Nogal wat bedrijven investeren in dure technologieprojecten in de hoop de efficiëntie en samenwerking onder collega’s te verbeteren. Of dat altijd de juiste reflex, is daar heeft Herman Van den Keybus zo zijn twijfels bij. Hij ontwikkelde een werkmethode met een stukje software dat in iedere Microsoft-omgeving zit: Windows Verkenner.

Herman Van den Keybus weet waarover hij praat. Vele jaren runde hij een accountancykantoor met dertig medewerkers. “Ik heb de tijd van de doorschrijfboekhouding nog meegemaakt”, vertelt hij. “Toen de pc op de markt kwam, zag ik daar meteen een enorme opportuniteit in.” Eind de jaren negentig volgde het besef dat zijn business erg veel afval produceerde. “Het was hallucinant om te zien hoeveel papier we toen verbruikten. Veel daarvan belandde trouwens rechtstreeks in de papierversnipperaar. Voor wat overbleef huurden we dure archiefruimte.” Niet van harte, want volgens Van den Keybus consulteerde het bedrijf nauwelijks vijf tot tien procent van de bewaarde documenten. Eind de jaren negentig besliste Herman Van den Keybus om op de trein voor digitaal documentenbeheer te springen. “We investeerden ruim vier miljoen frank in hard- en software”, zegt hij. “Eigenlijk kochten we vooral een duur contract in. Anderhalf jaar lang liepen allerlei consultants af en aan. Het resultaat was helaas een oplossing die in de praktijk niets deed. Ik wilde in de software graag de reflectie van onze bedrijfsprocessen zien, waar daar werd niets van opgeleverd.”

Gedesillusioneerd trok Van den Keybus de stekker uit het project. Maar het deed hem ook nadenken. Zijn bedrijf was in een klassieke valkuil getrapt. “We gingen op zoek naar de ultieme oplossing, terwijl we nauwelijks gebruik maakten van wat we al in huis hadden.” Zo kwam Van den Keybus bij een basistool van Microsoft uit: Windows Verkenner. Een heel handig instrument, zo bleek. “Ik ontdekte onder meer dat Verkenner de bestanden alfabetisch rangschikt en daarbij voorrang geeft aan numerieke elementen in bestandsnamen.” Tegelijk analyseerde Van den Keybus de werking van zijn kantoor. Hij tekende een structuur uit met negen afdelingen, zoals boekhouding, audit, fiscaliteit, enzovoort. Binnen elke afdeling definieerde hij negen jobs, met binnen iedere job nog eens negen activiteiten. Dat leverde een cascademodel op, met een code voor iedere afdeling, job en activiteit. “We voorzien documenten van een informatiedesign waarmee ze digitaal gemakkelijk te archiveren zijn.”

Administratieve vereenvoudiging

Intussen is Herman Van den Keybus al een hele tijd niet meer actief als accountant. De ervaring die hij met zijn 9x9x9-model opdeed past hij vandaag bij andere bedrijven toe. “Uiteraard ben ik een fervent voorstander van ict. Alleen vertrekken de softwareleveranciers voor documentenbeheer te veel vanuit de technologie.” Bij Van den Keybus is het startpunt administratieve vereenvoudiging. De optimalisering van de processen, daar gaat het om. “Het is daarbij niet eens noodzakelijk om volledig zonder papier te werken, wel om afval te vermijden en vooral, om eindelijk eens efficiënt gebruik te maken van Windows Verkenner. Zo kom je als het ware vanzelf tot een paperless office.” En daar zit winst in. Nadat Van den Keybus zijn cascademodel binnen zijn eigen boekhoudkantoor in de praktijk had gebracht, realiseerde hij dankzij de verhoogde efficiëntie ruim dertig procent meer omzet met dezelfde personeelsbezetting.

Opvallend: ook al speelt ict een belangrijke rol in dit verhaal, om een ict-project gaat het hier eigenlijk niet. “De meeste bedrijven trachten vanuit ict een papierloze omgeving te creëren, maar dat lukt bijna nooit.” Vroeger was archivering een taak voor het secretariaat van een bedrijf. “De secretaresse wist perfect waar en hoe ze documenten moest bewaren. Die functie bestaat niet meer, terwijl de toevloed aan informatie intussen wel is geëxplodeerd. Langs allerlei kanalen komt er bedrijfskritische informatie de organisatie binnen. Heel veel waardevolle informatie gaat echter verloren, net omdat er geen beheer is. Document blijven steken in mailboxen, of op de lokale schijf van een pc.” Volgens Van den Keybus is er nood aan een cultuur waarbij het bedrijf het documentenbeheer weer op een gestructureerde manier inbedt in zijn administratieve processen. “Uiteraard moet dat digitaal gebeuren en op een manier die documenten en data weer bij elkaar brengt. Kantoren die drijven op documenten – zoals advocaten, notarissen en boekhouders – hebben er zelfs baat bij een digitale archivaris in dienst te nemen: een medewerker die alle ontvangen en verzonden stukken aan de juiste dossiers toevoegt, ook e-mails en attachments. Zo houdt het bedrijf alle stukken uit een dossier samen en kan de advocaat, notaris of boekhouder zich op zijn kerntaken concentreren.”

Dries Van Damme

” De secretaresse wist perfect waar en hoe ze documenten moest bewaren. Die functie bestaat niet meer, terwijl de toevloed aan informatie intussen wel is geëxplodeerd. Langs allerlei kanalen komt er bedrijfskritische informatie de organisatie binnen. Heel veel waardevolle informatie gaat echter verloren, net omdat er geen beheer is.”