Kantoorsoftware draait lokaal. Toch? Het heeft zeker voordelen qua werksnelheid, maar er zijn ook beperkingen. Zo is informatie delen niet altijd even eenvoudig, zeker niet voor mobiele medewerkers en telewerkers. Bovendien kunt u niet met elke pc of notebook vanaf eender welke locatie aan uw data. Dankzij ContactOffice en Viadesk kunt u uw data ook in de cloud plaatsen. Google pakt het met Apps Premier nog anders aan: ook de applicaties bevinden zich in de cloud. Welke aanpak werkt het best?

Zowat elk bedrijf heeft desktop-pc’s met Windows en Office draaien. Dat is de standaard. Maar dat is een probleem voor werknemers die uithuizig zijn en geen bedrijfsnotebook ter beschikking hebben. Of die niet vanuit het internet aan hun data kunnen. Daarnaast vereist lokaal geïnstalleerde software ook aardig wat licenties en extra onderhoud. Bovendien weten we allemaal dat werken onder Windows allerlei beveiligingsrisico’s met zich meebrengt, dus moet u ook nog eens investeren in de noodzakelijke beveiligingssoftware en de updates en upgrades daarvan. Medewerkers die regelmatig de baan op moeten, kunnen wel via vpn’s documenten, e-mails en kalenderinformatie uitwisselen met de thuisbasis, maar wat als die notebook defect raakt of gestolen wordt? En informatie echt synchroon houden tussen een notebook en een desktop-pc loopt ook niet altijd van een leien dakje.

Geen wonder dus, dat er steeds meer interesse komt voor ‘hosted’ oplossingen, ook wel clouddiensten of cloudapplicaties genoemd. Hierbij bevinden de gegevens en/of kantoortoepassingen zich op een internetserver van een dienstenleverancier of van uw eigen bedrijf. De gebruikers van die applicaties hoeven dan alleen maar een pc of notebook met internettoegang en een browser te hebben en na een inlog kunnen ze meteen aan de slag. De webinterface heeft nog andere voordelen: u kunt gebruik maken van thin clients, of van pc’s of notebooks die onder Linux werken en dus veel veiliger zijn zonder dat u noodzakelijkerwijze moet investeren in beveiligingssoftware voor op de desktop. Bovendien hoeft u uw hardware ook veel minder vaak of zelfs zo goed als niet te upgraden als er op een desktop-pc of een notebook alleen maar een webbrowser draait. Het is immers de processorkracht van de server(s) die bepaalt hoe vlot de hosted applicaties werken.

Minpunten

Ook al lijken cloudapplicaties en -diensten erg modern en nieuw, in feite zijn ze dat niet. Over de jaren heen is dat concept al verschillende keren van naam veranderd. Herinnert u zich nog de netwerkcomputer uit de jaren ’90, ‘service based computing’, het ‘virtuele kantoor’, ASP, thin clients, SaaS, noem maar op? In feite gaat dat allemaal over gehoste applicaties en diensten. Omdat de populariteit taant, wordt het van tijd tot tijd opnieuw ‘uitgevonden’. Dat doet natuurlijk de vraag rijzen waarom die populariteit dan taant. Dat heeft vooral te maken met performantie. U hebt echt een bijzonder pittige breedbandinternetverbinding nodig om geen problemen met werksnelheid te hebben. Dat is zeker het geval als ook de applicaties via het internet worden aangesproken.

Een ander nadeel heeft te maken met updates en upgrades. In de cloud gebeuren die immers volledig buiten uw controle om. U zult het vast niet op prijs stellen als zo’n upgrade wijzigingen in de functionaliteit of de gebruikersinterface tot gevolg heeft. En het verdwijnen van eigen software kan ook heel wat kennis en bekwaamheid in verband daarmee doen verdwijnen in uw onderneming. Als u hiermee rekening houdt bij het nemen van een weloverwogen beslissing, kan werken in de cloud een meerwaarde betekenen. In dit artikel bespreken we vier gehoste kantooroplossingen. ContactOffice en Viadesk zijn producten van lokale Belgische en Nederlandse spelers en bestaan al sinds 1999. Hun aanbod neemt het op tegen Apps Premier van de Amerikaanse gigant Google. Microsoft Office Live Small Business is nog steeds niet bij ons beschikbaar en hebben we dus niet behandeld.

ContactOffice

ContactOffice komt uit België, maar werkt internationaal. Het bedrijf is sinds 1999 met gehoste kantoordiensten bezig. Naar eigen zeggen heeft ContactOffice meerdere honderdduizenden abonnementen lopen plus enkele honderden gepersonaliseerde versies van ContactOffice. Dat personaliseren is een optie, om uw eigen stempel op de interface te drukken, met inbegrip van uw eigen bedrijfsnaam en logo’s. Gehost werken is overigens niet verplicht, al zullen we hier alleen die optie behandelen: u kunt er ook voor kiezen de dienst op uw eigen servers te draaien.

ContactOffice is een vrij volledig virtueel kantoor. Het verwacht wel dat u alle benodigde applicaties zelf hebt draaien. Bij ContactOffice gaat het immers voornamelijk om centrale en beveiligde opslag en het delen van gegevens, niet om het in de cloud draaien van de kantoorapplicaties zelf. U hebt dus behalve uw webbrowser ook een kantoorsuite nodig. Dat hoeft niet die van Microsoft te zijn: een moderne Linux met bijvoorbeeld OpenOffice.org werkt ook prima, net als Gnome of KDE Office. Er is ook ondersteuning voor mobiele toestellen zoals pda’s en smartphones.

Abonnementen

U betaalt een maandelijks abonnement per actieve gebruiker. U hoeft overigens niet dezelfde abonnementsformule voor al die gebruikers te kiezen: er zijn vijf formules en een daarvan is volkomen gratis. Alle gebruikers die slechts de minimumdienst – dadelijk meer hierover – nodig hebben, kunt u dus volledig gratis met ContactOffice laten werken. ContactOffice kent vijf abonnementsformules: Free (gratis), Light (5 euro/maand/gebruiker), Regular (10 euro/m/g), Advanced (20 euro/m/g) en Hyper (50 euro/m/g). De gratis versie biedt 100 adressen en 100 afspraken, 100 MB opslagruimte voor e-mails en nog eens 100 MB voor documenten en ontbeert sms-functionaliteit. Voor ieder abonnementstype kunt u nog kiezen tussen de individuele, groeps- of gepersonaliseerde versie. De groepsversie laat toe om informatie en documenten te delen. De gepersonaliseerde drukt zoals we eerder al vermeldden uw eigen bedrijfsstempel en -identiteit op de dienst. Als u gebruikers in uw bedrijf hebt die hiermee toekomen, dan kunt u ze gratis met ContactOffice laten werken. Hebt u meer nodig, dan kiest u een van de betalende formules. De exacte specificaties van elke formule zijn op de website van ContactOffice te vinden. Er is overigens ook nog een onderwijsversie met daarop afgestemde functionaliteit en prijsbepaling. Ze is – voor alle duidelijkheid – bedoeld voor academisch personeel, niet voor de studenten.

Functionaliteit

Wat krijgt u nu precies bij ContactOffice? Een verrassend volledig pakket van kantoordiensten die we kunnen onderverdelen in een aantal hoofdrubrieken: berichten, agenda’s, fora, documenten en groepen. Er is ook nog een ‘home’-rubriek die alle andere rubrieken bundelt. U kunt mensen contacteren via e-mail, fax en sms; er is deelname aan fora en u kunt onderling chatten. Voor het werken met documenten hebt u zoals eerder aangehaald wel een geïnstalleerde kantoorsuite nodig. De gehoste data kunt u vanaf uw locale applicaties exporteren van en naar ContactOffice. Dat gaat zowel voor uw e-mailadresboek als uw browserbladwijzers of -favorieten. Hierbij biedt ContactOffice ook een synchronisatiemogelijkheid om uw gegevens zoveel mogelijk zowel lokaal als in ContactOffice gelijk te houden. U kunt gegevens per applicatie exporteren of alles in één keer.

Praktijk

ContactOffice zorgt voor constante spam- en malwarefiltering voor alle mails. U kunt meerdere bestaande mailaccounts in één ContactOffice-venster weergeven en gebruiken. Desgewenst kunt u een bestaand e-mailprogramma herconfigureren om al die mail aan te spreken via de mailserver van ContactOffice. Agenda’s en documenten kunt u delen met andere gebruikers of een hele groep. U kunt hierbij zelf beslissen wie toegang heeft tot welke gegevens en die toegangsrechten op elk moment uitbreiden, inkrimpen of intrekken. De adresboekfunctie omvat een vrij volledig contactenbeheer, maar het is geen CRM, al kunt u eventueel wel informatie uitwisselen met bestaande CRM-software. ContactOffice biedt verder een virtuele schijf waarop de gebruikers allerlei bestanden kunnen opslaan om die dan eender waar ter wereld te gebruiken. U kunt ook andere gebruikers toegang geven tot die virtuele schijf. Deze virtuele schijf wordt overigens getoond als een folder op de desktop. Het systeem is compatibel met alle besturingssystemen die WebDAV ondersteunen.

Oordeel

ContactOffice is een bijzonder rijke virtuele kantooromgeving die erg prettig werkt en bijna belachelijk goedkoop is. U hebt wel nog steeds een geïnstalleerde kantoorsuite nodig, want er zijn geen gehoste desktopapplicaties. Elke Windows, Linux en Mac desktop- of notebookcomputer heeft normaal zo’n kantoorsuite aan boord. Dat de informatie behoorlijk ingedeeld en veilig eender waar ter beschikking is, is natuurlijk wel een pluspunt.

Viadesk

De tweede lokale speler in deze test, het Nederlandse Viadesk, bestaat net als ContactOffice al sinds 1999. Viadesk gebruikt een webinterface die zo platformonafhankelijk mogelijk is, precies om gebruikers de kans te geven aan hun virtuele kantooromgeving te kunnen vanop eender welke pc met een internetaansluiting en ongeacht het daarop gebruikte besturingssysteem. U kunt de diensten van Viadesk naadloos integreren in uw eigen bedrijfswebsites en -applicaties.

Abonnementen

Viadesk biedt zijn virtueel kantoor aan bedrijven, overheids- en onderzoeksinstellingen en allerlei andere organisaties en instellingen – ook onderwijsinstellingen – en ook voor specifieke branches aangepast. Viadesk biedt een tweetalige interface (Nederlands en Engels) die u tegelijkertijd kunt gebruiken. Het ontbreken van Frans en Duits beperkt helaas de bruikbaarheid in ons land. U betaalt een abonnement voor de dienst en de prijs van dat abonnement is afhankelijk van uw informatieopslag- en gebruikersbehoeften. Prijzen starten vanaf 9 euro per gebruiker per maand met een minimumafname of groei van 5 gebruikers.

Functionaliteit

De functionaliteit van Viadesk draait rond het delen van informatie via een aantal trefwoorden: samenwerken en kennisdelen, document- en projectbeheer, informeren plus diensten en veiligheid. Viadesk biedt u een virtueel webplatform bestaande uit dertien hoofdrubrieken die alle samenwerkfuncties dekken die in een bedrijf gebruikelijk zijn. Net zoals bij ContactOffice houdt de dienst alleen uw informatie bij en moet u dus lokaal geïnstalleerde applicaties hebben om met die informatie te kunnen werken. Er zijn dus geen gehoste desktopapplicaties. De dertien hoofdrubrieken zijn: Startpagina, ABC, Deelnemers, Zoeken plus Agenda, Mijlpalen en Taken, Relaties, Inbox, Outbox, Webconferentie, Logboek, Prullenbak, en Beheer. De rubriek ABC slaat op een kennisdatabank. De andere rubrieken zijn zelfverklarend. U kunt meerdere projecten bijhouden en voor elk project informatie uitwisselen en meldingen sturen naar de projectleden. Het kennisnetwerk maakt gebruik van experts waaraan gebruikers vragen kunnen stellen en reeds gegeven informaties en antwoorden nakijken. In het ABC wordt die informatie hergebruikt.

De webinterface van Viadesk toont een thuispagina die u kunt aanpassen tot een bedrijfsthuispagina voor alle medewerkers. Dat is de ‘welkom’-pagina. Die startpagina geeft gebruikers een overzicht van alle nieuws, inlichtingen en taken. Er is ook een agenda-uittreksel zichtbaar. Helemaal onderaan ziet de gebruiker een korte samenvatting van al zijn persoonlijke instellingen: gegevens, foto, wachtwoord, voorkeuren en nieuws. Helemaal bovenaan de pagina staan zeven menublokken voorzien van een pictogram naast de menutekst: Home, Groepen, Setup, Mijn account, Help en Uitloggen. Naast de gebruiker heeft ook de groep waartoe hij behoort een eigen welkompagina. De groep heeft een in- en uitbox, agenda, adresboek, chat, zoekfunctie, logboek, prullenmand en – voor wie deze rechten heeft – beheer.

Praktijk

De hele interface ziet er grafisch erg sober uit, te meer omdat Viadesk er duidelijk van uitgaat dat u uw eigen uiterlijk en interface zult ontwerpen en toepassen. Hoewel de interface redelijk gebruiksvriendelijk is, zijn we van mening dat het niet bepaald waar is dat gebruikers geen opleiding of training zullen behoeven. Wel integendeel. De integratie tussen Viadesk en uw geïnstalleerde kantoorpakket verloopt via de browser. Doorgaans zal uw browser ingesteld zijn om bij het klikken op een Office-document automatisch dat document te downloaden en in Office te openen. Voor het bewaren gebruikt u dan het WebDAV-protocol om de bestanden weer in de opslagruimte van Viadesk te krijgen.

Oordeel

Viadesk is een sober doch gebruiksvriendelijk webplatform om al uw bedrijfsdata netjes ingedeeld in verschillende rubrieken veilig op het internet te bewaren en vanaf zo ongeveer eender welke locatie aan te spreken. Het lijkt ons ideaal voor bedrijven met veel thuiswerkers of mobiele gebruikers, of voor instellingen die geen eigen fileservers willen draaien en die dan ook nog veilig toegankelijk willen maken vanaf het internet. Ook hier gaat het voornamelijk om gedeelde en publiek opgestelde opslagruimte en niet om gehoste applicaties. Aan de interface moet u wennen. We vinden het positief dat gebruikers zelf suggesties voor verbeteringen mogen doen in een speciaal forum en dat daar dan ook rekening mee gehouden wordt.

Google Apps Premier

In het betalende Google Apps Premier zijn het gratis toegankelijke Google Docs, Gmail, Google Calendar en Google Chat geïntegreerd. Apps biedt daarbovenop een aantal extra’s zoals centraal beheer, extra beveiliging, domeinintegratie en integratie met servers, diensten en applicaties van derden.

Abonnement

Google Apps Premier kost 40 euro per jaar per gebruiker. Google garandeert 99,9% beschikbaarheid. U kunt het een maand lang gratis uitproberen en als het u niet bevalt zegt u het gewoon kosteloos op.

Functionaliteit

Google biedt dus meer dan alleen maar het centraal hosten van data. Het heeft ook een aantal gehoste kantoorapplicaties. Verwacht echter geen vergelijkbare functionaliteit met Microsoft Office of OpenOffice. Momenteel biedt Google Apps een online tekstverwerker, een rekenblad, een presentatietoepassing, en gehoste apps voor webformulieren- en tekenen. Dit is in essentie hetzelfde wat u ook vindt in het gratis toegankelijke Google Docs. Documenten die u aanmaakt kunt u bewaren en delen met anderen in een beveiligde werkruimte. U kunt probleemloos documenten uitwisselen met Microsoft Office en met OpenOffice.org. Ze exporteren in andere populaire bestandsformaten zoals pdf, html en rtf is eveneens mogelijk. Er zijn wel beperkingen betreffende de omvang. In de gratis versie krijgt u 1 GB opslagruimte ter beschikking en dan is het leuk te weten, dat Google-documenten hierbij niet meegerekend worden: die nemen per definitie geen opslagruimte in beslag. Het geldt dus vooral voor andere soorten bestanden die u opslaat, zoals plaatjes, pdf’s en Microsoft Office- of OpenOffice-documenten. De betalende versie voorziet standaard in 25 GB opslag per gebruiker voor die externe documenten. Google Apps Premier integreert ook andere populaire Google-diensten zoals e-mail en agenda. Ook hier is de interface exact dezelfde als bij het gratis Gmail en Google Calendar, met toevoeging van centraal beheer van gebruikers, rechten en beveiliging.

Integratie

U kunt de e-mail en agenda integreren in uw eigen domein(en) en informatie importeren en/of uitwisselen met Microsoft Outlook, Exchange en Lotus Notes. Dat laatste kan op verschillende manieren en het is niet altijd duidelijk welke de beste manier is. De Google-documentatie is niet alleen op dat vlak vaak een echt rommeltje. In de praktijk zult u een aantal testcases moeten opzetten om uit te vogelen welk het beste migratie- of integratiepad is voor uw onderneming. Het is echter perfect mogelijk een getrapte migratie op te zetten en bijvoorbeeld Exchange een tijd lang naast Google Apps Premier te draaien. Ook integratie met Active Directory is daarbij mogelijk, al is het allemaal niet simpel.

E-mailbeveiliging en e-mailpolicies zijn beschikbaar via de optionele Postini-services. Dat kost niets extra’s, maar u moet het wel expliciet configureren en het werkt natuurlijk alleen als u de mailfunctie integreert in uw eigen dns-services. De instructies daarover zijn wel duidelijk en eens geconfigureerd hebt u er nauwelijks omkijken naar.

Nog een functie van Google Apps Premier is de mogelijkheid om uw eigen websites aan te maken voor intern en/of extern gebruik via Google Sites. Elke medewerker kan zijn eigen site maken en die publiek instellen als de beheerder dit toelaat. Veel van de functies die Google Apps biedt, vinden we ook terug in Microsoft Sharepoint, met dit verschil dat Google Apps een honderd procent cloudapplicatie is die u eerst dertig dagen lang gratis en zonder voorwaarden kunt uitproberen.

Praktijk

De applicaties zijn gebruiksvriendelijk, met duidelijke pictogrammen. Ze werken ook snel. In vergelijking met de vorige versie is vooral het rekenblad behoorlijk sneller geworden met een betere interface en de mogelijkheid om kolommen en rijen te verslepen met de muis. U kunt ook de formulebalk bewerken, rechtstreeks links naar spreadsheets maken en er is een functie automatisch aanvullen.

Wel zijn er beperkingen inzake functionaliteit in vergelijking met MS Office en OpenOffice.org, die heel wat meer geavanceerde mogelijkheden bieden. De meerderheid van de gebruikers heeft die vele extra functies echter zelden of nooit nodig. U kunt zeer eenvoudig documenten delen met anderen, naar keuze alleen om te bekijken of ook om te bewerken. De verschillende versies van een document worden automatisch bijgehouden; u kunt simpel terugkeren naar een eerdere versie, of verschillende versies met elkaar vergelijken. In de nieuwe versie van Google Apps kunt u ook tegelijk met verschillende mensen aan hetzelfde document werken. In een apart venster kunt u met uw medegebruikers een chatsessie opzetten over het gezamenlijke document. Keerzijde van die nieuwe mogelijkheid is dat de applicaties nu uitsluitend in de browser werken. Ze lokaal en zonder internetverbinding gebruiken via Google Gears is niet meer mogelijk. Maar abonnees van Google Apps Premier mogen, als ze dat willen, met de oude versie blijven werken als ze die lokale mogelijkheid toch nodig hebben. Dan zijn de nieuwe functies uiteraard niet beschikbaar.

Oordeel

De functionaliteit van Google Apps Premier wordt constant uitgebreid en er is heel wat integratie mogelijk met eigen applicaties of applicaties en diensten van derden. De documentatie is wel een rommeltje, dus als u meer wil doen dan wat standaard ingeschakeld is dan zult u er een beslagen programmeur moeten bijhalen, of de taak uitbesteden aan een gespecialiseerde externe partij.

Conclusie

Als u uw eigen applicaties en kantoorsuite gebruikt en meer geïnteresseerd bent in gedeelde werkruimtes, dan kunnen we u zowel ContactOffice als Viadesk aanbevelen. ContactOffice biedt een eenvoudigere interface, maar Viadesk heeft meer functies. Bent u eerder geïnteresseerd in echte gehoste applicaties, dan vindt u bij Google Apps Premier een uitgebreide waaier aan mogelijkheden, maar de documentatie zou heel wat duidelijker mogen zijn. Er is geen probleem als u gewoon overschakelt en uw bestaande kantoorapplicaties buitengooit, maar als u uw huidige infrastructuur wil integreren dan komt er wel wat integratie- en zelfs programmeerwerk aan te pas. Voor grotere bedrijven is dat wellicht geen punt, maar kleinere bedrijven denken best twee keer na of ze dat allemaal wel nodig hebben en misschien toch niet beter kiezen voor de eenvoudigere en – als u met alles rekening houdt – zeker niet duurdere oplossingen van lokale spelers ContactOffice of Viadesk.

Jozef Schildermans / Johan Zwiekhorst

In de nieuwe versie van Google Apps kunt u ook tegelijk met verschillende mensen aan hetzelfde document werken.