnen bieden. Nog op het vlak van communicatie werkt het radionetwerk van de vrachtwagens nu ook digitaal en de toegang tot de recyclageparken werd geautomatiseerd op basis van de elektronische identiteitskaart met een kaartlezerterminal waar ik indertijd zelf het programma voor heb geschreven.

Het tweede grote project had betrekking op het werkstation en de servers. Vanaf het begin heb ik besloten niet te opteren voor pc’s, vanwege het hoge personeelsverloop. Ik heb dus de richting van virtualisatie gekozen, zowel voor het werkstation als voor de servers. Na onderzoek en testing van het VMware-aanbod bleek dat deze oplossing veel bandbreedte opslorpt en een pcoip-beeldcompressie via software aan de serverzijde vereist. Daarom viel de keuze op Citrix met vdi-posten met 7 fysieke servers via het ica-protocol en ‘thin client’-terminals. Ica zendt voornamelijk high-level informatie van het Windows-displaysysteem door. Voor de applicatieservers hebben we ook 45 servers gevirtualiseerd, verspreid over 2 sites via 5 fysieke servers om een grotere redundantie en een specialisatie van de diensten per server te waarborgen, zodat we beter opgewassen zijn tegen storingen. Ik weet nog dat toen ik hier pas begon, er maar één bestand- en applicatieserver was.

Kwamen er al snel andere projecten?

ALAIN VAN HOUT: Zodra de basisinfrastructuur geïmplementeerd was, konden er inderdaad andere projecten van start gaan. Het ging weliswaar om kleinere projecten, zoals de opvolging van de gegevensverzameling via geolokalisatie, netwerkbeveiliging, het upgraden van de generieke en specifieke software ten behoeve van verschillende diensten. In 2012 werd er een nieuw ip-telefoniesysteem ontplooid dat volledig geïntegreerd is in het netwerk. Zo kunnen we niet alleen het communicatiebeheer verbeteren en de mobiliteit van de gebruikers waarborgen, maar ook het telefonische onthaal verbeteren dankzij een stemautomaat die wordt ondergebracht in een call center om inkomende oproepen van de burgers en gemeenten door te sturen.

Om op termijn aanzienlijk te kunnen besparen, de hardware te harmoniseren en de milieu-impact sterk te doen dalen, kocht de ICDI trouwens onlangs nieuwe ultramoderne multifunctionele toestellen aan. Met deze nieuwe toestellen hebben we een duidelijk zicht op het verbruik en kunnen we het doen dalen door een betere verdeling van de behoeften.

Nog vorig jaar werd er ook een intranet en andere communicatiedragers intern ingevoerd om gemakkelijker informatie te kunnen uitwisselen en opzoeken, zowel naar boven als naar beneden via de documentatiestromen.

Welke projecten staan er dit jaar en daarna nog op stapel?

ALAIN VAN HOUT: Aangezien onze serverinfrastructuur voortaan op 2 sites is ondergebracht, gaan we een disaster recoveryplan invoeren door te bepalen hoeveel tijd we nodig hebben om te herstellen na een ramp.

Naast deze investeringen zijn we begonnen met een uitgebreid plan om een geïntegreerd beheersoftwareplatform te creëren dat de naam ZEN meekreeg, wat staat voor Zone d’Echange Numérique (Digitale Uitwisselingszone). Via dit platform kunnen we nieuwe software van de verschillende businesses integreren die allemaal afgestemd moeten worden op gemeenschappelijke processen en een gemeenschappelijke communicatie. Onze doelstelling is om via dit platform één homogene toegang te bieden tot de informaticatools, de rechten en veiligheid ervan in elke fase van de processen van dichterbij te beheren en deze verschillende processen tot een goed eind te brengen. Op het vlak van complexiteit is het mooiste voorbeeld dat de intercommunale op dit platform wil zetten het beheer van de aankopen in functie van de verschillende types aanbestedingen. Uit de vele andere mogelijkheden van ZEN werd al beslist om te investeren in de ontwikkeling van een systeem voor het beheer van de commerciële dienst in verband met de boekhouding, het onderhoudsbeheer en het beheer van de voorraden en verzekeringen.

Gezien de overgang die de voorbije 3 jaar plaatsvond is het nu van belang om de infrastructuur te stabiliseren en weer op normale kruissnelheid te komen. Want alle renovatie- en moderniseringprojecten moesten parallel worden geleid om een zo nauw mogelijke integratie en een maximale samenhang te waarborgen. Tegelijkertijd ging er veel aandacht naar communicatie en change management. Want in elk project speelt het psychologische aspect een belangrijke rol. We moeten geduld oefenen, de keuzes degelijk uitleggen want soms nemen we bepaalde gebruikers hun bestaande technologie af en geven we in de plaats een performantere technologie die restrictiever en meer beveiligd is. De mensen moeten ook opgeleid worden voor de nieuwe tools. Zo hebben we een opleidingsruimte uitgerust met een tiental machines waar het personeel kan leren werken met deze nieuwe administratiesystemen en aan e-learning kunnen doen.

Hoe evolueren uw teams, rekening houdend met dergelijke projecten?

ALAIN VAN HOUT: Ons it-team telt momenteel 4 mensen en het merendeel van de 36 vaardigheden van het vak is intern vertegenwoordigd. Nu moeten we er een structuur volgens 3 pijlers aan geven: beheer, netwerken & systemen, en programmering. We moeten ook de helpdesk en communicatie ontwikkelen, namelijk via de website en het intranet die aan verbetering toe zijn. We zijn van plan om een system engineer te zoeken en we doen een beroep op stagiairs. Dit vraagt een extra budget, ondanks de beperkingen die de organisatie opgelegd krijgt, maar het is belangrijk om de interne structuur te verbeteren om een evenwichtige gelijkheid tussen de vaardigheden te bereiken.

Maakt u hierbij gebruik van onderaanneming of outsourcing?

ALAIN VAN HOUT: Voor een organisatie die volop evolueert zoals de ICDI is het van essentieel belang om de informaticatools intern te beheersen, zeker omdat de specifieke kennis van ons vak zo belangrijk is. De overgrote meerderheid van de it-taken voeren we intern uit, maar we hebben wel een beroep gedaan op Systemat bijvoorbeeld voor de ontplooiing van de infrastructuur, of op Euro Burotic voor de printsystemen. Ik denk trouwens dat een intern it-team proactiever kan optreden dan externe partners omdat ze de interne behoeften en de tools die vermoedelijk zullen worden ingevoerd beter kennen. Natuurlijk moet je intern over zeer ruime vaardigheden beschikken, maar we hebben al laten zien dat we in staat zijn om verbeteringen aan te brengen aan de business. Uiteraard is het belangrijk om de voor- en nadelen van outsourcing na te gaan.

Wordt er gedacht aan cloud?

ALAIN VAN HOUT: Met de virtualisatie van onze servers hebben we al een interne private cloud. Stilaan beginnen we derden toegang te verlenen tot onze cloudinfrastructuur. Dat geldt voortaan voor la Resourcerie du Val de Sambre dat instaat voor de verzameling en opwaardering van de ongebruikte objecten, en dat vroeger met een outsourcer werkte.

Hoe zit het met de budgetten?

ALAIN VAN HOUT: U zult wel begrijpen dat door de omvang van de uitgevoerde informaticaprojecten de it-budgetten de voorbije jaren fors de hoogte in gegaan zijn. Nu moeten ze zich enigszins stabiliseren, zonder echter te dalen, want we gaan het ZEN-platform nog implementeren.

Hoe is uw relatie met de algemene directie?

ALAIN VAN HOUT: Toen ik hier aan de slag ging werd er ook een nieuwe directie aangesteld die me van meet af aan veel vrijheid liet in mijn keuzes. Zo werd er een strategisch plan voor 2011-2013 opgesteld om na te gaan welke projecten we moesten uitwerken en tegelijk om de kosten en voordelen ervan uit te leggen, zowel op financieel als op businessvlak. We kunnen immers alleen maar vaststellen dat it een steeds grotere plaats inneemt in de organisatie. We moesten ook coherent blijven in onze beslissingen en alleen maar beloftes maken die we ook kunnen nakomen. Ik hecht er dan ook veel belang aan en steek er veel tijd in om de keuzes die we maken uit te leggen, en ik sta hierbij zeer dicht bij de gebruikers op het terrein. Ik moet dus een strategische visie combineren met een aanwezigheid op het terrein, het is relatief moeilijk en soms zwaar om voortdurend beide zaken te doen. Daarom willen we iemand met een echt technisch profiel aanwerven, maar het is moeilijk om de juiste kandidaat te vinden.

Marc Husquinet