Met een opmerkelijk transformatietraject hervormde Ahold Delhaize de ict-ondersteuning van zijn Belgische hr-beleid. SAP HCM kwam in de plaats van een heterogene omgeving met 52 verschillende hr-toepassingen. Het onderhoud van de omgeving vertrouwde Ahold Delhaize toe aan Attentia.

Het traject begon al zes jaar geleden, bij de ict-ondersteuning van hr in het toenmalige Delhaize in België. Alles samen bleken er 52 toepassingen voor hr in gebruik. “De omgeving was sterk versnipperd”, zegt Dirk Heirman, director pensioenen en extralegale voordelen bij Ahold Delhaize, die destijds als director bij Delhaize verantwoordelijk was voor het project, “Zo waren er onder meer zeven verschillende systemen voor tijdregistratie. Van een centrale data repository was geen sprake. De informatie stond verspreid over allerlei systemen.” Om de stap naar een geïntegreerde omgeving te zetten, sloegen ict en hr de handen in elkaar. “De nauwe samenwerking tussen de twee afdelingen was een voorwaarde voor succes”, zegt Heirman.

LEERGELD

In eerste instantie viel de keuze op het platform van een Franse leverancier. Op de Belgische markt waren daar niet meteen de juiste competenties voor te vinden, maar het toenmalige Delhaize ging ervan uit dat het die in eigen huis zou kunnen ontwikkelen. Dat bleek een verkeerde inschatting. Bovendien gaf ook de projectbenadering niet het gewenste resultaat. “We hebben het platform eerst in het hoofdkantoor geïmplementeerd, maar stelden vast dat een gefaseerde uitrol niet haalbaar was. Zonder big bang bleek het hele verhaal niet zinvol.” Voor Delhaize zat er niets anders op dan het project vroegtijdig af te voeren. “Achteraf bekeken was dat de manier waarop we ons leergeld hebben betaald”, stelt Dirk Heirman, “Toen we daarna beslisten met SAP HCM in zee te gaan, hoefden we de hele procesanalyse niet meer over te doen. Ik schat dat we een aanzienlijk deel van het mislukte project zo alsnog hebben gerecupereerd.”

Voor de implementatie van SAP HCM werkte Delhaize samen met NGA Human Resources. Tegelijk was Delhaize al klant bij sociaal secretariaat Attentia, van wie het bedrijf toen de loonmotor gebruikte. Aansluitend op de implementatie stelde Attentia zich kandidaat voor het onderhoud van de nieuwe SAP-omgeving. Dat Delhaize en Attentia nauw samenwerken, bleek eens te meer toen Delhaize mee het dedicated team van Attentia mocht samenstellen. “Uiteindelijk is niet zozeer de provider van belang, wel de mensen die de taak krijgen toegewezen”, zegt Heirman daarover, “Hetzelfde geldt trouwens voor ict in het algemeen. Niet het pakket primeert, wel de functionaliteit die het aanbiedt.”

CONSISTENTE ONDERSTEUNING

Als belangrijkste voordeel van de overstap naar SAP HCM noemt Dirk Heirman het gebruik van heldere cijfers. “Er is nu één platform voor hr, consistent voor alle medewerkers, zonder uitzonderingen.” De nieuwe aanpak – gebaseerd op verbeterde, rechtlijnige processen – zorgde voor meer transparantie, waar uiteindelijk ook een belangrijke efficiëntieverhoging uit volgde. “Toch was het een uitdaging om dit project op de agenda te krijgen”, aldus Heirman. De retailsector moet het hebben van kleine marges. Er is doorgaans weinig ruimte voor projecten die zich in de back office afspelen. “De efficiëntiewinst is er vandaag. Alleen kan je die vooraf maar moeilijk hard maken. Waarom zou je iets veranderen dat goed werkt ? Dat is dan nog te vaak het uitgangspunt. Ons project heeft echter uitgewezen dat net daar soms grote voordelen schuilen.”

Ahold Delhaize beschouwt de implementatie en het gebruik van SAP HCM in België intern intussen als een ‘officieel’ succesverhaal. Of het traject internationaal een gevolg krijgt, is echter niet meteen duidelijk. De Amerikaanse poot van Delhaize zweert tot nader order bij Oracle PeopleSoft. Intussen maakte de fusie met Ahold de zaak nog wat complexer. Ahold Delhaize gebruikt in Nederland een eigen ontwikkeling, in Tsjechië draait ADP Globalview, in de VS het pakket Accero Software, en dan vermelden we niet eens de overige landen uit de groep. Wordt vervolgd.

Dries Van Damme