Met 80 productievestigingen en 130 verkoopkantoren in meer dan 40 landen had Vesuvius nood aan een efficiënte reporting, zeker door de heterogeniteit van de gebruikte transactionele systemen. De implementatie van Cognos heeft voor een onmiddellijke consolidatie gezorgd.

“Vesuvius is weliswaar een multinational met een omzet van 1,4 miljard pond en 12.000 medewerkers, maar de onderneming is klein in elk land waar ze aanwezig is. Dat is ook zo in België, waar onze vier vestigingen elk niet meer dan ongeveer 150 mensen tewerkstellen,” zegt Nicolas Matheï, group controller en chief performance officer. Bovendien zijn de transactionele systemen (boekhouding, verkoop, voorraden, inkoop, fabricage, costing) bijzonder heterogeen en overgeërfd van verschillende overnames. Het gaat vooral om JD Edwards (verschillende versies) maar ook om VicSys (een ERP van eigen makelij), Syspro, Excel, en bij ons nog Axapta, Cubic en Sun.

De onderneming vervangt deze erp-oplossingen geleidelijk door SAP Business One dat “onze standaard wordt voor de komende jaren.”

Reporting

Nadat Cognos al een paar jaar terug werd ingevoerd voor business intelligence-toepassingen, besloot Vesuvius iets meer dan een jaar geleden om zijn bestaande FDC-reportingsysteem van Comshare te vervangen. Na analyse van de verschillende producten op de markt viel de keuze op Controller van Cognos. “In die periode hadden we een grote overname op het oog [Foseco, nvdr.]. Het bleek onmogelijk om de nieuwe onderneming te integreren met de FDC-tool die de grens van zijn kunnen had bereikt”, zegt Nicolas Matheï. “We hadden een meer ontwikkelde oplossing nodig.” In de praktijk dialogeren de transactionele systemen met de consolidatielaag (Cognos Controller voor de financiële processen en Lotus Notes voor andere processen zoals inkoop, costing, verkoop, fabricage, enz.) om hun gegevens door te sturen naar een centraal datawarehouse waar de maandelijkse, wekelijkse en dagelijkse extracties gebeuren. De gebruikers kunnen deze gegevens daarna via e-mail of het intranet opvragen voor analyse (via Cognos-cubes) of voor zoekopdrachten en het maken van verslagen en statistieken.

Prestatiebeheer

De gebruikers loggen in vanop Citrix-clients op Cognos dat draait op virtuele Citrix-servers in het informaticacentrum van Vesuvius in de Verenigde Staten. De Controller-applicatie wordt momenteel nog niet gevirtualiseerd in VMware (maar is in load balancing geïnstalleerd op twee servers om permanent beschikbaar te zijn), maar Cognos 8 wel. Als portaal maakt Vesuvius gebruik van Cognos 7 en 8 (met geleidelijke migratie naar de nieuwe versie). Het ETL-gedeelte wordt beheerd door SQL Server 2005 terwijl de creatie van cubes gebeurt met behulp van Cognos Transformer of SQL Server 2005. “Ongeveer 250 medewerkers gebruiken PowerPlay via het web voor de creatie van cubes, terwijl de verslagen worden aangemaakt door super-users die ze daarna per mail versturen. In Controller maken we automatisch verslagen aan die nadien automatisch worden verstuurd volgens een distributielijst,” aldus Nicolas Matheï.

Voordelen

“Een reportingtool kan maar efficiënt zijn als de kwaliteit van de gegevens gegarandeerd is. Vandaar dat de validering en de controle van deze gegevens zo belangrijk is,” beklemtoont de chief performance officer. “Ook geïsoleerde groepen gegevens moeten worden vermeden. Dankzij het Cognos-portaal beschikken we over één enkele versie van de waarheid, terwijl het reportingproces geautomatiseerd wordt en de gebruikers in een selfserviceomgeving werken.” Vesuvius wil zich ook niet beperken tot loutere financiële reporting maar “een holistisch beeld hebben van de prestaties van de onderneming.” Er zijn dan ook plannen om de reporting open te stellen voor processen zoals inkoop, verkoop, enz. “Doordat Cognos een collaborative tool is, kunnen we bovendien een gemeenschappelijke taal en cultuur creëren en de reportingprocessen beter begrijpen. We zijn ook veel flexibeler geworden omdat er geen unieke erp meer nodig is om een geconsolideerde reporting te verkrijgen. Het uiteindelijke doel is de productiviteit en de samenwerking te verbeteren.” Vesuvius heeft inmiddels een apart departement heeft opgericht voor performance management dat bestaat uit een User Facing Group (interface tussen it en de business evenals eerstelijnsondersteuning), Data Champions (beheer van de mastergegevens en controle van de integriteit van de gegevens) en Data/Process Change Management.

Marc Husquinet