Met de zomer voor de deur is de kans groot dat je in de komende maanden met een polsbandje naar een festivalterrein trekt. Maar bij de organisatie van zo’n massa-event komt meer kijken dan een podium en een tapkraan.

Wat we al snel leren van een paar gesprekken met festivalorganisatoren is dat elk festival zijn eigen manier heeft om infrastructuur op te zetten. Zo wordt er bij de Lokerse Feesten telkens opnieuw een netwerk aangelegd. “We hebben 6 à 7 hogesnelheidsverbindingen verdeeld over het terrein. Eentje voor de artiesten, voor backstage, het eigen beheer, het secretariaat en dan nog algemene netwerken”, legt Bruno Van Eetvelde, medeorganisator en secretaris van het evenement, uit. “We leggen alle bekabeling zelf, alleen voor de levering van it-apparatuur werken we samen met Robca, een lokale it-provider.”

Het festival telt 850 medewerkers waarvan er vier met it bezig zijn. Maar de aanpak is zeer cloudgericht. “Door veel online te werken wordt het eenvoudiger om een netwerk aan te leggen. Er staat geen enkele server op het terrein. Zo lang je online kan, kan je alles doen. Die bewuste keuze maakt ons ook flexibeler.” In praktijk wil dat zeggen dat het netwerk bekabeld is op de cruciale punten, aangevuld met wifi. “We werken voornamelijk met laptops, dat voorkomt ook problemen als de stroom even zou uitvallen want iedereen kan nog even lokaal verder werken. De meeste dingen kunnen we zelfs met een laptop en een 3G-stick doen”, legt Van Eetvelde uit. “Sinds dit jaar zitten we met al onze medewerkers op Office 365 om alles bij te houden. De meeste communicatie gebeurt overigens via e-mail en Sharepoint-websites. Zo proberen we het aantal vergaderingen te beperken.”

Voor telecom gebruikt het festival gsm’s, maar wel verspreid over verschillende netwerken in gevallen van overbelasting. Een probleem dat vroeger wel vaak voorkwam. “Dat was een verschrikkelijke periode. Daarom hebben we ook nog een aantal vaste telefoons. Al worden ze in praktijk zelden gebruikt.”

Rock Werchter is met 139.000 unieke bezoekers op vier dagen tijd het grootste festival van ons land. Het festival viert dit jaar bovendien zijn veertigste verjaardag. Ook hier verandert de technologie voortdurend. “Het evolueert enorm. Elk jaar komen er betere producten op de markt om meer mogelijk te maken. Dan gaat het om de processoren, maar vooral de videokaarten spelen hier een rol. Zaken waar we vijf jaar geleden op vastliepen omdat het technisch niet mogelijk was, zijn vandaag schering en inslag”, vertelt Walter D’Haese van PRG EML en tevens productiemanager van Rock Werchter. Maar het materiaal dat hij aankoopt zal je niet zo snel bij een doorsnee it-leverancier aantreffen. “We bouwen onze eigen mediaservers. Zo hebben we de Mbox gemaakt, het resultaat van een zeer nauwe samenwerking met een leverancier van videokaarten in combinatie met andere hardware. De software hebben onze eigen mensen geschreven.”

WEL OF NIET IN DE CLOUD?

Producties zoals die van Rock Werchter draaien volledig digitaal, maar de combinatie van geluid, techniek, video en licht vraagt ook voldoende rekenkracht. Dat zou je kunnen doorschuiven naar de cloud, maar daar is D’haese niet voor te vinden. “Dat stoot op een aantal praktische problemen op vlak van verbindingen. Ons bedrijf werkt wereldwijd, dus zowel op het Rode Plein als in Vorst Nationaal en je kan niet op elke plaats een goede verbinding krijgen. In België is glasvezel voor de hand liggend. We hebben net zes weken in Kopenhagen gebouwd aan Eurosong en ook daar kan dat. Maar wij moeten van de ene situatie naar de andere kunnen rollen en daar loop je vaak op vast. Maar we zijn zigeuners, dus ons materiaal is gemaakt om te verplaatsen. Dat geldt ook voor onze servers, die zijn gemaakt om snel te configureren en op enkele uren tijd klaar te zijn. Hetzelfde geldt voor het podium, het licht, geluid en de video.” De enige servers die buiten het terrein staan, staan daar omdat ze enkel online aanspreekbaar zijn. Denk maar aan de ticketingsystemen. Die verlopen uiteraard wel via een datacenter.”

Een goede organisatie wil echter niet zeggen dat alles steeds naadloos verloopt. Zo begon Rock Werchter enkele jaren geleden met tickets die festivalgangers zelf konden afprinten. Maar sommige goedkope printers slaagden er niet in om de QR-code goed af te drukken wat problemen gaf bij het inscannen. “Dat was inderdaad een probleem, maar dat heb je in beginperiodes van technologie. Nu gaat dat een pak vlotter. We werken vandaag ook met polspandjes uitgerust met rfid.” Die polsbandjes kan je onder meer scannen aan een van de zogenaamde Share Points op de weide. Gekoppeld aan je Facebook-account kan je zo zelfs laten weten welke optredens je bekijkt.

Op veertig jaar Rock Werchter is er wel wat veranderd aan de infrastructuur. Zo heeft Belgacom er twee glasvezelverbindingen van twee aparte netwerken. “Alles wordt zo veel mogelijk redundant gebouwd”, zegt D’haese. Die verbindingen worden ook gebruikt als backbone voor het massale gsm-verkeer dat het anders zo rustige Werchter begin juli te verwerken krijgt. Naast de bekabelde netwerken gebeurt veel communicatie ook draadloos of via radiofrequenties. “We gebruiken zo veel mogelijk draadloze technologie als technisch mogelijk is. Alle banden worden gebruikt, maar we geven wel prioriteit aan cruciale zaken wanneer we ze niet kunnen bekabelen.” De grootste slokop op dat vlak is echter de wifi die het publiek vrij kan gebruiken. “Dat kan je natuurlijk enkel draadloos, maar het gebruikt ook het grootste deel van de vrije banden”, zegt D’Haese.

Wie vandaag een groot festival of gelijkaardig evenement organiseert kan volgens D’Haese relatief makkelijk de juiste partners vinden, ook op it-vlak. “We zijn een festivalland en daarom vind je hier ook veel diensten en mensen die zich daarop toeleggen. Op dat vlak zitten ze in de VS nog in de middeleeuwen. Puur op technologisch vlak zijn we elkaar wel waard, maar op vlak van organisatie en digitalisering staan we ver voor. Ook onze buurlanden zitten nog in de middeleeuwen, met uitzondering van Nederland dan. In die buurlanden is totaal geen festivalreputatie en dat merk je ook aan de technologieleveranciers ter plaatse. Daar zijn België en Nederland de grote spelers.

Pieterjan Van Leemputten