De Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu heeft op basis van Oracle-technologie een applicatie voor e-hr en selfservice ontwikkeld.

Het project kreeg de naam DeBOHRA mee: Database Oracle Human Resources Application.”We wilden een centrale databank met alle personeelsgegevens”, zegt Vera De Wilde, projectmedewerkster en e-hr-attaché bij de Stafdienst Personeel en Organisatie (P&O) van de FOD Volksgezondheid.”Vroeger waren er verschillende toepassingen met elk hun eigen databank. Dat zorgde vaak voor overlapping. Er waren ook problemen met de datakwaliteit.” Via de vereenvoudiging van de administratieve processen van de stafdienst P&O komt er meer ruimte vrij voor human-resourcesprojecten met een duidelijke toegevoegde waarde. Met die strategische aanpak wil Peter Samyn, directeur van de Stafdienst P&O van de FOD Volksgezondheid en initiatiefnemer van het moderniseringsproject, meer ruimte creëren voor een optimale dienstverlening. De steun van het directiecomité was daarbij een van de factoren die mee heeft bijdragen aan het succes van het project.

De FOD Volksgezondheid ging op zoek naar een oplossing die zou toelaten de back-office van de hr-afdeling zo veel mogelijk te stroomlijnen. Tegelijk was het er de Stafdienst P&O om te doen ook de managers en medewerkers van de FOD meer verantwoordelijkheid te geven op het vlak van human resources. Daarom moest het nieuwe systeem online toegankelijk zijn. De applicatie kwam er op basis van Oracle HRMS (Human Resources Management System), het hr-luik van de Oracle E-Business Suite. Oracle en Cronos stonden in voor de eigenlijke ontwikkeling van de applicatie. Op iedere module werkte een team van acht personen, waarin telkens twee key users van de FOD Volksgezondheid.

Zelfbediening

“De medewerkers hebben voortaan inzage in hun eigen data: persoonsgegevens, contracten, anciënniteit, werkschema’s, enzovoort”, zegt Najoua El Alalak, projectmedewerkster en e-hr-attaché bij de Stafdienst P&O van de FOD Volksgezondheid.”Indien nodig kunnen ze die gegevens ook aanpassen. Daarnaast kunnen ze met de applicatie een heleboel zaken online regelen, zoals diploma’s aangeven, een geboortepremie aanvragen, deelname aan een opleiding aanvragen, achteraf het evaluatieformulier van de opleiding invullen, en zo meer.” Het systeem is gekoppeld via e-mail, zodat de medewerkers aan de hand van notificaties op de hoogte blijven van de status van hun aanvragen. Naast het luik ESS (Employee Self-Service), voorziet het systeem ook in MSS (Manager Self-Service). Verder zorgt DeBOHRA voor rapportering over het gebruik van het database- en selfservicesysteem, naast rapporten voor het directiecomité, de Stafdienst P&O en de functionele chefs.

Vandaag maken al 1.200 medewerkers van de FOD Volksgezondheid gebruik van het systeem. Daar komen op termijn nog 700 gebruikers bij, onder meer van de wetenschappelijke instellingen WIV (Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid) en CODA (Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie). Om het e-hr systeem te introduceren organiseerde de FOD ongeveer veertig sessies, ook in de regionale afdelingen en kantoren. “Dat was nodig”, vindt Vera De Wilde,”want de interface is niet echt intuïtief. Met de opleiding hebben we de gebruikers wegwijs gemaakt in het nieuwe systeem.” Waar nodig zette het e-hr projectteam ook introcursussen op voor de medewerkers die weinig of geen ervaring hebben met het gebruik van de pc.

Gegevensuitwisseling tussen systemen

Aan het systeem zijn een reeks technische extensies toegevoegd die zich nog in de testfase bevinden. De extensies moeten op termijn zorgen voor de gegevensuitwisseling met andere toepassingen. Zo is er een link met de Centrale Dienst Vaste Uitgaven (CDVU) die de lonen van de medewerkers uitbetaalt. Op dezelfde manier zijn er ook koppelingen gemaakt met de dienst logistiek en met het pakket ProTime voor tijdsregistratie. Een interface met het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid (OFO) staat eveneens op de planning. Die koppeling moet zorgen voor een vlotte uitwisseling van de personeelsgegevens van medewerkers die bij het OFO een opleiding volgen. Omdat de invoering van DeBOHRA de hr-processen binnen de FOD Volksgezondheid grondig wijzigt, heeft de FOD meer dan gewone aandacht besteed aan het change management en de bijhorende communicatie. “We hebben ons niet beperkt tot het louter informeren en trainen van de medewerkers”, vertelt Philippe Seynaeve, e-hr projectmanager bij de FOD Volksgezondheid.”Voor ons was het erg belangrijk alle medewerkers nauw bij het project te betrekken. Op die manier wilden we iedereen laten inzien wat de achterliggende idee van het systeem is en welke voordelen eraan verbonden zijn. De feedback van de medewerkers heeft ons heel wat bruikbare input bezorgd.”

Pioniersrol

“Met het systeem heeft de FOD Volksgezondheid binnen de federale overheid een pioniersrol vervuld”, vervolgt Philippe Seynaeve.”Zowel de FOD P&O (Personeel en Organisatie) als de FOD Binnenlandse Zaken evolueren in dezelfde richting. Ze hebben ons gevraagd om te komen praten over onze aanpak en onze ervaring.” Zoals het er nu naar uitziet zal het geplande e-hr-systeem van de FOD P&O op termijn uitgroeien tot de standaard voor alle federale overheidsdiensten. Opmerkelijk is daarbij dat de FOD P&O de oplossing op PeopleSoft baseert, terwijl de FOD Volksgezondheid zoals gezegd Oracle HRMS gebruikt.

Dries Van Damme