De concurrentie ligt slechts een paar seconden later en één click verder op de loer… Zo omschrijft directeur ICT Marc Verrijkt het concurrentieel landschap waarin de farmaceutische groothandelscoöperatie Febelco actief is. Met zijn ‘Febios’-project stelt hij evenwel de klanten tevreden en deed hij ei zo na een succesvolle gooi naar de prijs van ‘ICT Innovator of the year – Industry’.

Ontstaan in 2002 uit het samengaan van drie coöperaties, speelt Febelco, zelf ook een coöperatieve vennootschap, vandaag met ca. 32 procent marktaandeel een leidersrol in de Belgische farmaceutische groothandel. Vier keer per dag levert het bedrijf met 825 werknemers en 200 bestelwagens vanuit acht vestigingen geneesmiddelen bij de ca. 2.350 aangesloten apothekers en andere klanten zoals ziekenhuizen. Omdat de prijzen vastliggen en de concurrentie scherp is, moet Febelco zich permanent bewijzen door een betere dienstverlening, stelt Verrijkt. Dat gaat van een bijzonder grote voorraad (ter waarde van ca. 78 miljoen euro) en dito productaanbod (meer dan 40.000 producten, inclusief speciale producten als kousen, thuisverzorgingsproducten en dies meer) langs veelvuldige leveringen en een informatiedienst met elf specialisten, tot een sterke automatisering van de ordersamenstelling. Het nagelnieuwe ‘Febios’ – alias Febelco Internet Order Service – moet op zijn beurt een grote bijdrage leveren tot het bestendigen van Febelco’s marktpositie.

Febios biedt de aangesloten apothekers voor het eerst de mogelijkheid bestellingen te plaatsen over het internet, met een hele rits bijkomende diensten. Niet alleen is er een snelle verwerking en bevestiging van de bestelling, maar de apotheker kan nu ook de beschikbaarheid van producten op basis van Febelco voorraadinformatie controleren, zonder koopverplichting. Daarnaast zal de apotheker ook toegang hebben tot informatie over de bestellingen die hij of zij in de voorbije paar jaar heeft geplaatst en over wat hij nog in nabestelling heeft. Ook informatie over bestellingen recht-streeks bij vertegenwoordigers en manuele orders kunnen zo uiteindelijk in het systeem worden opgenomen. En voorts zal langs die weg de apother ook op de hoogte worden gebracht van prijsveranderingen, promoties, updates en dies meer.

Technisch stevig onderbouwd

Gezien de uiterst bedrijfskritieke aard van deze dienstverlening voor de klanten, hebben Verrijkt en de zijnen gezorgd voor een soliede en innovatieve technologische onderbouw – iets waarmee ze bij Febelco niet meteen aan een proefstuk toe waren. In 1976 werd bij de voorgangers van Febelco al aan ‘real time’ input van telefonische bestellingen op terminal gedaan en eind van de jaren tachtig werd via modems de eerste elektronische link met de apothekersystemen gelegd.

Vandaag steunt Febios op twee IBM i5 series 550 systemen (u weet wel, de opvolger van de iSeries, alias AS/400, alias…) die als productie- en BU/ontwikkelingssystemen (alias ‘Castor’ en ‘Pollux’) met behulp van Lakeview Mimix tot een ‘high-availability’ omgeving zijn samengevoegd, met regelmatige tests van het overzettingsproces. Voor de koppeling van de apothekerapplicaties aan het systeem van Febelco werd een eigen Internet Based Orders Transport Protocol (IBOTP) geformuleerd en opengesteld voor de softbouwers. Daarbij wordt natuurlijk ook het verkeer tussen de systemen bij de apotheker en Febelco versleuteld.

De software omvat een viertal modules die de gehele afwerking van de order voor hun rekening nemen, inclusief de aansturing van de ‘orderpi-cking’. Zodra het proces tot een goed einde werd gebracht, krijgt de apotheker informatie over de status van zijn order (wat hij of zij kan verwachten, wanneer, wat zal worden nageleverd, de prijs etc). “Het gehele proces neemt minder dan drie seconden in beslag,” aldus een trotse Verrijkt. Dat kon hij onder meer door tussen het frontend deel van de toepassing en de iSeries-systemen een ‘socket’ te gebruiken die hij had gevonden bij IBM Frankrijk.

Het resulterende systeem is niet alleen snel, maar ontlast ook andere faciliteiten bij de apotheker, zoals de telefoonlijn die nu vrij blijft voor onder meer betalingen met kaart. Ook verdwijnt de nood aan een modem, “en daar waren sowieso geen betrouwbare meer van verkrijgbaar,” dixit Verrijkt.

Het hele project werd ook in snel tempo geïntroduceerd bij de klanten. De eerste demo’s werden eind 2006 getoond op de tweejaarlijkse Farmabeurs in Brussel, gevolgd door een tiental proefimplementaties en een productiestart op 1 januari 2007. Vandaag hebben al meer dan 1.200 apothekers de overstap naar het nieuwe systeem gezet, goed voor ca. 6.300 bestellingen per dag. Meer nog, “er worden nu al meer bestellingen over het internet geplaatst dan per modem,” aldus Verrijkt. En dat is een mooi resultaat, want het project vereiste wel een cultuurswitch bij de apothekers. De vroegere ‘stand alone’ omgeving van de apothekers is nu immers nauw verweven met het internet en daar stonden de apothekers aanvankelijk zeer huiverig tegenover. Maar dat wantrouwen is dank zij Febios gesmolten als sneeuw voor de zon.

Guy Kindermans